🗺️ Mapa del proceso
🗺️ El proceso completo, de un vistazo
La gestión de presupuestos y costos recorre 4 fases. Haz clic en una fase para ver sus pasos en orden — cada paso indica qué hacer, con qué elementos, qué entrega y su ruta en SINCO.
1📅 Planificación
1.1Solicitud de BD (caso CAPTA)
1.2Configuración del proyecto
1.3EDT del presupuesto
1.4Estimación de costos (APU + AIU)
1.5Aprobación y línea base
1.6Ítems a pérdida inicial
Entrar a la fase →
2🔨 Ejecución
2.1Adquisición de recursos
2.2Registro de consumos
2.3Preajustes de presupuesto
2.4Actividades no previstas
2.5Nuevos insumos
2.6Actas de avance (cobro)
Entrar a la fase →
3🔍 Verificación y seguimiento
3.1Ítems a pérdida (Power BI)
3.2Reasignaciones · CPC/VPC
3.3Auditorías semestrales
Entrar a la fase →
4✅ Cierre y evaluación
4.1Cierre de presupuesto en SINCO
4.2Evaluación final
4.3Informes de cierre
Entrar a la fase →
🧭 ¿Primera vez con SINCO? Empieza por el Marco Conceptual para entender los términos, revisa quién hace qué y apóyate en los Videos Instructivos mientras aprendes.
📚 Marco Conceptual
🎯 Objetivo general
Optimizar la gestión presupuestaria y el control de costos mediante SINCO ERP + Power BI, metodologías eficientes y procesos de seguimiento que garanticen planificación precisa, ejecución controlada y toma de decisiones basada en datos.
📋 100% presupuestos aprobados
Todos los proyectos con presupuesto detallado y aprobado antes de ejecución.
💰 80% insumos cotizados
Coordinar con compras para cotizar al menos el 80% del valor de insumos.
📉 Minimizar pérdidas
Reducir al mínimo actividades no presupuestadas e ítems a pérdida mediante análisis costo a costo.
📊 Monitoreo mensual
Seguimiento mensual de ejecución presupuestaria en SINCO ERP.
📈 Reportes Power BI
Reportes mensuales de control de costos y rentabilidad para decisiones gerenciales.
⏱️ Actualización ≤ 7 días
100% de registros de ejecución (preactas y facturación) actualizados en máx. 7 días hábiles.
🏢 Costos admin. controlados
6 centros de costo (admin compartida, propia, campamento, maquinaria, equipo menor, licitaciones) dentro del presupuesto.
🎯 95% actividades cobradas
Al menos 95% de actividades contractuales y no previstas evaluadas para cobro antes del cierre.
🖥️ ¿Qué es SINCO ERP?
Es el software de gestión que permite controlar la empresa y administrar la información de todas las áreas a través de un solo sistema. Compuesto por aplicaciones modulares que conectan los procesos dentro de la organización.
🔗 Accesos y recursos
📊 Datamart + Power BI
Extrae datos de SINCO ADPRO para construir reportes y análisis, enfocado a usuarios no técnicos.
Acceso: Abrir Power BI
🔄 Flujo operativo ADPRO
ADPRO se compone de 6 submódulos interconectados. El flujo muestra cómo la información viaja desde el presupuesto hasta el control.
📋 Resumen operativo
Los 6 submódulos de ADPRO y su función principal:
| Submódulo ADPRO | Procesos que incluye | Uso principal en el Presupuestos y Costos |
|---|---|---|
| 📋 PRESUPUESTOS | Elaboración de presupuesto · Maestro de insumos (admin o compras) | Cargar y ajustar la línea base presupuestal del proyecto; crear/validar insumos. |
| 📝 CONTRATOS | Contratos generales (caja menor) · Contratos por grupos (órdenes de servicio, mano de obra) · Cortes de obra | Gestionar y validar contratos con terceros y registrar cortes de ejecución. |
| 📦 ALMACÉN | Compras · Entradas · Salidas · Traslados · Insumos · Proveedores · Inventarios | Controlar flujo de materiales desde la orden hasta el consumo imputado a un ítem. |
| 🚧 EJECUCIÓN | Actas de avance cliente (preaprobada · generada · aprobada) | Registrar avance físico y valor ejecutado para facturación al cliente. |
| 📊 CONTROL | Informes para revisar lo que sucede en los otros 5 submódulos | Monitorear ítems a pérdida, auditar registros, validar imputaciones. |
| 🔧 PROYECCIÓN | Solicitud y aprobación de preajustes | Solicitar cambios a la línea base; la Presupuestos y Costos aprueba. |
📈 Herramienta complementaria: Datamart
Servicio que extrae datos de SINCO ADPRO para usuarios no técnicos, de modo que el área pueda construir reportes y hacer análisis sin depender del submódulo CONTROL nativo de ADPRO.
📖 Glosario — 29 términos del procedimiento
Todos los términos están definidos en la sección 4 del procedimiento. Selecciona una categoría:
🧱 Conceptos base
💰 Tipos de costo
📊 Presupuesto
🔍 Gestión y control
💼 Actores
🛠️ Herramientas
| Término | Definición |
|---|---|
| Actividad | Acontecimiento, tarea o unidad de trabajo que tiene un motivo específico y consume recursos. |
| Proyecto | Conjunto de actividades que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo específico. |
| Producto | Resultado final de un proyecto. |
| Servicio | Actividad que se realiza para satisfacer una necesidad de un cliente. |
| Recursos | Elementos que se utilizan para la producción de un bien o servicio. |
| Insumos | Recursos físicos que se utilizan en la producción de un bien o servicio. |
🌊 Movimiento de cada rol a través de las 4 fases
Este diagrama muestra cómo cambia la participación de cada área según avanza el proyecto. La intensidad del color indica el peso del rol en cada fase:
🎯 Las 7 áreas del proceso — matriz de funciones
Cada área tiene un rol definido. Esta matriz resume qué hace en cada fase y con quién se coordina:
| Área | Qué hace en el proceso | Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 | Fase 4 | Coordina con |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 🏢 Gerencia Nivel estratégico |
Define estrategia financiera · aprueba presupuestos · supervisa ejecución · define medidas correctivas ante desviaciones | aprueba | — | decide | aprueba cierre | Presupuestos y Costos · Director del proyecto |
| 📊 Presupuestos y Costos Líder del proceso |
Lidera elaboración, control y seguimiento del presupuesto · analiza información financiera · reporta desviaciones · implementa estrategias de optimización · audita semestralmente | lidera | supervisa | lidera | lidera | Todas las áreas (rol articulador) |
| 👷 Equipo de Proyecto Operación en campo |
Ejecuta las actividades de obra · genera informes diarios · registra consumos · administra almacén en sitio · solicita pedidos y preajustes | informa | ejecuta | valida | cierra | Presupuestos y Costos · Compras · RRHH |
| 🛒 Compras Gestión comercial |
Gestiona adquisiciones · negocia con proveedores · administra OC · coordina entregas y despachos · crea contratos en SINCO | — | ejecuta | — | cierra OC | Equipo de Proyecto · Presupuestos y Costos |
| 👥 RRHH y Contratos Gestión de personal |
Administra nómina del proyecto · gestiona contratos de personal · liquida prestaciones al cierre · controla costos de MO | — | gestiona | — | liquida | Equipo de Proyecto · Contable |
| 💼 Contable y Financiera Registro financiero |
Registra movimientos contables · genera cuentas por pagar · gestiona impuestos · concilia cuentas · apoya en cierres financieros | — | registra | apoya | cierra | Presupuestos y Costos · RRHH · Compras |
| 📋 Licitaciones Fase precontractual |
Prepara propuestas técnico-económicas · estructura costos para licitaciones · define presupuesto base del proyecto | aporta base | — | — | — | Gerencia · Presupuestos y Costos |
📊 Matriz de responsabilidades por fase
Para cada actividad del proceso, esta matriz te dice quién lidera 🎯 y quién apoya 🤝. Úsala como referencia rápida mientras operas:
📅 Fase 1 — Planificación
| Actividad clave | Líder 🎯 | Apoya 🤝 |
|---|---|---|
| Solicitud de base de datos en SINCO | Presupuestos y Costos | Licitaciones · SINCO SOFT |
| Configuración inicial del proyecto en ADPRO | Presupuestos y Costos | SINCO SOFT |
| Descomposición en actividades y APU's (EDT) | Presupuestos y Costos | Compras (cotizaciones) |
| Estimación de costos y utilidad (costo a costo) | Presupuestos y Costos | Equipo de Proyecto |
| Aprobación final del presupuesto | Gerencia | Presupuestos y Costos |
| Informe de ítems a pérdida inicial | Presupuestos y Costos | Gerencia · Director del proyecto |
🔨 Fase 2 — Ejecución
| Actividad clave | Líder 🎯 | Apoya 🤝 |
|---|---|---|
| Adquisición de insumos y equipos | Compras | Director del proyecto · Equipo |
| Contratación de servicios y mano de obra | RRHH y Contratos | Director del proyecto |
| Registro de consumos (salidas, cortes) | Equipo de Proyecto | Presupuestos y Costos |
| Preajustes al presupuesto | Ingeniero de presupuesto del proyecto | Presupuestos y Costos |
| Actividades no previstas (APU + radicación) | Ingeniero de presupuesto del proyecto | Presupuestos y Costos · Gerencia |
| Creación de nuevos insumos | Presupuestos y Costos | Ingeniero de presupuesto del proyecto |
| Actas de avance cliente | Ingeniero de presupuesto del proyecto | Equipo de proyecto |
🔍 Fase 3 — Verificación y seguimiento
| Actividad clave | Líder 🎯 | Apoya 🤝 |
|---|---|---|
| Identificación de ítems a pérdida (Power BI) | Presupuestos y Costos | Ingeniero de presupuesto del proyecto |
| Reasignaciones presupuestales (6 tipos) | Presupuestos y Costos | Director del proyecto |
| Cálculo CPC/VPC e informe actividades por cobrar | Presupuestos y Costos | Gerencia · Director del proyecto |
| Auditorías semestrales (7 áreas) | Presupuestos y Costos | Equipo del proyecto |
✅ Fase 4 — Cierre y evaluación
| Actividad clave | Líder 🎯 | Apoya 🤝 |
|---|---|---|
| Validación de actividades y bloqueo en ADPRO | Presupuestos y Costos | Equipo del proyecto |
| Cierre de contratos y órdenes de compra | Presupuestos y Costos | Compras · Equipo del proyecto |
| Liquidación del personal | RRHH y Contratos | Director del proyecto |
| Cierre financiero y contable | Contable y Financiera | Presupuestos y Costos |
| Generación del informe de cierre | Presupuestos y Costos | Gerencia General |
¿Buscas los pasos detallados?Fase 1 →Fase 2 →Fase 3 →Fase 4 →
🗺️ Flujo general — las 4 fases
Este es el flujo completo del proceso. Cada fase se alimenta de la anterior y produce insumos para la siguiente. Todo gira alrededor de SINCO ERP (línea base, ejecución, seguimiento, cierre) con Power BI como herramienta analítica transversal:
🗺️ Flujo · Presupuestar
Objetivo: convertir la licitación ganada en un presupuesto aprobado y cargado en SINCO, listo para ejecutarse. Ruta base: ADPRO / Presupuestos / Elaboración de presupuesto (EDT)
📦 Flujo · Almacén
Objetivo: gestionar el ciclo completo de insumos desde el pedido en obra hasta su consumo real. Ruta base: ADPRO / Almacén / Pedidos · Entradas · Salidas
📄 Flujo · Contratos
Objetivo: formalizar y gestionar contratos con proveedores/subcontratistas (MO, suministros) mediante grupos de contratación, órdenes de servicio y actas de corte. Ruta base: ADPRO / Contratos / Contratos por grupos · Cortes de proyecto
📈 Flujo · Ejecución
Objetivo: cobrar al cliente por el avance de obra ejecutado mediante actas de avance (preaprobada → generada → aprobada). Ruta base: ADPRO / Ejecución / Actas de avance / Actas de avance cliente
💼 Flujo · Contabilidad + Pagos
Objetivo: convertir las entradas aprobadas (EA de Almacén · actas de Contratos · actas cliente) en movimientos contables y pagos efectivos. Este flujo cierra el ciclo operativo — todo termina aquí.
1.1 Solicitud BD1.2 Configuración1.3 EDT1.4 Costos APU1.5 Aprobación1.6 Ítems a pérdida🔄 Entradas y salidas✅ Checklist👥 Matriz
📑 Pasos de esta fase
1.1
Solicitud de Base de Datos en SINCO
Cuando se gana una licitación, el primer paso operativo es solicitar a SINCO SOFT la creación de la base de datos del proyecto. Sin esto, ninguna otra área puede empezar a cargar información.
📋 Qué hacer — paso a paso
1
Reunir documentos de la empresa
Recopilar los 11 documentos requeridos (ver columna derecha) antes de iniciar la solicitud.
2
Diligenciar formato de creación de empresa
Completar en Excel y PDF, firmado por el administrador del sistema. Incluir todas las pestañas.
3
Diligenciar formato de Conocimiento de Contrapartes
Formato Único de Conocimiento de Contrapartes 002 para cada empresa. Firmado por representante legal.
4
Completar autorización Datacredito
Diligenciar la Autorización de consulta a Datacredito, firmada por el representante legal.
5
Preparar composición accionaria
Detallar porcentajes de participación y relación entre empresas. Si no hay participación, enviar certificación en hoja membretada.
6
Radicar caso por CAPTA
Crear el caso en la plataforma de soporte de SINCO SOFT adjuntando todos los documentos.
7
Esperar creación (17 días hábiles)
SINCO SOFT crea la base de datos del proyecto en el ambiente productivo.
8
Recibir confirmación
Se recibe el código del proyecto asignado y se procede a configurar (paso 2).
📄 Documentos requeridos para el caso CAPTA
1. Formato para creación de empresa
En formato Excel y PDF, firmado por el administrador del sistema.
2. Conocimiento de Contrapartes 002
Para cada empresa a crear. Firmado por representante legal. No aplica para fideicomisos/consolidación/patrimonios.
3. Autorización consulta Datacredito
Firmada por el representante legal de la empresa a crear.
4. Certificado de composición accionaria
Porcentajes de participación y relación entre empresas.
5. Acuerdo consorcial
*Aplica únicamente para consorcios.
6. Cédula del representante legal
Cédula del representante legal de la empresa a crear.
7. Estados financieros
Al corte del ejercicio y notas del último periodo fiscal. No aplica para Patrimonios/Fideicomisos/Consorcios.
8. Declaración de renta
Del último periodo fiscal. No aplica para Patrimonios/Fideicomisos/Consorcios.
9. Cámara de comercio
Con fecha vigente, no mayor a 30 días. No aplica para consorcios.
10. RUT
Completo y con fecha vigente, no mayor a 30 días.
11. Logo
Logo de la empresa en formato JPG. Si no se tiene al momento de creación, la actualización posterior tiene valor facturable adicional.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
BD del proyecto creada en SINCOCódigo del proyecto asignadoSucursal confirmadaListo para configurar (paso 2)
2.1 Adquisición2.2 Consumos2.3 Preajustes2.4 No previstas2.5 Nuevos insumos2.6 Actas🔄 Entradas y salidas✅ Checklist👥 Matriz
📑 Pasos de esta fase
2.1
Adquisición de recursos
Toda ejecución arranca con pedidos de recursos. El equipo de obra levanta el pedido en SINCO y se gestiona según el tipo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1
Detectar necesidad
Equipo de obra identifica necesidad de materiales, equipos o mano de obra.
2
Registrar pedido en SINCO
Crear pedido en módulo ALMACÉN con cantidades y especificaciones.
3
Aprobación del director
El director valida según monto y perfil de aprobación configurado.
4
Gestión por tipo
Insumos/equipos → Compras genera OC. Servicios/MO → RRHH formaliza contrato.
5
Recepción en obra
Almacenista registra la entrada de almacén (EA) en SINCO.
📦 TIPOS DE RECURSOS
📦 Insumos y equipos
Materiales de obra, herramienta, EPP, dotación, consumibles. Gestiona: Compras.
👷 Servicios y mano de obra
Especialistas, contratistas MO, alquiler, laboratorios. Gestiona: RRHH.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
Recursos disponibles en obraPedidos aprobadosOC emitidasContratos formalizadosEntradas de almacén registradas
3.1 Power BI3.2 Reasignaciones3.3 Auditorías🔄 Entradas y salidas✅ Checklist👥 Matriz
📑 Pasos de esta fase
3.1
Ítems a pérdida — Power BI
Semanalmente, Presupuestos y Costos revisa en Power BI qué ítems están consumiendo más de lo presupuestado. La fórmula U% = (E−C)/E determina el % de utilidad por ítem.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1
Consultar Datamart Power BI
Acceder al dashboard semanal con datos actualizados desde SINCO.
2
Calcular U% por ítem
U% = (Estimado − Consumido) / Estimado × 100. Si U% < 0 → ítem a pérdida.
3
Clasificar criticidad
🔴 Crítico (U% < -10%) · 🟡 Alerta (U% 0-5%) · 🟢 OK (U% > 5%).
4
Elaborar informe semanal
Listar ítems críticos con causa, impacto y acción correctiva propuesta.
5
Alertar a Gerencia
Entregar informe con recomendaciones de mitigación.
📊 MÉTRICAS CLAVE
📈 U% (Utilidad porcentual)
U% = (E−C)/E × 100. Positivo = ganancia. Negativo = pérdida. Se calcula por ítem.
📊 En el tablero DataMart (Power BI)
La tarjeta “Util Actual” resta además la provisión de impuestos (P): U% = (E−C−P)/E. Por eso el porcentaje del tablero puede ser menor al de esta fórmula; para inversión usa (E−I−P)/E.
🔗 Cadena de costo e “Inventarios”
Flujo del gasto: Comprado → Asegurado → Invertido → Consumido (lo Invertido incluye lo Asegurado). Cuidado con la palabra “Inventarios”: en Almacén es el inventario físico, distinto del cálculo de control Inventario = Invertido − Consumido.
🔴 Semáforo de criticidad
Rojo: U% < -10% · Amarillo: U% entre 0-5% · Verde: U% > 5%.
📅 Frecuencia
Revisión semanal obligatoria. Informe a Gerencia cada viernes.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
Informe semanal de ítems a pérdidaClasificación por semáforoAcciones correctivas propuestasGerencia informada
4.1 Cierre SINCO4.2 Evaluación4.3 Informes🔄 Entradas y salidas✅ Checklist👥 Matriz
📑 Pasos de esta fase
4.1
Cierre de presupuesto en SINCO
Antes de cerrar, se debe verificar que se cumplieron los objetivos y entregables mediante una lista de chequeo de cierre de 7 puntos definida en el procedimiento.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1
Verificar estado de actividades
Validar que el valor asegurado (compras + contratos) = consumido. No deben existir cortes pendientes ni EA pendientes por ingresar.
2
Cerrar contratos
Verificar que no existan valores pendientes de ejecución, saldos de anticipo por amortizar ni rete-garantías por realizar. Elaborar acta de liquidación.
3
Completar órdenes de compra
Verificar remisiones pendientes en almacén. Si proveedor tiene material pendiente, decidir si se cancela o se espera. Cerrar OC.
4
Cerrar pedidos
Identificar solicitudes no procesadas. Validar si corresponden a actividades pendientes. Rechazar pedidos sin justificación en SINCO.
5
Bloquear actividades
Cerrar actividades en almacén y contratos. Bloquear por cantidad/valor. Controlar SA. Inhabilitar carga de actas de avance.
6
Liquidar personal
RRHH liquida salarios, prestaciones, indemnizaciones. Garantizar que no existan obligaciones laborales abiertas.
7
Cierre financiero y contable
Conciliar todas las cuentas, registrar últimos movimientos, declarar impuestos, garantizar que estados financieros reflejen la situación del proyecto.
✅ 7 PUNTOS DEL CHECKLIST (según procedimiento)
1️⃣ Estado de actividades
Asegurado = consumido. Sin cortes pendientes. Sin EA pendientes.
2️⃣ Cierre de contratos
Sin valores pendientes. Anticipos amortizados. Acta de liquidación.
3️⃣ OC completadas
Sin remisiones pendientes. Material pendiente decidido. OC cerradas.
4️⃣ Cierre de pedidos
Todos comprados o rechazados. Sin solicitudes sin procesar.
5️⃣ Bloqueo de actividades
Actividades cerradas en almacén/contratos. SA controladas. Actas inhabilitadas.
6️⃣ Liquidación personal
Salarios, prestaciones e indemnizaciones pagadas. Paz y salvo laboral.
7️⃣ Cierre contable
Cuentas conciliadas. Impuestos declarados. Estados financieros al día.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
Actividades finalizadas y bloqueadas en SINCOContratos liquidados con actaOC cerradas sin pendientesPedidos comprados o rechazadosPersonal liquidado por RRHHCierre contable completado
📉 1 · Actividades sin cobro
% del facturado (acumulado y del periodo) ejecutado sin generar ingreso.
Meta: minimizar🏢 2 · Costos administrativos
Ejecución del presupuesto indirecto en los 6 centros de costo.
Real vs presupuestado💰 3 · Valor recuperado
Recuperación de actividades por cobrar y no previstas antes del cierre.
Meta: ≥ 95%📊 Indicadores del proceso
📉
1. Seguimiento a Actividades sin cobro
Mide el % de actividades ejecutadas sin generar ingresos. 2 sub-indicadores: acumulado y periodo actual. Objetivo: minimizar actividades sin cobro o asegurar que contribuyen al éxito del proyecto.
→
🏢
2. Control de costos administrativos por centro de costo
Costos indirectos reales vs presupuestados por cada uno de los 6 centros de costo: Administración Compartida, Administración Propia, Campamento, Maquinaria, Equipo Menor y Licitaciones.
→
💰
3. Valor recuperado de actividades por cobrar
Evalúa el % de recuperación de actividades no cobradas y/o no previstas evidenciadas en seguimientos. Meta: ≥ 95% antes del cierre del proyecto.
→
1
Seguimiento a Actividades sin cobro
Mide la cantidad o porcentaje de actividades ejecutadas sin generar ingresos directos. El objetivo es minimizarlas o asegurarse de que contribuyen al éxito a largo plazo.
📊 INDICADOR 1.1 — Acumulado
📊 INDICADOR 1.2 — Periodo actual
2
Control de costos administrativos por centro de costo
Define objetivos y métricas para las áreas administrativas. Permite detectar ineficiencias y aplicar medidas correctivas por cada centro de costo.
📊 FÓRMULA + EJEMPLO
🏢 6 CENTROS DE COSTO
🏗️ Administración Compartida
Costos compartidos entre proyectos: oficina central, personal corporativo.
🏢 Administración Propia
Costos exclusivos del proyecto: oficina de obra, personal administrativo.
🏕️ Campamento
Instalaciones temporales: arriendos, servicios, mantenimiento.
🚜 Maquinaria
Operación, mantenimiento, combustible, alquiler de maquinaria.
🔧 Equipo Menor
Herramienta, EPP, dotación, señalización, consumibles.
📋 Licitaciones
Estructuración de propuestas, viáticos, pólizas de seriedad.
3
Valor recuperado de actividades por cobrar
Evalúa el porcentaje de recuperación de actividades no cobradas y/o no previstas identificadas durante el seguimiento presupuestal, antes del cierre del proyecto.
📊 FÓRMULA + EJEMPLO
🔗 RELACIÓN CON EL PROCESO
📊 Fase 3: Seguimiento
Los hallazgos de CPC/VPC alimentan este indicador. Cada actividad sin cobro identificada se gestiona para su recuperación.
✅ Fase 4: Cierre
Antes de cerrar se evalúa cuánto se logró recuperar. El % final se incluye en el informe de cierre.
🎯 Meta del procedimiento
≥ 95% de actividades contractuales y no previstas evaluadas y gestionadas para cobro antes del cierre.
📋 Objetivo específico
Asegurar que al menos el 95% de las actividades sean evaluadas y gestionadas para su cobro (sección 1.1 del procedimiento).
📎 Anexos
Escalamiento sugerido — empieza por los recursos internos:
🗂️ Plan pendiente — material por integrar
Estado al 2026-07-21 (v180). Quedan 88 imágenes/capturas por integrar en 70 pantallas, marcadas dentro del manual con el recuadro «Se agregará próximamente». Cada hueco se reemplaza por el GIF del proceso o la captura del tablero cuando esté disponible.
Adicional: enlazar el ANEXO 3 del procedimiento (Instructivo básico SINCO ADPRO — presentación Google Slides), aún no vinculado en el manual.
Cómo se integra: en cada pantalla, reemplazar el bloque «Se agregará próximamente» por el GIF/captura correspondiente (ver MAPA_GIFS.md para nombres y ubicaciones).
🏠
Manual SINCO ERP — ADPRO
Guía operativa CIMELEC Ingenieros · 6 submódulos · 24 procesos
🖥️
¿Qué es SINCO ERP?
Software de gestión modular para empresas de construcción
🔗
Enlaces de interés
🆘
¿Dónde pedir ayuda?
Escalamiento sugerido — empieza por los recursos internos:
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
El Maestro de Insumos es el catálogo centralizado y único de toda la empresa. Unifica insumos (materiales, MO, equipos) usados en presupuestos y procesos operativos de todos los proyectos.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Presupuestos / Maestro de insumos. Requiere permisos asignados por el administrador del sistema.
2Buscar por descripción
Digita una o varias palabras clave. El sistema trae todos los registros del maestro que contengan ese texto (búsqueda parcial).
3Filtrar por código o agrupación
Usa Código si lo conoces exacto, o Agrupación para acotar por categoría (árbol expandible de categorías).
4Aplicar filtros adicionales
UM, Tipo de insumo, Estado (Activos/Inactivos). Avanzados: Auditoría, Devolutivos y Sub-análisis.
5Ejecutar la búsqueda
Clic en Consultar para ejecutar. Usa Limpiar filtros para reiniciar. Paginación: 100, 500, 1000 o 2000 registros.
🎬 Demostración de referencia
📸 Panel de búsqueda y filtros — Consulta
🗂️ 13 COLUMNAS DEL RESULTADO
1Código
Generado automáticamente desde 101. Los valores 0–100 están reservados por el sistema. Único e inmutable.
2Código BIM
Código alterno para integración con entornos BIM (Revit, ArchiCAD, etc.). Opcional.
3Descripción
Nombre completo del insumo. Máximo 255 caracteres. Es el texto que se muestra en presupuestos, pedidos y compras.
4Tipo
M = Material · E = Equipo · X = Todo costo (material + mano de obra) · S = Subcontrato.
5UM
Unidad de Medida. Ejemplo: unidad, m, m², kg, gal, hora, mes, gbl (global).
6Agrupación
Categoría jerárquica del insumo (árbol). Ej.: Materiales › Cemento › Cemento gris Tipo III. Facilita filtrado.
7Vr. Unitario
Precio unitario sin IVA. Editable. Afecta a todos los APUs que usen el insumo.
8IVA %
Porcentaje de IVA aplicable al insumo (0, 5, 19, etc. según normativa).
9Vr. Neto
Calculado automáticamente: Vr. Unitario × (1 + IVA%). No editable.
10Activo
✓ Insumo disponible para uso en presupuestos. ✕ Inactivo (histórico) — no aparece en nuevos presupuestos pero se conserva en los existentes.
11Sub-análisis
✓ El insumo tiene desglose de APU (sub-insumos asociados). ✕ Sin desglose — el insumo es atómico.
12Req. Equipo
Indica si el insumo requiere equipo para operar: 🟢 Requiere · 🟠 No requiere · 🔵 Opcional.
13Gestión
Columna de acciones: Consultar detalle, Editar, Eliminar (si no se usa en ningún presupuesto).
📸 Tabla del Maestro
Ejemplo real: 17,532 registros · todas las columnas visibles
⚡ QUÉ PUEDES HACER DESDE EL RESULTADO
🖱️ Doble click
Abre el detalle del insumo para consultar o editar.
📥 Exportar a Excel
Botón superior — exporta el listado actualmente filtrado con todos sus campos.
📄 Paginación
100, 500, 1000 o 2000 registros por página. Útil para navegar las más de 17,000 filas del maestro.
☑️ Selección múltiple
Checkbox por fila — permite aplicar acciones en lote (ej. marcar/desmarcar Activo).
🔍 Re-consultar
Modifica los filtros arriba y vuelve a ejecutar sin cerrar el resultado.
📊 Ordenamiento
Click sobre el encabezado de cualquier columna para ordenar ascendente/descendente.
🎯 LEYENDA DE ICONOS
✓ / ✕
Activo / Inactivo · Sub-análisis
🟢
Requiere Equipo
🟠
No requiere Equipo
🔵
Equipo Opcional
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Posicionar en la fila superior
En la fila superior activa del maestro digita Descripción, Tipo, UM, Agrupación, Vr. Unitario e %IVA.
2Clic en Agregar
El sistema asigna el código automáticamente y calcula el Vr. Neto. La descripción permite hasta 255 caracteres y no admite duplicados.
3Diligenciar campos adicionales
Define Días de Reposición, Req. Equipo, Devolutivo y Sub-análisis cuando aplique al insumo.
4Copiar desde un insumo base
Como alternativa, usa Crear avanzadamente → Copiar desde para replicar un insumo existente como plantilla y ajustarlo.
5Parámetros de almacén y contables
Stock mínimo y máximo para materiales. Retención en la fuente e IVA descontable para efectos fiscales (VIS).
📸 Imagen de referencia
📸 Maestro — fila superior activa para agregar un nuevo insumo
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Editar directamente en la tabla
Posiciona el cursor sobre el campo y modifica el valor. El guardado es automático en línea (descripción, tipo, UM, grupo, valores y estado).
2Clic sobre el código azul
El código funciona como hipervínculo: abre la pantalla completa de edición. Confirma con el botón azul Guardar. Sub-análisis solo es editable si el insumo NO está en uso.
3Colores de Requerimiento de Equipo
🟢 Verde = Requiere equipo. 🟠 Naranja = No requiere. 🔵 Azul = Opcional. La configuración se hace desde el módulo M&E.
📸 Imagen de referencia
📸 Maestro — modificación directa en tabla
5
Nuevos insumos
Cuando se necesita un insumo que no existe en el maestro centralizado, se solicita su creación con validación del área.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1
Detectar insumo faltante
Al elaborar APU o registrar compra, el insumo no aparece en el maestro.
2
Solicitar creación
Ingeniero solicita con: nombre, unidad, tipo, precio referencia.
3
Validar duplicados
Presupuestos verifica que no exista un insumo similar con otro nombre.
4
Crear en el maestro
Se crea con código único. Si es insumo central (herramienta, dotación, papelería), se configura factor de conversión. Se envía código al ingeniero.
⚙️ REGLAS DEL MAESTRO DE INSUMOS
🔒 Centralizado
Maestro único para todos los proyectos. No se crean por proyecto.
🔍 Sin duplicados
Verificar que no exista con otro nombre o código antes de crear.
📏 Estandarizado
Nombre normalizado, unidad correcta, tipo clasificado.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
Maestro de insumos actualizadoNuevo insumo disponible para todos los proyectosAPU puede completarse
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Construir el presupuesto del proyecto con estructura jerárquica: capítulos → ítems → APUs → insumos. Define cantidades y valores unitarios como línea base para todo el proyecto.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ingresa desde ADPRO / Presupuestos / Elaboración de presupuesto (EDT). Requiere permisos asignados por el administrador.
2Entender la estructura jerárquica
El presupuesto se anida así: Tipo costo → Capítulos → Subcapítulos → Ítems → APUs → Insumos. Los APUs detallan cómo se compone cada ítem.
3Asignar UM solo a las actividades
Solo las actividades o ítems llevan unidad de medida. Los capítulos y subcapítulos NO, porque son agrupadores, no unidades de ejecución.
4Navegar tabs y operaciones
Seis pestañas: Navegación, Edición, Utilidades, Informes, 3D y Ppto fijo. Operaciones: expandir, contraer, subir, bajar, eliminar, duplicar y copiar.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Elaboración de Presupuesto EDT — pantalla general
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Agregar desde la fila inferior
En la fila inferior de la tabla digita Código, Descripción, UM, Subcapítulo (opcional) y Cantidad. Luego clic en + para agregar.
2Confirmar la inserción
Usa Tab para saltar entre campos. Confirma con la barra espaciadora o clic en el ícono de adición al final de la fila.
3Definir cantidad en presupuesto fijo
Con presupuesto fijo, la cantidad de la nueva actividad siempre inicia en cero. Lo que se captura aquí es el valor unitario.
4Consultar APU existente con Ctrl+Espacio
Si el APU ya existe, digita su código y estando en Descripción presiona Ctrl + Barra espaciadora para traer sus datos.
5Crear APU nuevo
En orden: 1) Código, 2) Descripción, 3) UM, 4) Confirmar, 5) Subcapítulo y 6) Contenido unitario con sus insumos.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Insertar actividades no previstas
🅰️ Método A — Crear APU manualmente, insumo por insumo
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Abrir el APU con doble clic
Desde la tabla de elaboración, doble clic sobre la fila del ítem para acceder al detalle del APU.
2Buscar el insumo en el maestro
Para cada línea del APU, localiza el insumo requerido desde el maestro de insumos.
3Definir tipo, UM, cantidad y rendimiento
Asigna tipo (M/E/X/A/T), unidad de medida, cantidad consumida y rendimiento por unidad de obra.
4El valor unitario se calcula solo
SINCO calcula automáticamente el valor unitario del insumo con base en los parámetros capturados.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Método A — Crear APU manualmente
🅱️ Método B — Copiar desde un APU existente
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Abrir el APU destino con doble clic
Entra al detalle del APU que quieres poblar con insumos copiados desde otro APU similar.
2Usar la función Copiar
Ejecuta la acción de Copiar desde otro APU dentro del mismo o distinto presupuesto/versión.
3Seleccionar el APU origen
Busca y selecciona el APU del cual quieres traer los insumos, luego confirma.
4Ajustar después de copiar
Modifica cantidades, rendimientos, agrega nuevos insumos o elimina los que no apliquen al nuevo APU.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Método B — Copiar desde APU existente
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Arrastrar con drag & drop
Mueve registros del mismo nivel: capítulos dentro de un tipo de costo, ítems dentro de un capítulo. Clic sostenido y suelta en la nueva posición.
2Renumerar los códigos manualmente
El sistema NO renumera automáticamente. Si muevas un ítem, debes actualizar su código a mano para que coincida con la nueva secuencia.
3Arrastrar desde el árbol de estructura
En el árbol izquierdo arrastra un ítem a otro nivel siempre dentro del mismo capítulo de origen.
4Evitar mover entre capítulos
No se pueden trasladar actividades entre capítulos distintos. Para cambiar de capítulo: elimínala y vuélvela a crear en el destino.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Reordenar registros en el presupuesto
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Activar en actividades o ítems
Código auxiliar y precio de venta solo están disponibles en actividades o ítems. Capítulos y subcapítulos no los capturan.
2Editar desde Elaboración EDT
Actívalos desde la tabla de edición. Cambios aquí se reflejan bidireccionalmente en Especificaciones adicionales.
3Editar desde Especificaciones adicionales
Ruta:
ADPRO / Presupuestos / Especificaciones adicionales. Solo habilitada con presupuesto en ejecución.4Diferenciar Precio de Venta y Valor Unitario
Valor Unitario: costo interno del ítem (APU). Precio de Venta: valor comercial que se factura al cliente, con margen.
5Configurar el código auxiliar
Identificador alterno para integrar con ERPs externos o aplicar clasificaciones especiales del proyecto. Es opcional.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Precio de venta y código auxiliar
3
Descomposición del presupuesto — EDT
La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es la columna vertebral del proyecto. Descompone el presupuesto contratado en niveles jerárquicos que permiten planificar, ejecutar y controlar de forma granular.
📋 Qué hacer — paso a paso
1
Ingresar a EDT
Ruta: ADPRO / Presupuestos / Elaboración de presupuesto (EDT).
2
Crear capítulos
Basados en el pliego y cantidades del contrato (ej: "Movimiento de tierras", "Estructuras").
3
Crear actividades
Dentro de cada capítulo, crear las actividades correspondientes.
4
Cargar ítems
Ítems con cantidades contractuales + valor unitario del cliente dentro de cada actividad.
5
Asociar APU a cada ítem
Enlazar cada ítem con su Análisis de Precios Unitarios (se desarrolla en paso 4).
🏗️ Estructura jerárquica de la EDT
📚 Capítulos
Nivel más alto. Agrupan actividades por temática (ej: "Movimiento de tierras", "Estructuras", "Redes").
🔧 Actividades
Sub-agrupaciones dentro de cada capítulo. Son conceptos funcionales (ej: "Excavación mecánica").
📐 Ítems
Unidades medibles y cobrables al cliente. Cada ítem tiene cantidad, unidad y valor unitario contratado.
🧮 APU (Análisis de Precios Unitarios)
Desglose interno de cómo se produce un ítem: insumos, mano de obra, equipos, subcontratos + rendimientos.
💡 Tip
Se pueden tener ítems presupuestables (con APU interno y valor propio) o no presupuestables (que solo se cobran al cliente pero no generan gasto).
📤 SALIDA DE ESTE PASO
EDT cargada en SINCOCapítulos → actividades → ítemsAPU asociado a cada ítemCantidades contractuales definidas
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta el presupuesto por capítulos, subcapítulos, ítems, insumos, EDT y consulta por pantalla. Ver valores presupuestados, incidencia y desgloses en múltiples escalas.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder al informe
Ingresa por ADPRO / Presupuestos / Informes / Informes de presupuesto. Requiere proyecto en ejecución y los permisos del módulo asignados por el administrador.
2Seleccionar el tipo de informe
El módulo ofrece 9 categorías: Capítulos, Subcapítulos, Ítems, Insumos, Resumen Presupuestal, Insumo donde se usa, EDT, Consulta predeterminada y Presupuesto completo.
3Elegir opciones y sub-opciones
Por ejemplo, en Capítulos puedes ver solo Capítulos, agruparlos por M² o por Clase. En Subcapítulos: Resumido, Detallado, Detallado insumos o Detallado M². Cada combinación entrega una estructura distinta.
4Aplicar filtros y exportar
Filtros disponibles: A.I.U, Tipo de insumo, Proyección, Código auxiliar, Precio de venta y Capítulo / Ítem / Insumo específico. Salida en pantalla o Excel para manipulación posterior.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Informe de Presupuesto — pantalla animada
📊 Matriz de opciones — Informes de presupuesto
9 categorías principales con sus sub-opciones. Seleccionar la categoría y la opción según la escala de información y el tipo de análisis requerido.
| Categoría | Opción / Sub-opción | Descripción y uso |
|---|---|---|
| 1 Capítulos | Capítulos | Valor presupuestado y % de incidencia por capítulo respecto al total. |
| Capítulos M2 | Valor por m² construido. Requiere configurar área del proyecto en la ficha. | |
| Capítulos Clase | Agrupa por clase de costo (directo/indirecto) dentro de cada capítulo. | |
| 2 Subcapítulos | Subcapítulos | Valor presupuestado por subcapítulo con % de incidencia. |
| Resumido | Vista compacta con totales solamente. | |
| Detallado | Subcapítulo con todos sus ítems visibles. | |
| Detallado insumos | Subcap → ítems → insumos completos del APU. | |
| Detallado M2 | Subcapítulo con cálculo por m² construido. | |
| Resumido capítulos | Subcapítulos agrupados por capítulo padre. | |
| Detallado ítems | Subcapítulo con ítems listados y cantidades. | |
| 3 Ítems | Único | Reporte detallado de todos los ítems por capítulo. |
| 4 Insumos | Único | Cantidades y valores presupuestados por insumo. Agrupados por ítem → capítulo. |
| 5 Resumen Presupuestal | Único | Valores de obra vs área a construir. Configurar área en ficha proyecto. |
| 6 Insumo donde se usa | Único | Ver en qué ítem(s) se requiere un insumo específico. No muestra subanálisis. |
| 7 EDT | General | Vista jerárquica (capítulos → subcap → ítems). |
| Detallado | Vista jerárquica completa bajando hasta insumos. | |
| 8 Consulta por Pantalla | Interactivo | Clic en capítulo → despliega ítems → clic en ítem → despliega insumos. |
| 9 Especiales | Varios | Informes especializados del presupuesto (según config del cliente). |
📸 Panel de Opciones
🔧 Matriz de filtros — Informes de presupuesto
Filtros adicionales y opcionales que se combinan con el Tipo de informe y la Opción seleccionados.
| Grupo | Filtro | Comportamiento y cuándo usarlo |
|---|---|---|
| A Filtros de visualización | Mostrar A.I.U | IVA sobre Utilidad · IVA total obra · Sin IVA. Solo si la obra tiene A.I.U configurado. |
| Agrupado por tipo de insumo | Desglose en columnas: material, MO, equipos, etc. | |
| Incluir Proyección | Agrega valores proyectados. Compara presupuesto inicial vs proyectado. | |
| Código Auxiliar | Muestra códigos auxiliares de actividades. | |
| Precio unitario de venta | Muestra valores unitarios de venta. | |
| B Filtros por categoría | Capítulos · Subcap. · Ítems · Insumos | Solo aplica a las 4 primeras. Al seleccionar, aparece filtro adicional para especificar. |
| C Formas de usar el filtro | 1) Código directo | Ingresar el código exacto si se conoce. |
| 2) Búsqueda parcial | Parte del nombre/descripción → seleccionar del menú. | |
| 3) Lista desplegable | Seleccionar directamente de la lista. | |
| D Salida del informe | Pantalla · Imprimir · Excel | Tras aplicar filtros y Consultar. |
📸 Panel de Filtros
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta insumos del presupuesto con opciones de ordenamiento y categorías, requerimientos de obra con cálculo de incidencia, y análisis de precios unitarios (APUs).
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder al informe
Ingresa por ADPRO / Presupuestos / Informes / Informes de insumos y unitarios. Requiere proyecto en ejecución y los permisos del módulo asignados.
2Seleccionar la familia de informe
El módulo agrupa en 3 familias: Lista de Insumos, Requerimientos de Obra y Análisis de Precios Unitarios (APUs). Cada familia define el enfoque del resultado.
3Elegir opciones por familia
En Lista: Por Tipos, Alfabético o por Categorías. En Requerimientos: Totales con incidencia o por Categoría/Detallado. En APUs: Consolidado o Detallado con composición completa.
4Aplicar filtros y exportar
Filtros comunes: A.I.U, Tipo de insumo, Proyección, Categoría e Insumo específico. Salida en pantalla o Excel. El formato de ítems depende de las selecciones previas de familia y opciones.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Informe de Insumos y Unitarios — pantalla animada
📦 Matriz de opciones — Informes de insumos y unitarios
3 familias de informes con sus sub-opciones específicas. Cada familia responde a una necesidad operativa distinta (análisis, compras, licitaciones).
| Familia | Opción / Sub-opción | Descripción y uso |
|---|---|---|
| 1 Lista de Insumos | Ordenado por Tipos | Agrupa por tipo: Materiales · MO · Equipos · Subcontratos · Todo Costo. |
| Alfabético | Lista sin agrupaciones, orden alfabético por descripción. | |
| Por Categorías | Tipo y categorías: Aceros-Grafiles, Cementos-Morteros, Ferretería, etc. | |
| 2 Requerimientos de Obra | Totales con incidencia | Cantidades y valores totales. % incidencia sobre total. |
| Por Categoría | Agrupados por categoría (cementos, aceros, etc.). | |
| Categoría Detallado | Cada categoría con sus insumos listados. | |
| Por Capítulos | Requerimientos agrupados por capítulo. | |
| Por Sub. Capítulos | Requerimientos por subcapítulo. | |
| Por Proveedor | Agrupados por proveedor. Útil para compras. | |
| 3 Análisis de Precios Unitarios (APUs) | Lista de Análisis | Listado resumido de todos los APUs. |
| Ítems por Página | Cada APU en página independiente con encabezado. Ideal licitaciones. | |
| Detallado | Informe completo con análisis de cada APU. | |
| Condensados | Insumos con cantidad, rendimiento y precio, totalizando. | |
| Sub. Análisis | Detalle de sub-análisis dentro de cada APU. |
📸 Panel de Opciones
🔧 Matriz de filtros — Informes de insumos y unitarios
Filtros que aplican a Lista, Requerimientos y APUs. Algunos son exclusivos de una familia y otros son transversales.
| Grupo | Filtro | Comportamiento y cuándo usarlo |
|---|---|---|
| A Transversales | Mostrar A.I.U | IVA sobre Utilidad · IVA total · Sin IVA. Si obra tiene A.I.U. |
| Incluir Proyección | Agrega valores proyectados. Presupuesto vs proyectado. | |
| Agrupado por tipo | Columnas separadas por material · MO · equipos. | |
| Código Auxiliar | Muestra códigos auxiliares (Especificaciones adicionales). | |
| Precio unitario de venta | Valor de venta configurado en Especificaciones. | |
| B Por categoría | Categoría específica | Agrupación: cementos, aceros, maderas, etc. |
| Capítulo | Limita a un capítulo. Análisis por frente. | |
| Subcapítulo | Limita a un subcapítulo específico. | |
| Insumo / Proveedor | Insumo puntual o proveedor asignado. | |
| C Formas de usar | 1) Código directo | Ingresar el código exacto. |
| 2) Búsqueda parcial | Parte del nombre → seleccionar del menú. | |
| 3) Lista desplegable | Seleccionar de la lista disponible. | |
| D Exclusivos APUs | Sub. Análisis | Solo APUs: detalle de sub-análisis. |
| Formato impresión masiva | Ítems por Página: APU por página. Para licitaciones. | |
| E Salida | Pantalla · Imprimir · Excel | Tras Consultar: ver, imprimir o exportar. |
📸 Panel de Filtros
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Configurar precio unitario de venta y código del cliente por actividad/ítem para ofertas comerciales, informes y actas de avance cliente. Incluye la migración masiva desde Excel como método alternativo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Presupuestos / Utilidades / Especificaciones adicionales al presupuesto. Requiere que el presupuesto esté en ejecución desde EDT.
2Filtrar por capítulo o ítem
En el panel izquierdo selecciona Capítulo → SubCapítulo → Ítem para acotar registros. También puedes consultar sin filtros aplicados.
3Ingresar precio de venta puntual
Captura el valor directamente en la casilla de cada actividad. Haz clic en el ícono 💾 Guardar para confirmar el cambio registro por registro.
4Asignar el código del cliente
Diligencia el código de identificación del cliente por actividad. Se migra desde la estructura presupuestal o se ingresa manualmente.
🎬 Demostración de referencia
📸 Especificaciones adicionales — pantalla principal
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · 📌 Propósito
Modificar el precio unitario de venta y el código del cliente por cada actividad o ítem del presupuesto. Usa estos valores en ofertas comerciales sin afectar el presupuesto base.
B · 🎯 Usos principales
Ofertas comerciales al cliente, actas de avance cliente (facturación), y filtros en informes por precio de venta, código auxiliar o código del cliente.
C · ⚡ Alternativa masiva
En lugar de editar registro por registro, usa un factor multiplicador sobre el valor unitario base (ej. 1.15 = +15%) para actualizar todas las actividades de una vez.
D · 🔍 Consultar cambios
Abre Informe de presupuesto, filtra por Ítems y activa las columnas Código Auxiliar y Precio Unitario de Venta para verificar lo modificado.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Dentro de Especificaciones adicionales, haz clic en el botón ⬆️ Migrar precios cliente desde Excel en el panel de filtros.
2Descargar la plantilla
Desde el formulario de Especificaciones adicionales descarga la información actual del proyecto. Se genera un archivo Excel con todas las actividades.
3Diligenciar la información
Consigna el valor unitario de venta y el código cliente por actividad. NO modifiques los títulos de columnas ni los valores por defecto.
4Validar el formato
Solo se aceptan archivos .XLS o .XLSX. Mantén la primera fila con títulos intacta. Las celdas vacías se interpretan como cero.
5Migrar el archivo
Vuelve al sistema, pulsa Migrar, selecciona el archivo y revisa los cambios a efectuar por registro antes de confirmar.
6Verificar el impacto
El precio de venta actualizado solo afecta actas cliente generadas después de la migración. Las actas previas conservan los valores anteriores.
📸 Imagen de referencia
📸 Migración desde Excel — pantalla general
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Operaciones masivas para actualizar precios del maestro de insumos, cantidades y valores del presupuesto, e insertar/cambiar/eliminar insumos en APUs. Requiere presupuesto NO fijo.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
⚠️Condición clave
NO aplica si el presupuesto está fijo o con detalles bloqueados. Si está fijo: desbloquear previamente o usar Preajustes.
A📚 Actualizar maestro de insumos
Trae precios desde: últimas órdenes de compra del proyecto, productos proveedor (Almacén), últimos contratos por grupos, presupuestado en lista maestra, o por factor (divisor/multiplicador masivo por tipo o agrupación).
B📝 Actualizar presupuesto
Afectar versión actual: actualiza cantidades y valores del presupuesto de sesión. El cambio queda registrado en la versión puntual del proyecto.
C🔧 Operaciones masivas en APUs
Insertar, cambiar o eliminar insumos por versión de presupuesto. Útil cuando cambia la estructura técnica de varios APUs al tiempo.
🎯Impacto
Los cambios afectan al proyecto actual. Al actualizar el maestro, el cambio impacta a toda la empresa porque el maestro es único centralizado.
📸 Imagen de referencia
📸 Actualización y Recálculo — pantalla general
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Calificación y clasificación jerárquica de terceros (proveedores y contratistas). Define niveles de aprobación y criterios de selección para compras y contratación.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué permite
Calificar y clasificar terceros (proveedores y contratistas) bajo criterios establecidos por la organización — facilita búsqueda e identificación en procesos posteriores.
BAcceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Proveedores / Calificación de terceros. 💡 Proceso individual por tercero.
CPrerrequisitos
a) Maestro de calificación de terceros parametrizado · b) Maestros de Grupo, Categoría y Especialidad configurados para clasificación jerárquica.
DUso en el sistema
La calificación y clasificación se usan en el Informe de proveedores (ADPRO / Almacén/Proveedores/Informe de proveedores) para facilitar la búsqueda.
EBúsqueda del tercero
Al ingresar a la función: búsqueda por descripción o código → seleccionar tercero → proceder a calificar/clasificar.
🔔 ALERTAS GENERADAS CON LA CALIFICACIÓN
A · Alerta en creación de contrato
Al crear un contrato desde ADPRO y seleccionar el tercero, el sistema muestra una alerta con la calificación del tercero. 💡 Visible antes de confirmar la creación.
B · Alerta en contratos creados
En contratos ya creados, la calificación sigue visible en la alerta del registro.
C · Alerta general de contratos
Desde la alerta general de contratos también se evidencia la calificación asignada al contratista.
D · ⚠️ Solo informativa
En todos los casos, el sistema solo informa al usuario sobre la calificación — NO realiza bloqueo alguno. 💡 La decisión de contratar o no queda a criterio del usuario.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Mantener jerarquía consistente
Usar siempre los 3 niveles (Grupo/Categoría/Especialidad) para aprovechar filtros en el Informe de proveedores.
Calificar después de evaluación
La calificación debe reflejar una evaluación real del tercero: cumplimiento, calidad, tiempos de entrega.
Sistema no bloquea
La calificación es informativa — no impide contratar. La decisión final recae en el usuario/empresa.
Parametrizar maestros primero
Antes de calificar/clasificar: configurar Maestros de calificación, grupo, categoría y especialidad.
Útil para búsquedas masivas
La clasificación permite búsquedas eficientes en el Informe de proveedores filtrando por cualquiera de los 3 niveles.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar tercero
Buscar por descripción o código → seleccionar del listado. 💡 Botón de búsqueda 🔍 para activar nueva selección.
2Asignar calificación
Proceder a asignar la calificación correspondiente según criterios de la organización. 💡 Criterios definidos en el maestro de calificación de terceros.
3Informativo, no bloqueante
La calificación es solo informativa — el sistema NO realiza bloqueo de operaciones basado en la calificación. 💡 Solo alerta al usuario al momento de contratar.
📸 Imagen de referencia
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Se agregará próximamente
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Principio
La clasificación es jerárquica y asociativa — parte de lo general a lo particular. Se configura en 3 niveles secuenciales.
2① Grupo
Selección del Grupo del tercero. Parametrizado desde Maestro tercero grupo. 💡 Primer nivel, el más general.
3② Categoría
Después del grupo, selección de Categoría. Parametrizado desde Maestro tercero categoría. 💡 Segundo nivel, depende del grupo.
4③ Especialidad
Última selección: Especialidad. Deja en firme el proceso de clasificación. Parametrizado desde Maestro tercero especialidad. 💡 Tercer nivel, el más específico.
5Uso final
Estos 3 niveles se usan para clasificar Proveedores y Contratistas y facilitar su búsqueda en el Informe de proveedores.
📸 Imagen de referencia
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta productos disponibles por proveedor y zona. Mantiene trazabilidad histórica de cambios de precio y disponibilidad de insumos.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué permite
Consultar los registros de productos por proveedor configurados y sus diferentes actualizaciones de precio sin entrar al formulario principal. 💡 Vista centralizada para análisis rápido.
BAcceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Productos / Informes / Informes productos proveedor.
CPrerrequisitos
a) Permisos asignados a usuarios · b) Proyecto seleccionado.
D2 informes disponibles
① Informes productos proveedor: configuración actual (vigente/vencida).
② Informe actualizaciones: trazabilidad de cambios de precio.
② Informe actualizaciones: trazabilidad de cambios de precio.
🔍 FILTROS DISPONIBLES (AMBOS INFORMES)
A · Nombre o NIT del proveedor
Búsqueda por código, descripción o parte del nombre del proveedor con configuración de insumo con zona.
B · Nombre o código de la zona
Filtrar por zona específica que tenga configuración de insumo con proveedor.
C · Nombre o código del producto
Búsqueda por código, descripción o parte del nombre del insumo.
D · Nombre o código de la Agrupación
Filtrar la consulta por un grupo de insumo específico (código o parte de descripción).
E · Productos sin proveedor principal
Marcar para visualizar productos cuyo proveedor NO está registrado como principal.
F · Productos con proveedor principal
Marcar para visualizar productos cuyo proveedor SÍ está registrado como principal.
G · Limpiar
Borra todos los filtros aplicados para reiniciar o ver toda la información.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Monitorear variaciones
Revisar periódicamente el Informe de actualizaciones para identificar tendencias de precios y proveedores con incrementos frecuentes.
Verde = ahorro
Variación en verde indica disminución de precio. Aprovechar para renovar stock o planear compras futuras.
Rojo = alerta
Variación en rojo indica incremento. Evaluar cambio de proveedor o negociar nuevos precios.
Vencidas requieren actualización
Productos con configuración vencida NO permiten compras — actualizar la fecha de vigencia antes de comprar.
Proveedor principal
Marcar proveedores principales agiliza el proceso de compra — el sistema los sugiere automáticamente.
Exportar a Excel
Útil para análisis comparativos de precios entre periodos o entre proveedores.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Propósito
Consultar sin entrar al formulario principal los productos configurados por proveedor y zona. 💡 Agrupado por estado: vencidas o vigentes.
2Acceso
ADPRO / Almacén / Productos / Informes / Informes productos proveedor.
3Consulta
Seleccionar proyecto + aplicar filtros deseados → sistema muestra los productos por proveedor/zona clasificados por estado.
4Clasificación
Se visualizan agrupados por:
• Vencidas: configuraciones con fecha de vigencia expirada
• Vigentes: configuraciones activas y usables en compras
• Vencidas: configuraciones con fecha de vigencia expirada
• Vigentes: configuraciones activas y usables en compras
5Acciones
Informe de consulta — no permite editar directamente. Para modificar: acceder al formulario de Productos proveedor.
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Se agregará próximamente
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Propósito
Consultar la trazabilidad del valor previo vs el actual de los insumos con el proveedor. Historial de las últimas 2 modificaciones. 💡 Aplica a cambios desde el formulario o por migración.
2Acceso
ADPRO / Almacén / Productos / Informes / Informes productos proveedor (comparte ruta con informe anterior).
3Consulta
Seleccionar proyecto + rango de fecha → sistema lista insumos con variación de precio (positivo o negativo).
4🟢 Variación positiva (verde)
Precio actual < precio previo. Ahorro para el proyecto — el sistema muestra la diferencia. 💡 Útil para identificar buenas negociaciones.
5🔴 Variación negativa (rojo)
Precio actual > precio previo. Incremento — el sistema muestra la diferencia para evidenciar el impacto. 💡 Alerta para control de costos.
6Columnas
Valor previo · Valor actual · Variación · Fecha y usuario de creación · Usuario de modificación · Fecha y hora de modificación.
7Exportar
Icono de Excel para obtener la información en hoja de cálculo.
📸 Imagen de referencia
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Solicitud de insumos requeridos en obra. Se cargan contra ítems del presupuesto, controla lo asegurado y el inventario disponible antes de comprar.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
APropósito
Realizar pedidos de insumos agotados o próximos a agotarse. Carga el pedido contra uno o varios ítems del presupuesto de obra. 💡 Conocer asegurado del proyecto + inventario del almacén.
BRuta
ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Pedidos proyecto
CPrerrequisitos
a) Tipo de insumo configurado para pedidos (SINCO) · b) Insumo en estado Activo · c) Proyecto seleccionado · d) Presupuesto actualizado · e) Control de proyecto generado.
DQué muestra
Al seleccionar insumo → cantidad total proyectada, si está presupuestado, asegurado e inventario.
EEstado inicial
Pedido creado → estado Generado. Editable hasta que se apruebe o compre.
FFlujo posterior
Generado → Aprobado (proceso independiente) → Comprado vía orden de compra.
📸 Pedidos proyecto — Generalidades
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Formato GR-F-10
Flujo CIMELEC: residente llena formato + firma dirección + responsable carga en SINCO. No saltear pasos.
15 días mínimo
Fecha de requerimiento: plazo mínimo 15 días calendario desde la solicitud.
Ítem Terminado NO acepta
Si un ítem está en estado Terminado, no se pueden imputar nuevos pedidos.
Guardado automático
Los cambios se guardan automáticamente al ingresar cantidad o modificar datos.
Cantidad ≤ Proyectada
No exceder la cantidad proyectada — si excede, queda como pedido adicional (doble aprobación).
Pedidos urgentes
Marcar como urgente solo cuando realmente lo sea — facilita la priorización en aprobaciones.
Costos indirectos
Papelería, mobiliarios y herramienta menor no requieren validación previa en presupuesto.
Reversión en orden
Para deshacer aprobaciones: primero segunda aprobación, luego primera.
Mostrar detallado
Activar 'Mostrar detallado' para ver asignación presupuestal completa por insumo.
➕ CREAR PEDIDO — PASO A PASO
1Clic en Nuevo
Ubicados en Pedidos proyecto → clic en icono 📄 Nuevo. Se abren los campos del pedido.
2Fecha de generación
Aparece automáticamente la fecha actual del pedido. No editable.
3Fecha de Requerimiento
Por defecto 8 días calendario posteriores a la fecha de generación. Editable por el usuario.
💡 Plazo mínimo sugerido para llegar a obra: 15 días.
💡 Plazo mínimo sugerido para llegar a obra: 15 días.
4Buscar insumo
Ingresar código, descripción o parte del nombre del insumo → seleccionar de la lista.
5Proyectado
Cantidades totales proyectadas del insumo en el presupuesto.
6Asegurado
Cantidades totales ya compradas y contratadas del insumo.
7Pedidos pendientes
Pedidos generados o aprobados que aún no se han comprado.
8Entradas pendientes
Cantidades compradas pendientes por ingresar al almacén.
9Inventario
Cantidades del insumo en el almacén del proyecto.
10Ítems del presupuesto
Sistema discrimina los ítems relacionados donde aplica el insumo, con: proyectado, asegurado, pedidos pendientes y consumido por ítem.
11Cantidad a pedir
Casilla editable junto al ítem → ingresar cantidad a solicitar para ese ítem específico.
12Agregar ítem no presupuestado
Si el ítem no aparece o el insumo no está presupuestado → icono Agregar ítem para listar ítems que apliquen en almacén y estén en ejecución.
📸 Pedidos proyecto — Crear pedido
✏️ EDITAR / ELIMINAR PEDIDO
1Condición
El pedido debe estar en estado Generado. No se pueden editar pedidos ya aprobados/comprados.
2Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén/Pedidos/Pedidos proyecto → clic sobre el insumo correspondiente → abre pantalla de edición.
3Qué se puede editar
Cantidad · Observación · Marcación/desmarcación de Pedido urgente.
💡 Guardado automático — al ingresar cantidad o modificar, se guarda.
💡 Guardado automático — al ingresar cantidad o modificar, se guarda.
4Eliminar pedido
El pedido debe estar en estado Generado. No se pueden eliminar pedidos aprobados o comprados.
5Procedimiento eliminar
Clic sobre el insumo → pantalla de edición → icono de eliminación 🗑️ → confirmar alerta.
💡 El pedido desaparece de la consulta.
💡 El pedido desaparece de la consulta.
6Estado de ítems
⚠️ Si un ítem está en estado Terminado, NO se puede realizar ni imputar un pedido sobre ese ítem.
7Generar nuevo pedido
Después de crear o editar uno → icono para generar un nuevo pedido sin salir.
8Adjuntar
Icono de adjuntar archivos al pedido.
9Observaciones
Icono de observaciones — máximo 500 caracteres.
📸 Pedidos proyecto — Editar pedido
📋 PROCEDIMIENTO CIMELEC
1Validación previa
El sistema valida que el insumo exista dentro del APU de cada ítem del presupuesto. Por eso es necesario seguir el flujo interno.
2Formato GR-F-10
Desde la solicitud de insumos, indicar dentro del formato interno GR-F-10 firmado por la dirección del proyecto:
💡 Cantidad · Descripción clara del insumo · Código de ítem del formulario de presupuesto.
💡 Cantidad · Descripción clara del insumo · Código de ítem del formulario de presupuesto.
3Flujo
Residente → llena GR-F-10 → firma Dirección del proyecto → responsable carga pedidos en SINCO-ADPRO.
41️⃣ Validar existencia del insumo
Validar en el Presupuesto que el insumo exista dentro de la actividad (N° ítem) en que se requiere.
52️⃣ Definir fecha de requerido
Plazo mínimo sugerido: 15 días calendario para llegar a obra.
💡 Considera tiempos de proveedor + logística.
💡 Considera tiempos de proveedor + logística.
63️⃣ Buscar insumo en el buscador
Buscar nombre o código del insumo. Debe existir en alguna estructura de APU de un ítem del presupuesto en SINCO.
74️⃣ Seleccionar y validar actividades
Al seleccionar un insumo existente → sistema muestra actividades donde se puede solicitar el pedido.
85️⃣ Ingresar cantidad
Ingresar la cantidad en el recuadro del ítem. NO mayor a la cantidad proyectada.
⚠️ Si excede = pedido adicional.
⚠️ Si excede = pedido adicional.
9Papelería y mobiliarios
Insumos de papelería y mobiliarios de oficinas están previamente configurados en los costos indirectos — no es necesario validar su existencia en el presupuesto.
10Herramienta menor
Palas y picas (herramienta menor) son reconocidas de forma predeterminada en todos los APUs que contengan herramienta menor.
📸 Pedidos proyecto — Procedimiento
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Informe de consulta de los pedidos del proyecto con sus estados, cantidades, fechas y auditoría. Base para conciliación con almacén y compras.
📋 CONSULTAR PEDIDOS
AQué es
Informe de consulta de los pedidos del proyecto con sus estados, cantidades, fechas y auditoría.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Consulta pedidos proyecto.
CPara qué sirve
Auditar movimientos, identificar estados pendientes, generar listados para gestión o conciliación con almacén y compras.
DPrerrequisitos
a) Proyecto seleccionado · b) Perfil con acceso al informe.
1Acceso
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Consulta pedidos proyecto.
2Consulta multi-proyecto
Por defecto carga proyecto de sesión. Con filtro de proyecto se pueden consultar pedidos de otros proyectos.
3Estado
Generado · Técnico · Interventor · Comprado · Rechazado (técnico/interventor/comprar pedidos).
4Filtros
Insumo / Ítem / Usuario / OC — por código o descripción para refinar la consulta.
5Tipo de pedido
Adicional · Presupuestado. Se muestra cuando existan pedidos adicionales.
6Rangos de fechas
Creación (por defecto últimos 30 días) · Requerimiento.
7Mostrar auditoría
Usuario, fecha y hora de creación, aprobación, compra, rechazo con observaciones.
8Mostrar urgentes
Filtrar solo pedidos marcados como urgentes en creación.
9Mostrar detallado
Asignación presupuestal: cantidad pedida, proyectada, consumida y diferencia por ítem.
10Paginación
La visualización llega hasta 200 filas — usar paginación para más detalles.
💡 Almacén maneja 4 decimales por defecto.
💡 Almacén maneja 4 decimales por defecto.
📸 Consulta pedidos proyecto
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Aprobación de pedidos generados. Cambia el estado Generado → Aprobado. Habilita la creación de órdenes de compra.
✅ APROBAR PEDIDOS
AQué es
Proceso para aprobar pedidos generados. Sistema estándar con 2 instancias: Aprobar + Aprobar pedidos adicionales.
BRuta
ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Aprobación pedidos / Aprobar pedidos.
CEstado resultante
Al aprobar: Generado → Aprobado. Habilita la generación de órdenes de compra.
DPrerrequisitos
a) Pedidos en estado Generado · b) Perfil autorizado para aprobación · c) Rangos de aprobación configurados.
EQuién aprueba
Usuario con perfil autorizado (típicamente líder de área o gerencia según política).
FPedidos adicionales
Si el pedido supera lo proyectado (adicional), puede requerir segunda instancia de aprobación específica.
1Sistema de 2 instancias
Configuración estándar: Aprobar + Aprobar pedidos adicionales. Recomendado: la segunda solo para adicionales.
💡 Sin aprobación → no se habilita generación de OC.
💡 Sin aprobación → no se habilita generación de OC.
2Acceso
Ruta: ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Aprobación pedidos / Aprobar pedidos.
3Prerrequisito
Proyecto seleccionado. Aprobaciones son independientes por proyecto.
💡 El usuario puede aprobar en proyectos asignados aplicando filtros.
💡 El usuario puede aprobar en proyectos asignados aplicando filtros.
4Filtros
Proyecto · Fecha Inicial · Usuario · Mostrar solo urgentes · Mostrar auditoría.
💡 Check Solo por Aprobar activo por defecto.
💡 Check Solo por Aprobar activo por defecto.
5Revisar pedido
Clic en el número del pedido → ver detalle antes de aprobar.
6Marcar Aprobar
Marcar casilla en columna Aprobar → sistema pide confirmación con comentario opcional.
7Rechazar pedido
Posible desde cualquier página de aprobación. Tras confirmar: pedido se elimina de la lista y del sistema.
8Regla de reversión
Para deshacer aprobaciones: 1° retirar segunda aprobación · 2° retirar primera aprobación.
⚠️ Orden estricto — el sistema no permite saltearlo.
⚠️ Orden estricto — el sistema no permite saltearlo.
9Multi-proyecto
Usuarios con varios proyectos asignados pueden ver y aprobar registros de múltiples proyectos simultáneamente.
📸 Aprobar pedidos
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Creación de anticipos para los contratos existentes. Los anticipos se amortizan con las Entradas de Almacén de cada orden de compra del proveedor.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Creación de anticipos por tercero y proyecto. Los anticipos se amortizan con las Entradas de Almacén de las órdenes de compra de cada proveedor.
BPrerrequisitos
a) Tercero tipo Cliente o Cliente Proveedor (A&F) · b) Usuario con permiso al proyecto.
CCampos de inicio
Proveedor: descripción o parte del nombre, TAB/Enter. Proyecto: solo los asignados al usuario.
DCampos del anticipo
Fecha (editable, por defecto hoy) · Valor pactado · % Amortización · Factura · Observaciones (máx 500 chars).
ESaldos visibles
Si el tercero tiene saldos pendientes, aparecen en Saldo (CxP / No pago - Amortizado). Acumulado = total anticipado al tercero en el proyecto.
FEstado resultante
Al guardar: consecutivo asignado + estado Generado. Listo para Programación.
📸 Anticipos — Generalidades
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Tipo de tercero
El tercero debe ser Cliente o Cliente Proveedor (A&F) para permitir la creación del anticipo.
Máx 500 chars
El campo Observaciones admite hasta 500 caracteres — útil para trazabilidad.
Valor + %
Se define valor en pesos y % de amortización. Ambos quedan atados al anticipo.
Saldos previos
Revisar siempre saldos pendientes del tercero antes de crear un nuevo anticipo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Adición de anticipos.
2Seleccionar proveedor
Campo Proveedor: escribir descripción o parte, seleccionar registro, TAB/Enter.
3Seleccionar proyecto
Campo Proyecto: solo los que el usuario tenga permitidos. Clic en Consultar.
4Diligenciar datos
Fecha (editable) · Valor del anticipo · % Amortización · Factura (si aplica) · Observaciones.
5Guardar
Clic en el icono Guardar y luego Confirmar. Sistema asigna consecutivo al documento.
6Validar saldos
Si el tercero tiene pendientes: Saldo (CxP / No pago - Amortizado) y Acumulado aparecen en pantalla.
📸 Anticipos — Crear anticipo
🛠️ ICONOS Y ACCIONES
1❌ Anular anticipo
Aplica solo sobre anticipos en estado Generado. Tras anular, la inversión acumulada se ve afectada y el documento no puede tener más movimientos ni incidencia en amortización/control.
2🖨️ Imprimir
Genera la impresión del documento con todos los detalles del anticipo.
3📊 Saldo consolidado
CxP / No Pago: consolida anticipos con cualquiera de esos dos estados. Amortizado: lo ya descontado.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta y edición de anticipos en estado Generado. Permite cambiar fecha, valor, % amortización, factura y observaciones.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Consulta y edición de anticipos en estado Generado existentes en la base de datos.
BPrerrequisitos
a) Tener anticipos en estado Generado · b) Usuario con permiso al proyecto.
CFiltros
Proyecto (por defecto el de sesión) · Proveedor · Rango de fechas (por defecto hasta la fecha actual).
DCampos editables
La esencia funcional de edición es idéntica a la Adición: se pueden modificar fecha, valor, % amortización, factura, observaciones.
ERestricción
Solo se editan anticipos en estado Generado. Programados o aprobados requieren primero reversión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Solo Generado
Si el anticipo ya está programado o aprobado, primero reversar las instancias antes de editar.
Rango de fechas
Usar rangos amplios si el anticipo es antiguo — por defecto carga solo hasta la fecha de consulta.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Edición de anticipos.
2Filtrar
Proyecto + Proveedor + rango de fechas. Clic en Consultar.
3Abrir detalle
Clic en el número del anticipo (columna No.) → se abre el detalle en nueva ventana.
4Modificar campos
Cambiar valor, %, fecha, factura u observaciones según se requiera.
5Guardar cambios
Clic en Guardar. El anticipo mantiene el consecutivo original.
6🖨️ Imprimir
Icono Imprimir para obtener reporte del anticipo editado.
7Ordenar
Flecha junto al campo fecha para ordenar ascendente/descendente.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Anulación definitiva de anticipos en estado Generado. Tras anular, el documento no permite más movimientos ni impacto en amortización/control.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Consulta y anulación de anticipos en estado Generado existentes en la empresa.
BPrerrequisitos
a) Tener anticipos en estado Generado · b) Permiso al proyecto.
CEfecto
Tras anular: la inversión acumulada por tercero se ve afectada y el documento NO puede tener ningún otro movimiento ni incidencia en amortización/control.
DRestricción
No se puede anular un anticipo que ya fue programado o aprobado.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Acción irreversible
Un anticipo anulado no puede reactivarse. Para un escenario similar hay que crear uno nuevo.
Impacto en acumulados
La inversión acumulada por tercero se descuenta al anular.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Anular anticipos.
2Filtrar
Proveedor + Proyecto (TAB/Enter). Consultar o dejar sin filtros para ver todos los anticipos en Generado.
3Ver detalle
Clic en el icono junto al anticipo para visualizar estado y valor.
4Anular
Marcar la casilla correspondiente y confirmar la anulación.
5Resultado
El anticipo queda anulado, desaparece del listado de Generados y no permite más movimientos.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
1era instancia de control. Programación de fecha de pago para anticipos generados. Estado Generado → Programado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
1era instancia de control de anticipos. Consulta y programación estimada de la fecha de pago. Remite al módulo Financiero para causación y pago.
BPrerrequisitos
a) Anticipo en estado Generado · b) Proyecto seleccionado (independiente por proyecto) · c) Semanas de pago configuradas (ADPRO / Mantenimiento/Configuración/Generación de semanas).
CEstado resultante
Generado → Programado. Queda con fecha estimada de pago, listo para Aprobación.
DMulti-proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Se pueden aplicar filtros para programar anticipos de otros proyectos del usuario.
EAuditoría
Clic en el icono junto a Programar: ventana emergente con línea histórica completa — usuario, fecha/hora, comentarios.
📸 Anticipos — Generalidades
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Semanas pre-configuradas
Sin semanas de pago configuradas en Mantenimiento, la programación no funciona correctamente.
Multi-proyecto móvil
En móvil, el sistema muestra anticipos de todos los proyectos asignados — permite programar en paralelo.
Reversible
Se puede des-programar mientras el anticipo NO esté aprobado.
Acumulados informativos
Total Anticipos y Saldo por Amortizar son acumulados por tercero.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación anticipos / Programación anticipos.
2Filtros de consulta
Proyecto · Proveedor · Fecha Inicial. El check Solo por Programar está activo por defecto.
3Visualizar detalle
Clic sobre el número del anticipo para abrir el detalle completo (no disponible en móviles).
4Definir fecha de pago
Ajustar la semana de pago (editable). El sistema calcula automáticamente la fecha según la configuración de semanas.
5Marcar casilla Programar
Activar la casilla Programar → sistema pide confirmación con comentario opcional.
6Confirmar
Aceptar → estado cambia a Programado. Se puede reversar desactivando la casilla (mientras no esté aprobado).
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
2da instancia (final) de control. Aprobación para causación y pago. Estado Programado → Aprobado. Habilita generación de Invertido.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
2da instancia (final) de control. Consulta de anticipos programados y su aprobación definitiva. Remite al módulo Financiero para causación y pago.
BPrerrequisitos
a) Anticipo en estado Programado · b) Proyecto seleccionado (independiente por proyecto) · c) Semanas de pago configuradas.
CEstado resultante
Programado → Aprobado. Habilita la generación de Invertido en anticipos y la causación contable.
DOrden inverso para reversar
Si está aprobado y programado: primero retirar la Aprobación, luego la Programación.
EMulti-proyecto móvil
En móvil, el sistema lista anticipos de todos los proyectos asignados — permite aprobar en varios proyectos en un solo paso.
📸 Anticipos — Generalidades
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Programación obligatoria
Sin programación previa el anticipo no aparece aquí.
Reversión en orden inverso
Para deshacer: primero Aprobación, luego Programación. No saltar el orden.
Multi-proyecto
En móvil: aprobar anticipos de varios proyectos en un solo paso.
Auditoría
Cada aprobación queda registrada: usuario, fecha/hora, comentario.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación anticipos / Aprobación anticipos.
2Filtrar
Proyecto · Proveedor · Fecha Inicial. Check Solo por Aprobar activo por defecto.
3Requisito previo
Solo aparecen anticipos programados pendientes de aprobación. Sin programación previa no aparecen aquí.
4Visualizar detalle
Clic en el número del anticipo para ver detalles (no en móvil).
5Ajustar fecha de pago
La semana de pago es editable — recalcula la fecha según la configuración.
6Marcar Aprobar
Activar casilla Aprobar → confirmar con comentario opcional.
7Resultado
Estado cambia a Aprobado. Habilita causación contable y generación de Invertido.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Amortización de anticipos contra Entradas de Almacén del proveedor/proyecto seleccionados. Solo entradas en Generado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Amortización de un anticipo contra Entradas de Almacén generadas para el tercero y proyecto seleccionados.
BPrerrequisitos
a) Anticipo generado · b) Entradas de almacén en estado Generado del mismo proveedor y proyecto · c) No amortizar más que el saldo por amortizar.
CModo de amortizar
Por porcentaje o por valor absoluto por cada entrada. Doble clic en el campo recomienda el máximo amortizable.
D% máximo
Si el tercero tiene varios anticipos con distintos %, el sistema toma el % más alto configurado como máximo amortizable.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Solo entradas Generadas
No amortizar entradas ya aprobadas — desvirtua el flujo de pago.
Doble clic = máximo
Doble clic en Valor Total Amortizado sugiere el máximo según la configuración.
Múltiples % por tercero
Si hay varios anticipos con distintos %, el sistema usa el más alto como máximo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Amortización de anticipos.
2Filtrar
Proveedor + Proyecto → aparecen Entradas de Almacén con anticipo disponible.
3Elegir entrada
Seleccionar la entrada de almacén a amortizar en Generado.
4Ingresar valor o %
Por cada entrada: digitar el % A Amortizar o el Valor total amortizado.
5Guardar
Clic en icono Guardar por registro para dejar en firme la amortización.
6Eliminar amortización
Suprimir el % o el valor → Guardar. Solo si la entrada sigue en estado Generado.
📸 Imagen de referencia
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⚙️ CONFIGURACIONES
1Configuraciones que solo ejecuta ADPRO
Dependen de la solicitud de la empresa al equipo ADPRO — no son editables por el usuario final.
2Modo de ingreso
La configuración define si se puede ingresar el % o el valor a amortizar (o ambos).
3Valor máximo — opción A
Valor total de la entrada incluyendo IVA.
4Valor máximo — opción B
Valor de la entrada antes de IVA.
5Valor máximo — opción C
Valor total con IVA menos Retención en la Fuente.
6Alcance
La configuración aplica a todas las entradas de almacén por igual.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Cambiar el estado del anticipo a No Pago para evitar su aprobación y contabilización. Afecta sólo el módulo ADPRO.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Cambiar el estado del anticipo a No Pago para evitar que se genere aprobación y contabilización. Afecta únicamente el módulo ADPRO.
BPrerrequisitos
a) Anticipo en estado Generado, Programado o Aprobado · b) Permiso al proyecto.
CEfecto
El anticipo marcado como No Pago sale del flujo contable. Si se requiere revertir, usar Reversar estados de anticipos.
DCampo Lote
Opcional, no estándar. Si la empresa maneja la figura contable del lote, se puede asociar la CxP correspondiente.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Reversible
Un No Pago se puede reversar desde Reversar estados de anticipos.
No. Documento
Diligenciarlo permite trazar el cruce contra qué CxP se cruzó el anticipo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Utilidades / Cambio de estado de anticipos.
2Filtrar
Proyecto · Proveedor · Fecha hasta la cual consultar.
3Resultados
Aparecen anticipos disponibles con No. Anticipo, Proyecto, Proveedor, NIT, Estado, Valor, Fecha.
4Diligenciar No. Documento
En la casilla ingresar el número del documento contable contra el que se hizo el cruce (CxP).
5Lote (si aplica)
Si la empresa usa lote contable, diligenciar el dato asociado a la CxP.
6Marcar Cambiar estado
Seleccionar los anticipos a establecer como No pago.
7Confirmar
Clic en el icono de guardar → los documentos desaparecen de la consulta.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Reversar el estado No Pago de un anticipo. Permite desvincular o cambiar el número de lote si aplica.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Reversar el estado No Pago de un anticipo marcado previamente. Permite desvincular o cambiar el número de lote (si aplica).
BPrerrequisitos
a) Tener anticipos marcados como No pago · b) Permiso al proyecto origen.
CEfecto
Reversar = habilitar el pago normal con documento contable. El anticipo vuelve al flujo habitual.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Flujo inverso
Reversar es la inversa de Cambio de Estado a No Pago.
Lote opcional
Solo aplica si la empresa maneja la figura contable del lote.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Utilidades / Reversar estado de anticipos.
2Filtrar
Proyecto · Proveedor · Fecha.
3Reversar Estado
Marcar casilla en columna Reversar Estado → habilita pago normal con documento contable.
4Desvincular Doc.
Opcional: marcar Desvincular Doc. para quitar el documento contable asociado al No pago.
5Cambiar Lote
Si aplica, cambiar el número de lote en la casilla correspondiente.
6Confirmar
Clic en icono de guardar → el registro desaparece de la consulta.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Traslado de anticipos a otros proyectos del mismo tercero para continuar con su amortización. Requiere estado CxP o No pago.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Trasladar un anticipo a otros proyectos donde el tercero tenga procesos de compras y entradas asociadas, para continuar con su amortización.
BPrerrequisito crítico
El anticipo debe estar con CxP o marcado como No pago. De lo contrario no aparece ningún registro para trasladar.
CLímite de valor
No se puede trasladar un valor mayor ni el completo si el anticipo ya tuvo alguna amortización.
DImpacto contable
Tras el traslado (total o parcial), el sistema hace cruce contable y mueve el saldo al centro de costos del otro proyecto.
ETipo de documento
Tipo AJ — Ajustes y reclasificaciones. Debe estar configurado con consecutivos en la(s) sucursal(es) administrativa(s).
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Estado obligatorio
El anticipo debe estar con CxP o No pago para que aparezca para traslado.
Límite del valor
No trasladar más del saldo no amortizado. Sistema valida automáticamente.
Config AJ
Tipo de documento AJ y consecutivos deben estar configurados en la sucursal.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Traslado anticipos.
2Filtrar
Proveedor + Proyecto → aparecen anticipos con CxP o No pago.
3Seleccionar anticipo
Elegir el anticipo y relacionar el proyecto destino.
4Valor a trasladar
Digitar el valor (total o parcial), respetando el saldo no amortizado.
5Confirmar
Clic en icono para dejar en firme. Se genera el cruce contable AJ automáticamente.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Listado general de anticipos con generador, programador y aprobador. Exportable a Excel. Filtros por sucursal, proveedor, moneda, estado y fechas.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Listado general de anticipos con datos del usuario que lo generó, programó y aprobó. Exportable a Excel.
BPrerrequisito
Seleccionar el proyecto al cual se quiere consultar los anticipos.
CFiltros
Sucursal (solo las permitidas) · Proveedor (NIT/nombre/ID) · Moneda · Estado · Rango de fechas.
DColumnas
Número de anticipo · Proyecto · Proveedor · NIT · Valor · Estado · Fecha de creación · Usuario generador / programador / aprobador.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Auditoría integrada
Muestra quién creó, programó y aprobó — útil para auditorías externas.
Exportar a Excel
Descargar para cruces contables y reportes gerenciales.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Almacén / Anticipos / Informes / Informe de anticipos.
2Seleccionar proyecto
Elegir el proyecto sobre el cual trabajar.
3Aplicar filtros
Sucursal, Proveedor, Moneda, Estado, Rango de fechas — combinar los que apliquen.
4Consultar
Clic en botón Consultar → aparecen los anticipos con toda la información.
5Abrir documento
Clic en el número del anticipo (color azul) para abrir el detalle. Si se requiere, imprimir.
6Exportar Excel
Icono Excel para descargar el listado en hoja de cálculo.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Generación de órdenes de compra directas (sin asignación presupuestal). Mismo entorno funcional que la Edición de OC.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Generación de órdenes de compra directas (sin asignación presupuestal). Mismo entorno funcional que la Edición de OC.
BRuta
ADPRO / Compras / Creación orden de compra
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Creación orden de compra.
2Seleccionar proveedor
Ingresar código, descripción o parte del nombre. Seleccionar y presionar TAB/Enter. Sin proveedor no se activa la creación.
3Datos autocompletados
Tras seleccionar el proveedor: nombre y forma de pago se cargan automáticamente.
4Agregar insumos
Seleccionar cada insumo (debe estar en estado Activo), definir cantidades y precios.
5Guardar
Al guardar: sistema asigna consecutivo y el registro queda en estado Generado.
6Sin asignación presupuestal
La OC directa queda sin asignación presupuestal (al contrario de las OCs generadas desde pedidos aprobados). Pueden asignarse posteriormente.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Generación de OC para insumos que ya pasaron su ciclo de pedidos. Permite consultar pedidos aprobados y rechazar los que no se requieren comprar.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Generación de OC para insumos que ya pasaron su ciclo de pedidos. Permite consultar pedidos aprobados y rechazar los que no se requieren comprar.
BRuta
ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Compra de pedidos proyecto
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Compras de pedidos proyecto.
2Filtros
Proyecto · Usuario que generó el pedido · Insumo · Observación pedido · Rango fechas pedido/requerimiento.
3Consultar
Clic en Consultar → aparecen los pedidos aprobados pendientes de comprar.
4Marcar para comprar
Seleccionar los insumos y cantidades a incluir en la OC.
5Elegir proveedor
Indicar el proveedor al que se emitirá la OC.
6Generar OC
Confirmar → sistema crea OC con asignación presupuestal automática vinculada a los pedidos.
7Rechazar pedidos
Alternativa: rechazar pedidos que ya no se requieren comprar (no generan OC).
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Compra de insumos según la zona(s) y proveedor(es) asignado(s) al proyecto. Sugerencia automática del proveedor con menor precio.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Compra de insumos según la zona(s) y proveedor(es) asignado(s) al proyecto. Sugerencia automática del proveedor con menor precio.
BRuta
ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Comprar pedidos proveedor
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Compras de pedidos / Comprar pedidos proveedor.
2Prerrequisitos
a) Zonas creadas en Maestro zonas · b) Zonas asignadas al proyecto · c) Productos proveedor zona configurados · d) Pedidos en estado Aprobado.
3Filtrar
Proyecto, Insumo, Rango de fecha pedido, Rango de fecha requerimiento.
4Ver sugerencia
Sistema recomienda automáticamente el proveedor de menor precio según la zona.
5Confirmar compra
Validar la sugerencia o cambiar proveedor → generar OC.
📸 Imagen de referencia
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Edición de OCs en estado Generado. Estado máximo editable configurado por empresa.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Edición de OCs en estado Generado. Estado máximo editable configurado por empresa.
BRuta
ADPRO / Compras / Edición orden de compra
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Edición orden de compra.
2Filtrar
Sucursal, Proveedor, Orden de compra N°, Rango de fecha creación, Rango de fecha requerimiento, Descripción.
3Listar OCs
Aparecen las OCs en estado Generado del proveedor seleccionado.
4Abrir detalle
Clic en el número de OC para abrir la edición.
5Editar campos
Modificar cantidades, precios, observaciones según permisos configurados por la empresa.
6Guardar
Confirmar cambios → la OC mantiene su consecutivo.
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Editar OC en estado Proceso de entrega o Completada. Las modificaciones afectan las Entradas de Almacén en estado Generado asociadas.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Editar OC en estado Proceso de entrega o Completada. Las modificaciones afectan las Entradas de Almacén en estado Generado asociadas.
BRuta
ADPRO / Compras / Edición OC EA
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Edición orden de compra EA.
2Listado
Sistema muestra todas las OCs en estado En Proceso de Entrega o Completada con Entradas asociadas en estado Generado.
3Restricciones
No se edita si después de la fecha del documento existen: salidas por traslado con entradas relacionadas, salidas por bodega, salidas aprobadas/contabilizadas, o si la entrada tiene devolución a proveedor.
4Seleccionar OC
Abrir la OC a editar desde la lista.
5Modificar campos
Se editan datos informativos y valores de insumos. Los cambios se aplican automáticamente a Entradas asociadas en Generado dentro del rango configurado.
6Anticipos
Si la entrada tiene anticipos amortizados, se recalculan según el nuevo total o saldo. Si se aumenta valor y saldo de anticipo es $0, el valor amortizado se conserva.
7Guardar
Confirmar → sistema recalcula y actualiza las entradas afectadas.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
1era instancia de control. Sin preaprobación no se generan entradas ni pagos. Estado Generado → Preaprobado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
1era instancia de control. Sin preaprobación no se generan entradas ni pagos. Estado Generado → Preaprobado.
BRuta
ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Preaprobación OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Preaprobación órdenes de compra.
2Filtrar
Proyecto · Proveedor · Número OC · Fecha Inicial. Check Solo por Preaprobar activo por defecto.
3Ver detalle
Clic en el número de OC para revisar antes de preaprobar.
4Marcar Preaprobar
Activar la casilla correspondiente → sistema pide confirmación con comentario opcional.
5Confirmar
Estado cambia a Preaprobado.
6Auditoría
Toda preaprobación queda trazada: usuario, fecha/hora, comentarios.
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
2da instancia (final) de control. Habilita generación de inversión, entradas y pagos. Estado Preaprobado → Aprobado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
2da instancia (final) de control. Habilita generación de inversión, entradas y pagos. Estado Preaprobado → Aprobado.
BRuta
ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Aprobación OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Aprobación órdenes de compra.
2Filtrar
Proyecto · Proveedor · Número OC · Fecha Inicial. Check Solo por Aprobar activo por defecto.
3Requisito
Solo se listan OCs preaprobadas pendientes de aprobación final.
4Ver detalle
Clic en número de OC para validar.
5Aprobar
Marcar casilla → confirmar con comentario.
6Resultado
Estado Preaprobado → Aprobado. Habilita generación de entradas y pagos.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Desaprobación de OCs aprobadas. Aplica solo sobre el estado Aprobado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Desaprobación de OCs aprobadas. Aplica solo sobre el estado Aprobado.
BRuta
ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Desaprobar OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Aprobación de OC / Desaprobación órdenes de compra.
2Filtrar
Sucursal · Número OC · Proveedor · Rango fecha creación.
3Listado OCs aprobadas
Sistema muestra todas las OCs aprobadas del proyecto.
4Marcar desaprobar
Icono de guardado resaltado en rojo recuerda la necesidad de confirmar la modificación.
5Confirmar
Estado vuelve a Preaprobado (o al nivel previo según configuración).
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Cambio de proveedor de una OC en estado Generado. No aplica si la OC ya tiene Entradas de Almacén.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Cambio de proveedor de una OC en estado Generado. No aplica si la OC ya tiene Entradas de Almacén.
BRuta
ADPRO / Compras / Opciones / Cambio de proveedor OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Opciones / Cambio proveedor orden de compra.
2Filtrar
Sucursal · Número OC · Proveedor · Rango fecha creación.
3Seleccionar OC
Elegir la OC en estado Generado sobre la que se cambiará el proveedor.
4Escoger nuevo proveedor
Seleccionar el nuevo proveedor de la lista.
5Confirmar
Guardar → la OC conserva el consecutivo pero queda amarrada al nuevo proveedor.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Cerrar OCs en estado Generado, Preaprobado, Aprobado o En proceso de entrega. Iguala cantidades al recibido. Recomendado en lugar de eliminar.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Cerrar OCs en estado Generado, Preaprobado, Aprobado o En proceso de entrega. Iguala cantidades al recibido. Recomendado en lugar de eliminar.
BRuta
ADPRO / Compras / Opciones / Cierre orden de compra
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Opciones / Cierre de orden de compra.
2Filtrar
Sucursal · Número OC · Proveedor · Estado OC (Generada, Preaprobada, Aprobada, En proceso de entrega) · Rango fechas.
3Seleccionar OC
Elegir la OC a cerrar.
4Confirmar cierre
Sistema iguala las cantidades de la OC con lo efectivamente recibido.
5Resultado
OC queda Cerrada. Estado final definitivo.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Eliminar OCs en estado Generado, Preaprobado o Aprobado. No recomendado — preferir Cierre.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Eliminar OCs en estado Generado, Preaprobado o Aprobado. No recomendado — preferir Cierre.
BRuta
ADPRO / Compras / Opciones / Eliminación OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Opciones / Eliminación de orden de compra.
2Filtrar
Sucursal · Número OC · Proveedor · Estado OC (Generada, Preaprobada, Aprobada) · Rango fechas.
3Verificar entradas
NO deben haber entradas de almacén ni devoluciones sin contabilizar asociadas.
4Confirmar eliminación
Seleccionar la OC → confirmar. Advertencia: eliminar rompe la trazabilidad. Mejor usar Cierre.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Asignación presupuestal de cantidades aseguradas de la OC. Condiciona la asignación de cantidades invertidas.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Asignación presupuestal de cantidades aseguradas de la OC. Condiciona la asignación de cantidades invertidas.
BRuta
ADPRO / Compras / Asignación OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Asignación órdenes de compra.
2Filtrar
Sucursal · Número OC · Proveedor · Estado · % Asignado (obligatorio: 100%, ≠100%, o todas) · Rango fechas.
3Seleccionar OC
Elegir la OC a asignar.
4Editar asignación
Distribuir las cantidades aseguradas entre los ítems del presupuesto.
5Guardar
Confirmar la asignación. Condiciona la asignación de las cantidades invertidas en entradas y devoluciones.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Informe del estado de las OCs generadas con filtros por fecha de solicitud, requerimientos y proveedor.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Informe del estado de las OCs generadas con filtros por fecha de solicitud, requerimientos y proveedor.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Estado OCs
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Estado órdenes de compra.
2Filtros
Sucursal · Tercero · Estado OC · Fecha Requerimiento (Inicial/Final) · Fecha Solicitud (Inicial/Final) · Número OC.
3Consultar
Clic en consultar → resultados con estado detallado.
4Exportar
Exportar el informe a Excel o imprimir según requerimiento.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta e impresión de OCs. Imprimir o remitir por email las que estén en estado Aprobado, En proceso, Completadas o Cerradas.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Consulta e impresión de OCs. Imprimir o remitir por email las que estén en estado Aprobado, En proceso, Completadas o Cerradas.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Impresión OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Impresión orden de compra.
2Filtros
Sucursal · Número OC · Proveedor · Estado · Mostrar Auditoría (opcional).
3Consultar
Sistema lista las OCs según filtros.
4Imprimir
Imprimir OCs en estado Aprobado, En proceso, Completadas o Cerradas.
5Email
Remitir la OC por correo electrónico al proveedor directamente desde SINCO.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Detalle de la asignación presupuestal de cantidades aseguradas en cada OC.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Detalle de la asignación presupuestal de cantidades aseguradas en cada OC.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Informe asignación OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Informe asignación órdenes de compra.
2Filtros
Sucursal · Orden de compra N° · Proveedor · Estado (obligatorio) · % Asignado (obligatorio: 100%, ≠100%, todas).
3Consultar
Aparece el detalle de la asignación presupuestal de cantidades aseguradas por OC.
4Exportar
Exportar a Excel para conciliación contable y de control.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Orden de compra detallada — detalle de las OCs creadas en el proyecto en sesión.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Orden de compra detallada — detalle de las OCs creadas en el proyecto en sesión.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Informe masivo OC
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Informe masivo de órdenes de compra → seleccionar Orden de compra detallada.
2Filtros
Sucursal · Tercero · Insumo · Estado compra · Rango de fechas · Opcionales: Orden inicial/final (rango).
3Consultar
Resultados con las OCs detalladas del proyecto en sesión.
4Exportar
Excel con todos los ítems y sus detalles por OC.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
"Fotografía" de las configuraciones de productos proveedor y de la selección efectuada al comprar cada insumo desde Compra de pedidos proveedor.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
"Fotografía" de las configuraciones de productos proveedor y de la selección efectuada al comprar cada insumo desde Compra de pedidos proveedor.
BRuta
ADPRO / Compras / Informes / Cuadro comparativo
CContexto
Las compras en SINCO ADPRO son independientes por proyecto. El sistema carga por defecto el proyecto de sesión.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independiente por proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Aplicar filtros para trabajar en otros proyectos asignados.
Flujo aprobatorio
Sin Preaprobación + Aprobación la OC no habilita entradas ni pagos.
Auditoría
Todas las acciones quedan registradas con usuario, fecha/hora y comentarios.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Compras / Informes / Cuadro comparativo productos proveedor.
2Filtros
Proyecto · Proveedor · Insumo · Orden de compra (rango) · Rango fecha creación OC.
3Prerrequisitos
a) Configuración de Productos proveedor · b) OCs generadas desde Comprar pedidos proveedor · c) Permisos al usuario · d) Proyecto seleccionado.
4Consultar
Muestra los productos comprados con las configuraciones de productos proveedor al momento de la compra.
5Utilidad
Permite ver qué proveedor quedó elegido al comprar cada insumo y comparar contra las otras opciones disponibles.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ingreso parcial o total de insumos desde órdenes de compra aprobadas. Registra remisión + factura + bodega y asigna pago al proveedor.
➕ CREAR ENTRADA DE ALMACÉN
AQué es una EA
Ingreso parcial o total de insumos solicitados en OCs Aprobadas o En proceso de entrega. Afecta inventario + control del proyecto.
BRuta
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Entradas de almacén.
CPrerrequisitos
a) OCs en estado Aprobado y/o En proceso de entrega · b) Proyecto seleccionado.
1Seleccionar proveedor y OC
Punto de partida. Sin ambos → sistema no permite activar la creación → clic en Siguiente.
2Diligenciar Bodega y Remisión
Bodega obligatoria + Remisión (N° físico recibido). Diligenciar antes de ingresar cantidades.
3Cambiar Fecha Remisión
Cambiar la fecha por la fecha en que se recibió el material en el almacén.
4Ingresar cantidades recibidas
Ingresar la cantidad recibida de cada insumo. Al ingresar las primeras cantidades → se genera el consecutivo de EA.
5Marcar remisión física
Con el consecutivo: marcar con esfero N° EA + N° OC en la remisión física → tomar foto para adjuntarla.
6Factura y fechas
Diligenciar Factura + Fecha Factura si ya se tienen. Si no: asignar luego desde Asignación de facturas.
7Observaciones y finalización
Agregar observaciones adicionales → finalizar el proceso.
📸 Crear entrada de almacén
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Foto de remisión
Marcar N° EA + N° OC en la remisión física con esfero + foto adjuntada. Trazabilidad completa.
Remisión única
Sistema valida que NO se repita el número de remisión por proveedor.
Bodega obligatoria
Siempre seleccionar bodega correcta antes de ingresar cantidades.
Imprimir cierra creación
Tras imprimir desde Creación, NO se puede editar más. Usar Edición EA.
Factura posterior
Si la factura llega después → usar Asignación de facturas. No demorar la EA.
Estado de OC
Tras EA: OC pasa a Completada (total) o En proceso entrega (parcial).
✏️ EDICIÓN DE ENTRADAS DE ALMACÉN
ARuta
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Edición entradas de almacén.
1Estado recomendado
Edición recomendada solo en estado Generado. Post-aprobación: limitada según parametrización.
2Filtros
Sucursal · Proveedor · OC · Estado OC · No. entrada · Rango de fechas.
3Visualizar detalle
Clic sobre número de entrada (columna N° Entrada) → abre página con información para editar.
4Edición de cantidades
Solo el MISMO DÍA de generación de la EA. La edición retroactiva está completamente restringida.
5Cambios extemporáneos
Si se requieren cambios posteriores → generar nueva EA o devolución a proveedor.
6Edición del valor
Supeditada a configuración funcional. Si está permitida: NO tiene la restricción del mismo día.
7Eliminar EA
Modificar la cantidad de TODOS los insumos a 0 → se habilita icono de eliminación.
8Iconos
Imprimir · Comentarios (500 chars) · Auditoría (historial cambios por insumo) · Adjuntar (archivos trazabilidad).
📸 Edición entradas de almacén
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🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Solo mismo día
Edición de cantidades restringida al mismo día de creación. Conserva trazabilidad de inventario.
EA contabilizada
Si la empresa lleva costo por EA y está contabilizada → no editable.
Salidas bloquean
NO editable si hay salidas de almacén aprobadas relacionadas.
Eliminar = cantidades a 0
Para eliminar: poner todos los insumos en 0 → se habilita icono eliminar.
🧾 ASIGNACIÓN DE FACTURAS
ARuta
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Asignación de facturas.
1Prerrequisitos
Tener EAs creadas previamente. Sucursal supeditada a proyectos asignados al usuario.
2Filtros
Sucursal · Proveedor · Estado compra · Estado entrada · N° entrada · N° factura · Agrupar por factura · Rango fechas.
3Agrupar por factura
Activar filtro → agrupa EAs por tercero + factura + subtotales. EAs sin factura también se agrupan.
4Consultar
Ejecutar consulta → aparecen las EAs disponibles para asignación.
5Asignar / Editar
Asignar número de factura o editar fechas de pago/factura → 💾 Guardar.
6Consulta de impresión
Ver impresión de OC o EA desde el número del documento (hipervínculo azul).
📸 Asignación de facturas
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Factura posterior
Útil cuando la factura llega después de la entrada del material. No demorar la EA.
Confirmación al guardar
Sistema arroja alerta de confirmación tras guardar los cambios.
🗓️ PROGRAMACIÓN DE ENTRADAS
AQué es
1era instancia de control sobre entradas de almacén. Registra la fecha estimada de pago al proveedor.
BRuta
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Aprobación entradas de almacén / Programación entradas.
1Filtros
Proyecto · Proveedor · Factura · Fecha Inicial. Check Solo por Programar activo por defecto.
2Revisar detalle
Clic sobre número de entrada o número de OC → revisar detalle antes de programar.
3Fecha sugerida
Sistema calcula automáticamente semana y fecha de pago según forma de pago del tercero.
4Marcar Programar
Confirmar semana y fecha → marcar casilla Programar. Sistema pide confirmación.
5Estado resultante
Al aceptar: EA cambia de Generada → Programada. Lista para aprobación.
📸 Programación de entradas
✅ APROBACIÓN DE ENTRADAS
AQué es
2da instancia (final) tras la programación. Cambia Programada → Aprobada. Habilita generación de CxP.
BRuta
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Aprobación entradas de almacén / Aprobación entradas de almacén.
1Filtros
Proyecto · Proveedor · Factura · Fecha Inicial. Check Solo por Aprobar activo por defecto.
2Requisito previo
Solo se listan EAs Programadas. Orden estricto: Generada → Programada → Aprobada.
3Revisar detalle
Clic sobre número de entrada → validar fecha de pago, detalle y montos.
4Marcar Aprobar
Marcar casilla Aprobar → sistema pide confirmación con comentario.
5Estado final
EA cambia de Programada → Aprobada. Liberada para que A&F genere la CxP.
📸 Aprobación de entradas
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Alerta de anticipos
Si hay anticipos por amortizar sin amortización en la EA: sistema alerta. Hacer amortización primero.
Reversión en orden
Para deshacer: primero retirar Aprobación, luego Programación. Orden estricto.
🔄 CAMBIO / REVERSAR ESTADO
ARuta Cambio
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Utilidades / Cambio estado entradas.
BRuta Reversar
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Utilidades / Reversar estado entradas.
1Cambio a No Pago
Marcar EA como No Pago → NO genera aprobación ni contabilización. Afectación solo en ADPRO.
2Filtros
Sucursal · Proveedor · OC · N° entrada · Fecha.
3Columnas
No. Compra · No. Entrada · Fecha · Proveedor · NIT · Estado · Valor total · No. Documento (cruce CxP).
4Marcar y confirmar
Check en Cambiar estado → ejecutar → documentos desaparecen de la consulta.
5Reversar No Pago
Reversa EA marcada como No Pago → vuelve a Generado, habilitada para aprobación/contabilización.
6Desvincular documento
Casilla para desvincular el documento contra el que se hizo el cruce en contabilidad.
📸 Cambio / Reversar estado
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🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Reversión de No Pago
Solo si la OC asociada está parametrizada como Genera CxP. Validar configuración.
Documentos desaparecen
Al procesar cambio o reversión, los documentos desaparecen de la consulta.
📊 INFORMES DE ENTRADAS
ARuta Informe masivo
ADPRO / Almacén / Entradas / Entradas de almacén / Informes / Informe masivo de entradas de almacén.
BRuta Impresión por OC
.../Informes / Impresión entradas de almacén por orden de compra.
CRuta Impresión EA
.../Informes / Impresión entradas de almacén.
1Entradas detalladas
Reporte con detalles de insumos contenidos en las diferentes EAs.
2Entradas resumidas
Datos básicos de las EAs.
3Devoluciones detalladas
EAs con su respectivo número de devolución e insumo.
4Devoluciones resumidas
Datos básicos de EAs con N° de devolución + valor total.
5Entradas traslado
Detalles de insumos en EAs por traslado + datos del movimiento.
6Entradas traslado resumido
Datos básicos: sucursal origen, número de traslado y valor total.
7Cruce contable
Documentos relacionados con las EAs existentes en la BD.
8Filtros
Tercero · Insumo · Agrupaciones · Estado entradas · Rango de fecha. Fecha final por defecto: hoy.
9Exportación
Todos los informes: 🖨️ Imprimir · 📊 Excel · 📄 xlsx.
📸 Impresión entradas de almacén
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Paso previo de control antes de generar salidas. Reserva lógica que NO afecta inventario ni control, pero habilita la salida posterior.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Paso previo de control antes de generar una Salida. Solicita insumos existentes en inventario del proyecto sin descargarlos. 💡 No afecta inventario ni conceptos de control — es una reserva lógica.
BUso
Manejo opcional en el flujo — no obligatorio. Aplica para empresas que requieran control adicional previo al consumo.
CAcceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Solicitud de salidas / Solicitud de salidas.
DPrerrequisitos
a) Inventario del insumo en el proyecto · b) Ítem en estado de ejecución (Estado de ítems) · c) Insumo activo tipo M.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Es opcional, no obligatorio
El flujo de solicitud es un control adicional. Empresas que no lo necesiten pueden ir directo a Salidas.
No afecta inventario
La solicitud NO descarga inventario ni afecta control. Solo la SALIDA lo hace.
Editar solo en Generado
Solo se editan solicitudes en estado Generado. Una vez iniciadas las salidas: no editable.
No edita/elimina salidas x solicitud
Alternativas: reasignación presupuestal · reintegro (reducir) · nueva salida (aumentar).
Cerrar es irreversible
Una vez cerrada la solicitud: no se puede reabrir. Liberar cantidades → crear nueva solicitud.
Control de inventario
Útil para tener trazabilidad previa al consumo — evita descargas imprevistas.
Tipo M e insumo activo
Solo se listan insumos activos con inventario y tipo M — validar configuración del insumo.
➕ CREAR SOLICITUD DE SALIDA
1Paso 1 — Contratista
Ingresar código, descripción o parte del tercero → seleccionar. 💡 A quien se entregará el material.
2Paso 2 — Descuento
Marcar si los insumos deben descontarse al contratista posteriormente.
3Paso 3 — Insumo
Ingresar código/descripción. Solo se despliegan insumos con inventario, activos y tipo M.
4Paso 4 — Ítem
Ítems que apliquen en almacén + estén en ejecución según Estado de ítems.
5Paso 5 — Cantidad
Sujeta a variables de validación configuradas (inventario, acumulados, CP).
6C.P. (Cantidad pendiente)
Proyectado menos consumido del insumo en el ítem.
7Costo promedio
Del insumo en el inventario actual.
8Acumulado insumo
Cantidad total solicitada actual del insumo en el proyecto.
9Acumulado ítems
Cantidad solicitada actual del insumo en el ítem específico.
10Inventario
Cantidad actual del insumo en inventario.
11Observación
Por insumo — se mostrará en la creación de la salida.
12Crear nueva solicitud
Abre formato para una nueva solicitud de salida.
13Imprimir
Genera impresión del documento.
14Comentarios
Descripción general de la solicitud (máximo 500 caracteres) — visible en impresión y salida asociada.
15Auditoría
Historial de cambios por detalle. Se habilita tras crear la solicitud.
📸 Imagen de referencia
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✏️ EDICIÓN DE SOLICITUD
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Solicitud de salidas / Edición solicitudes de salidas.
2Prerrequisito
Solicitud debe estar en estado Generado. 💡 Post-uso (En proceso o Completada): no editable.
3Filtros
Rango de fechas (default último mes) · No. de solicitud · Contratista · Insumo · Ítem · Ver detalles.
4Variables de validación en edición
Mismas que en creación: inventario, acumulado en solicitudes anteriores sin salidas, CP del insumo en ítem.
5Esencia funcional
Igual que en creación — editables: Contratista, Descuento, Insumo, Ítem, Cantidad, Observación.
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📤 SALIDA POR SOLICITUD
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Solicitud de salidas / Salidas almacén por solicitud.
2Propósito
Generar la salida de almacén REAL resultado de la solicitud → disminuye inventario + aumenta consumo.
3Prerrequisito
Solicitud debe estar en estado Generado o En proceso de entrega. 💡 Completadas/Cerradas no generan más salidas.
4Variables de validación
Cantidad autorizada · Cantidad pendiente · Inventario · CP del insumo en ítem. + Configuración del ítem en Estado de ítems.
5Paso 1 — Consultar
Filtrar por contratista, No. de solicitud, rango de fechas → ingresar a la solicitud.
6Paso 2 — Detalle
Sistema muestra: Insumo · Ítem · Cantidad autorizada · Cantidad pendiente · Inventario · Observación.
7Paso 3 — Cantidad entregada
Ingresar cantidad a consumir con la salida. NO puede ser mayor a la cantidad pendiente.
8Paso 4 — Guardar Detalle
Icono Guardar Detalle en rojo → confirmar → queda en azul (firme).
9Efecto en la solicitud
Parcial: solicitud en 'En Proceso de Entrega'. Total: solicitud 'Completada'.
10Tipo de movimiento
Las salidas creadas se visualizan en inventario como tipo SA seguido del consecutivo de la solicitud.
11No se edita ni elimina
El estándar NO contempla editar ni eliminar salidas generadas por solicitud. 💡 Alternativas: Reasignación presupuestal · Reintegro al inventario (reducir) · Nueva salida (aumentar).
12Edición bajo solicitud a SincoSoft
Solicitar a soporte: activar edición de salidas por solicitud en la opción de edición de salidas. 💡 ⚠️ Cantidades entre solicitud y salida pueden no coincidir · Disminuir cantidad NO reincorpora a la solicitud.
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🔒 CERRAR SOLICITUDES
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Solicitud de salidas / Cerrar solicitudes de salidas.
2Propósito
Cerrar solicitudes que ya no se consumirán en su totalidad — libera las cantidades solicitadas que no se usarán.
3Prerrequisito
Solicitud debe estar en estado Generado o En proceso de entrega. 💡 No se pueden cerrar Completadas o ya Cerradas.
4Efecto
Las cantidades originales de la solicitud se mantienen (informativo) pero el documento cambia de estado y NO puede usarse para más salidas.
5Reutilización de cantidades
Es posible solicitar nuevamente las cantidades liberadas → crear una nueva solicitud (validaciones estándar aplican).
6Filtros
Documento · No. de solicitud · Observación · Contratista · Rango de fechas (default último mes).
7Ver detalle
Clic en número del Documento (hipervínculo) → impresión de la solicitud con detalle.
8Cerrar
Marcar columna Cerrar → sistema alerta para confirmación → Aceptar.
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📊 INFORME DE SOLICITUDES
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Solicitud de salidas / Informes / Informe solicitudes de salidas por estado.
2Propósito
Consultar solicitudes creadas en el proyecto — solo del proyecto de ingreso (no multi-proyecto).
3Vista lista
Consecutivo · Contratista · Fecha creación · Usuario · Estado · Bodega · Marca descuento · Observaciones generales.
4Vista detalle
Asociación con insumo · Ítem presupuestal · Cantidad solicitada · Cantidad consumida · Observaciones por insumo.
5Rango de fechas
Por defecto: último mes. Se puede ampliar según necesidad.
6Otros filtros
No. de solicitud · Contratista · Insumo · Ítem · Estado (Generada, En proceso, Completada, Cerrada).
7Ver detalles
Checkbox → presenta asociación completa con cantidades consumidas vs solicitadas.
8Iconos
🖨️ Imprimir informe · 📊 Excel para análisis externo.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Descarga de inventario al consumir insumos en obra. Afecta el consumo de ítems presupuestales y requiere aprobación para contabilización.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es una salida
Realizar salidas de material existente en inventario del proyecto → afecta inventario del insumo + cantidad y valor consumido en ítems del presupuesto.
BAcceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Salidas de almacén.
CPrerrequisitos
a) Tener inventario en el proyecto · b) Proyecto seleccionado · c) Ítems en estado de ejecución. 💡 Solo se listan insumos con inventario.
D7 funciones del submódulo
Salidas · Edición · Asignación presupuestal · Aprobación · Migración Excel · Informes masivos · Impresión. 💡 Cada una con ruta específica.
EEstados
Generada → Aprobada. 💡 Una vez aprobada: no editable ni reasignable presupuestalmente.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Edición solo el día
Cantidades editables SOLO el día de creación + estado Generado. Post-día: crear nueva salida o reintegro.
Aprobada = bloqueada
Una vez aprobada la salida: no editable, no reasignable presupuestalmente. Validar antes de aprobar.
CP Compras
Control adicional opcional: impide consumir más de lo comprado del insumo en el ítem. Activable por SincoSoft.
Validar estado de ítems
Antes de crear salida: validar Estado de ítems — ítems bloqueados no permiten consumo.
Fechas como texto en migración
En Excel de migración: formato de fechas es tipo TEXTO, no fecha. Error común.
8 informes para analizar
Desde detalladas hasta no presupuestadas — aprovechar para auditorías y controles.
Bloqueo valor en ítem
El bloqueo por valor aplica a nivel de ítem, no de insumo. Relevante para control financiero.
Insumos sin inventario no listan
Solo se muestran insumos con inventario — reduce errores de asignación.
➕ CREAR SALIDA
1Paso 1 — Contratista
Ingresar código/descripción → seleccionar. A quien se entrega el material.
2Paso 2 — Vale
Si se manejan valeras: número del vale con el que se solicitó el material.
3Paso 3 — Bodega
Si la empresa maneja inventarios por bodega: seleccionar. Sino: principal por defecto.
4Paso 4 — Descuento
Marcar si los insumos deben descontarse en un acta de corte del contratista.
5Paso 5 — Fecha
Por defecto fecha actual. Editable si aplica.
6Paso 6 — Insumo
Solo se listan insumos con inventario. Sistema muestra: C.P., Costo promedio, Total, Inventario. 💡 CP: cantidad pendiente por consumir del insumo en el ítem.
7Paso 7 — Ítem
Ítems donde aplica la salida. Filtro opcional: solo ítems presupuestados/proyectados.
8Paso 8 — Cantidad
Sistema indica la cantidad máxima permitida según validación configurada (por encuesta de configuración).
9Paso 9 — Guardar
Clic en icono 💾 → sistema genera el consecutivo de salida (aparece en rojo hasta guardar, luego azul). 💡 Se requiere al menos un insumo para guardar.
10C.P.
Cantidad pendiente por consumir: proyectado menos consumido.
11Costo promedio
Del insumo en el inventario al momento de la salida — depende de la bodega si aplica.
12Total
Cantidad × costo promedio.
13Inventario
Cantidad del insumo disponible en la bodega consultada.
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✏️ EDICIÓN DE SALIDA
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Edición Salidas de almacén.
2⚠️ Restricción temporal
La edición de cantidades SOLO se permite durante el día de generación de la salida + estado Generado. 💡 Post-día: no editable — alternativa es el reintegro.
3Estado bloqueante
Salidas aprobadas o contabilizadas NO son editables.
4Lo editable
Cantidades (con restricción temporal) + edición presupuestal (desde opción específica, salvo aprobada/contabilizada).
5Filtros
Sucursal · Contratista · No. de salida · Rango de fechas · Descuento · No. de vale.
6Ver detalle
Clic en número en columna No. → página con información editable.
7Esencia funcional
Misma que creación — se puede modificar contratista, cantidades, observaciones.
8Eliminar salida
Modificar cantidad a 0 en todos los detalles → se habilita icono de eliminación.
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📋 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL
1Propósito
Editar el ítem de imputación de la salida → afecta el consumo del ítem presupuestal correspondiente.
2Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas de almacén / Asignación presupuestal de salidas de almacén.
3Prerrequisitos
a) Proyecto seleccionado · b) Tener salidas creadas · c) Salida NO aprobada y NO contabilizada (si afectación es por salidas). 💡 Salidas aprobadas: NO asignables.
4Validaciones
Estado del ítem y bloqueos de salidas desde Estado de ítems.
5Filtros principales
Sucursal · Contratista · No. de salida · Rango de fechas · Descuento · No. de vale.
6Paso 1 — Consultar
Sistema lista salidas disponibles para reasignación.
7Paso 2 — Ver detalle
Clic en número de salida → página con información de la salida + detalle de cada insumo.
8Paso 3 — Reasignar ítem
En cada insumo: cambiar el ítem de imputación (validando bloqueos de estado de ítems).
9Ítems con bloqueo por cantidad
Sistema permite ver solo los ítems donde NO se supere la cantidad pendiente al reasignar.
10Ítems con bloqueo por valor
Ítems donde NO se supere el valor pendiente por consumir. Bloqueo a nivel de ítem, no insumo.
11CP Compras
Control adicional (activable por SINCOSOFT): impide salida de cantidades superiores a las compradas del insumo en el ítem. 💡 Configuración específica para empresas.
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✅ APROBACIÓN
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Aprobación de salidas de almacén.
2Propósito
Consultar salidas generadas y proceder con aprobación definitiva. Una vez aprobada: la salida ya NO es editable ni reasignable.
3Independencia por proyecto
Por defecto carga proyecto de sesión. Para otro proyecto: usar filtro. La aprobación es independiente por proyecto.
4Filtros
Proyecto · Contratista · Salida No. · Fecha inicial · Check Solo por Aprobar activo por defecto.
5Filtrar Detalle
Barra superior: buscar por número de salida, parte del nombre del contratista o No. de vale.
6Paso 1 — Consultar
Sistema lista salidas sin aprobar.
7Paso 2 — Ver detalle
Clic en número de salida → detalle completo para revisión.
8Paso 3 — Marcar Aprobar
Marcar casilla en columna Aprobar → confirmar con comentario opcional.
9Estado final
Salida cambia de Generada → Aprobada. Icono ✅ activo en la columna.
10Auditoría
Icono en columna → ventana con línea histórica completa: usuario, fecha/hora, comentarios de cada movimiento.
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📤 MIGRACIÓN DESDE EXCEL
1Propósito
Creación de salidas mediante migración desde plantilla Excel — complemento de la opción estándar, no la reemplaza. 💡 Afecta inventario + consumo de ítems masivamente.
2Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Migración salidas de almacén.
3Descargar plantilla
Desde el sistema → plantilla incluye info de todos los ítems del presupuesto y bodegas del proyecto.
4Formato Excel
Solo archivos .XLS o .XLSX.
5Títulos de columnas
Primera fila con títulos — NO modificar encabezados.
6No eliminar columnas
NO se deben eliminar columnas de la plantilla.
7Fechas como texto
⚠️ Los campos de fecha deben ser guardados como formato tipo TEXTO, NO como fecha.
8Agrupamiento automático
Sistema agrupa por fecha + tercero + marcación descuento → genera 1 o más salidas según agrupación.
9Campos obligatorios
Fecha · NIT · Cantidad · Comentarios. Ninguna casilla debe quedar vacía.
10Inventario suficiente
Debe haber inventario del producto en la sucursal y bodega seleccionada.
11Bodega asignada
Usuario debe tener asignada la bodega (si la empresa controla bodegas por usuario).
12CP Compras
Si está activo: no permite salida de cantidades superiores a las compradas del insumo en el ítem.
13Estado de ítems
Determinante para permitir creación. Valida cantidades proyectadas y valor proyectado.
14Auditoría
Icono de auditoría → historial completo de migraciones realizadas en el proyecto de sesión.
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📊 INFORMES
1Acceso
Ruta: ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Informes / Informe masivo de salidas de almacén.
2Independencia
Por proyecto. Rango de fechas por defecto: 30 días atrás.
31. Salidas detalladas
Consecutivo · fecha · contratista · No. vale · valor total · ítem · insumo · UM · cantidad · reingresos · valor unit/parcial.
42. Salidas resumidas
Información principal: fecha · consecutivo · contratista · No. vale · usuario · valor total.
53. Salidas descriptivas
Por cada insumo: fecha · consecutivo · descuento · contratista · No. vale · ítem · UM · cantidad · valor unit/parcial.
64. Salidas traslado
Salidas por traslado: No. salida · entrada sucursal origen/destino · fecha · insumos · código · cantidad · valor. 💡 Con icono para ver observaciones.
75. Salidas por traslado resumido
Resumen: No. salida · sucursal origen/destino · fecha · valor total · No. entrada destino.
86. Salidas traslado por insumo
Por insumo: código · agrupación · UM · salida por traslado · fecha · cantidad · valor · sucursales.
97. Salidas por capítulo
Salidas realizadas por capítulo → ítem → insumo. Con valor total por capítulo, salida asociada, remisión, fecha, cantidad, valor unit/total.
108. Salidas con actividades no presupuestadas
Insumos con salidas sobre ítems que NO tenían contemplado el insumo en presupuesto/proyección. Útil para auditoría.
11Ruta
ADPRO / Almacén / Salidas / Salidas almacén / Informes / Impresión salidas almacén.
12Propósito
Consulta e impresión detallada de todas las salidas del proyecto.
13Filtros
Sucursal · Contratista · No. salida · Rango de fechas · Descuento · No. vale.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Acceder a los informes de inventario: existencias por bodega, movimientos, kardex, valorización y discrepancias. Base para auditoría y tomas físicas.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
AQué es
Consultas sobre inventario físico y contable del almacén: existencias por bodega, movimientos, kardex, valorización y rotación.
BRuta principal
ADPRO / Almacén / Informes. Submenú con los diferentes informes de inventario.
COtros informes
Informe de anticipos y Relación de pagos ahora viven dentro del proceso 💰 Anticipos como tabs adicionales. 💡 Cada informe queda junto al proceso que lo genera.
DPara qué sirve
Auditar existencias · calcular valorización · detectar discrepancias físico/contable · soportar tomas físicas · analizar rotación.
📦 INFORMES DE INVENTARIO
1Objetivo
Acceder a los diferentes tipos de informes de inventario para el análisis y ejecución del proceso de almacén, con información detallada de los movimientos del inventario del proyecto.
2Costo promedio
Se actualiza con cada movimiento realizado y al final del día se consolida en un único valor. 💡 Los informes valorizados se basan en este costo.
3Documentos que modifican el costo promedio
Ajustes de inventario · Reintegros a obra · Devoluciones a proveedor · Entradas por traslado · Entradas de almacén · Entradas por traslados de bodega · Notas de valor.
4Prerrequisitos
a) Proyecto seleccionado (con permisos del usuario).
b) Para planilla de inventario y movimientos de inventario: proyecto en estado "En ejecución" (se parametriza en
b) Para planilla de inventario y movimientos de inventario: proyecto en estado "En ejecución" (se parametriza en
ADPRO / Mantenimiento/PROYECTO/Proyectos).5Filtros comunes
Sucursal · Tipo de informe (13 opciones) · Tercero · Insumo · Agrupación · Rango de fechas (por defecto: hoy y 30 días atrás) · filtros adicionales según el informe.
6General por Sucursal
Valor total del inventario consolidado de todas las sucursales a las que el usuario tiene acceso. Solo requiere fecha de corte.
7Inventario por Sucursal
Detalle del inventario por sucursal. Filtros: MacroProyecto (requiere "Todas las sucursales"), Nivel de detalle (Categoría y Productos o solo con Existencia), Insumos inactivos.
8Inventario por mes
Reporte del valor del inventario discriminado mes a mes desde el primer movimiento hasta la fecha de corte. Incluye tipo de movimiento.
9Planilla de inventario
Cantidad disponible, valor promedio y valor total por insumo. Muestra stock mínimo y máximo (Maestra de insumos), ubicación Almacén Central y adjuntos de la ficha del insumo. 💡 Requiere proyecto "En ejecución".
10Inventario por producto
Movimientos por insumo, ordenados por fecha descendente. Incluye gráfica de movimientos diarios. Filtros: Entrada No (consecutivo EA), Documento.
11Inventario por producto detallado
Detalle de movimientos por insumo + inventario por bodega (si aplica). Opciones: Tipo de movimiento, Desagrupar insumo (agrega Factura, CP, Remisión), Mostrar valores (Valor Unitario, Costo Promedio, Valor Inventario).
12Movimientos de inventario
Resumen de movimientos por insumo: cantidad por tipo, saldo final y valor total (costo promedio). Clic en el número del insumo → detalle. 💡 Requiere proyecto "En ejecución".
13Movimientos por bodegas
Si la empresa maneja inventario por bodegas: movimientos por insumo por cada bodega, con saldo final y valor total.
14Inventario por bodegas
Resumen del inventario por insumo mostrando cantidad, valor promedio y valor total por bodega.
15Rotación de insumos
Índice de rotación basado en el último movimiento. Incluye cantidad actual, cantidad a la fecha de corte, última entrada y fecha, descripción del último movimiento, días de almacenamiento e índice.
Fórmula: Días = Fecha corte − Fecha último movimiento · Rotación = 30 / Días. 💡 Ej: 192 días → 30/192 = 0.156 (baja rotación).
Fórmula: Días = Fecha corte − Fecha último movimiento · Rotación = 30 / Días. 💡 Ej: 192 días → 30/192 = 0.156 (baja rotación).
16Valorizado de movimientos
Resumen de movimientos por insumo con cantidad por tipo y valor total. Filtros adicionales: Con Devolutivo, Con Inventario, Agrupaciones detallado, Agrupaciones resumido.
17Resumen de entradas valorizadas
Detalle de Entradas de almacén, Entradas por traslado, Salidas por traslado y Devoluciones a proveedor. Cantidad, costo promedio y valor total. Calcula diferencia entre EA y los demás movimientos.
18Detallado devolutivos
Control de insumos marcados como "Devolutivos" entregados al contratista por salidas de almacén, mostrando cantidad reintegrada. Clic en el insumo → detalle de salidas por contratista.
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📖 FUENTE
Procedimiento de Gestión de Presupuestos y Costos en SINCO · V3 · 02-03-2025
Sección: 6.3 Verificación y Seguimiento
Cita(s) aplicable(s) al proceso
1Seguimiento semanal y mensual
"se realizarán seguimientos semanales y mensuales para comparar lo consumido versus lo ejecutado" (6.3 Desarrollo del proceso).
2Reportes mensuales Power BI
Objetivo específico 1.1: "Generar reportes mensuales de control de costos y rentabilidad de proyectos mediante Power BI".
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Habilitar o cerrar actividades para procesos operativos de almacén y contratos. Define bloqueos por cantidad o valor de forma independiente para cada ítem.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Permite habilitar o cerrar actividades para los procesos operativos de almacén y contratos. Define bloqueos por cantidad o valor.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Estado de ítems.
C✅ Prerrequisitos
Permisos asignados al usuario y proyecto seleccionado sobre el cual intervenir el estado.
D🔄 3 estados del ítem
No iniciado, En ejecución y Terminado. Cada estado tiene restricciones para pedidos, contratos y salidas.
E🗄️ Aplica en (Contratos/Almacén)
Permite decidir si el estado aplica en Contratos y/o Almacén. Útil para contratar una actividad antes de iniciarla.
F🔍 Auditoría
Ícono de auditoría → línea histórica completa: usuario, fecha/hora y tipo de movimiento en cada ítem.
🔒 TIPOS DE BLOQUEO
A · 🔒 Bloqueo de contratos
Bloquea actividades por cantidad y/o valor para que solo se contrate a precios y cantidades ≤ a lo presupuestado.
B · 📤 Bloqueo salidas almacén
Habilitado por defecto. Evita salidas a actividades sin insumos proyectados o terminadas.
C · 🔓 Desactivar bloqueo
Al desactivar: se puede descargar cualquier insumo sin importar que no exista en el APU.
D · 💰 Bloqueo en valor
Valida consumos que no excedan el valor proyectado pendiente. Aplica al crear y editar salidas.
E · ⛔ Estado No iniciado
No se puede pedir ni contratar. Se puede cambiar a En ejecución aplicando solo Contratos.
F · 🏁 Estado Terminado
No se pueden pedir más insumos, ni seguir contratando, ni generar salidas.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Terminar con cuidado
Estado Terminado bloquea TODA operación. Usar solo cuando la actividad esté genuinamente cerrada.
Bloqueo por valor
El bloqueo de valor aplica también al editar cantidades de salidas existentes, no solo al crear nuevas.
Aplica en independiente
Contratos y Almacén son flags separados. Se pueden contratar actividades sin habilitar salidas.
Auditoría por ítem
Cada movimiento queda registrado: quién, cuándo, qué acción (bloqueo, desbloqueo, cambio de estado).
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Estado de ítems.
2Aplicar los filtros
Capítulo, Subcapítulo, Ítems (número o descripción) y Estado.
3Consultar
Clic en Consultar — aparecen las actividades según los filtros aplicados.
4Cambiar el estado
En la columna Estado: configurar individual o masivamente a No iniciado, En ejecución o Terminado.
5Confirmar el cambio
El sistema pide confirmación al cambiar masivamente.
6Decidir Aplica en
Indicar si el cambio aplica en Contratos y/o Almacén según el escenario operativo.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Generación de procesos de facturación del proyecto. Valores parten del precio de venta configurado en Especificaciones adicionales al presupuesto. Afecta Control (rentabilidad) y ejecutado por periodo.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Actas de avance cliente = procesos de facturación por proyecto. Las cifras parten del precio de venta configurado en Especificaciones adicionales.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Actas de avance / Actas de avance cliente.
C📊 Impacto en Control
Afectan Rentabilidad del proyecto (ingresos vs consumos) y ejecutado por periodo (cantidades y valores facturados).
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado. Configuración del proyecto: AIU, % retención garantías, anticipo cliente, tipo negocio, propietario.
E🏁 4 estados
Generada → Preaprobada → Aprobada → Facturada. Flujo secuencial obligatorio.
F🗂️ Orígenes
Directa (manual), Pivoy, Programación. Filtro disponible en consulta.
⚖️ DIFERENCIADORES CLIENTE VS ESTÁNDAR
A · 💰 Amortización anticipos
Solo las actas cliente controlan la amortización de anticipos cliente (estado Facturado). Las estándar no.
B · 🛡️ Retención de garantías
Solo actas cliente controlan el retenido por garantías del cliente.
C · 💲 Valorización
Cliente → valor de venta (Especif). Estándar → valor unitario presupuestal.
D · 🖨️ Impresión
Cliente imprime valor venta + código cliente + AIU. Estándar solo la base presupuestal.
E · 🔄 Flujo contable
Cliente requiere Preaprobación + Aprobación. Estándar solo aprobación.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Config proyecto crítica
Sin AIU, % retención garantías, anticipo cliente y propietario bien configurados, el acta NO funciona.
Valor venta requerido
Sin valor de venta en Especificaciones adicionales, el acta sale en cero.
Control dual obligatorio
Preaprobación + Aprobación son requisitos. Para reversar: primero Aprobación, luego Preaprobación.
Impacto en Control
Las actas cliente alimentan Rentabilidad y Ejecutado por periodo.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Actas de avance / Actas de avance cliente.
2Aplicar filtros de consulta
Acta N°, Descripción, Estado (Generada/Preaprob/Aprob/Facturada), Origen (Directa/Pivoy/Programación), rango de fechas.
3Crear nueva acta
Clic en ícono Nuevo. Ingresar descripción, fecha y detalles de ítems con sus cantidades.
4Valorización automática
El sistema toma el valor de venta de cada ítem desde Especificaciones adicionales y calcula el valor del acta.
5Ajustar retenciones
Retención de garantías automática según % del proyecto. Edición discrecional requiere solicitud a SincoSoft.
6Amortizar anticipo
Solo en actas cliente facturadas: control de amortización de anticipos cliente.
7Guardar el acta
El acta queda en estado Generada, lista para el flujo de aprobaciones.
8Imprimir
El formato incorpora valor venta + código cliente + cálculo de conceptos AIU.
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📋 PROCEDIMIENTO CIMELEC
1Medir avance en campo
Equipo mide cantidades ejecutadas por ítem y capítulo.
2Generar pre-acta
Presupuestos carga cantidades en SINCO. Estado: PREAPROBADA.
3Radicar al cliente
Presentar a interventoría/cliente para revisión formal.
4Ajustar y aprobar
Cliente valida, ajusta si es necesario. Estado: APROBADA.
5Facturar
Una vez aprobada el acta, el área financiera emite la factura al cliente.
6📝 Estado Preaprobada
Actividades no previstas en trámite de aprobación por la entidad. Sin facturar.
7📋 Estado Generada
Actas de avance a facturar en el próximo periodo.
8✅ Estado Aprobada
Actas de avance facturadas. Afectan el informe de Control Seguimiento: Rentabilidad. 💡 Flujo completo: preaprobada → generada → aprobada.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Crear o editar actas de avance cliente de forma masiva utilizando archivos Excel. Soporta operaciones de Insertar, Modificar y Eliminar por línea.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Migración masiva de actas de ejecución cliente desde Excel. Creación y edición de actas ya creadas.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Actas de avance / Migración actas de avance cliente.
C🔀 Dos modos
Creación (actas nuevas) y Edición (actas ya existentes). El usuario debe ubicarse en el modo correcto.
D📄 Formato archivo
Solo .xls o .xlsx. Primera fila = títulos de columnas. No modificar títulos ni formatos del archivo ejemplo.
✅ PRERREQUISITOS DEL ARCHIVO
A · 📄 Archivos válidos
Solo .xls o .xlsx. Otros formatos son rechazados.
B · 🗂️ Estructura columnas
Primera fila = títulos. No modificar valores por defecto ni formatos de celdas.
C · 🏷️ Campo Proyecto
En la celda Proyecto ingresar el código del proyecto.
D · 📅 Fechas
Formato Texto DD/MM/YYYY. NO usar el formato de celda tipo fecha de Excel.
E · 🔢 Decimales
Usar punto (.) como separador decimal, no coma.
F · 🔒 Unicidad
No se permite más de un registro con el mismo proyecto, fecha y número de ítem.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Fecha como texto
Las celdas de fecha DEBEN estar como tipo Texto con formato DD/MM/YYYY. El tipo fecha nativo falla.
Punto decimal
Decimales con punto. La coma hace fallar la migración.
Plantilla oficial
Siempre descargar la plantilla del sistema y no modificar columnas ni formatos.
Observación por acta
Solo se guarda la primera observación cuando hay múltiples ítems en un acta.
🅰️ Método A — Migración general (Creación o Edición)
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Actas de avance / Migración actas de avance cliente.
2Elegir el modo
Ubicarse en Creación o Edición según corresponda.
3Descargar la plantilla
Clic en el ícono de descarga para obtener la plantilla Excel de ejemplo.
4Diligenciar el Excel
Completar con proyecto, fechas (texto DD/MM/YYYY), ítems, cantidades, observaciones y columna Operación (solo Edición).
5Cargar el archivo
Clic en el ícono para cargar el Excel diligenciado.
6Revisar validaciones
Si hay errores: notificación en rojo con detalle. Si no: pantalla de confirmación.
7Confirmar la migración
Clic en el botón de migración para dejar en firme la carga.
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🅱️ Método B — Edición con operaciones I/M/E
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Prerrequisito
Deben existir actas de avance creadas en el sistema en estado Generado.
2M = Modificar
Modifica las cantidades de un ítem existente en el acta.
3I = Insertar
Inserta un ítem nuevo en el acta. Si el ítem ya existe: error 'Combinación de acta e ítem inválida para insertar'.
4E = Eliminar
Elimina los detalles del acta sin importar cantidades. Colocar 0 en cantidad para su migración.
5Observaciones
Aplica solo por acta. Si varios ítems tienen misma fecha, toma la primera observación registrada.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
1era instancia de control. Validación inicial antes de la aprobación final del acta. Estado Generada → Preaprobada. Requisito para avanzar al 2do control.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
1era instancia de control secuencial. Sin preaprobación previa, el acta no puede pasar a Aprobación final.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Preaprobación de actas de avance cliente.
C🔄 Estado resultante
Generada → Preaprobada. Lista para avanzar a la instancia de Aprobación.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, permisos al proyecto, actas en estado Generada.
E↩️ Reversar en orden inverso
Si el acta está aprobada y preaprobada: primero retirar Aprobación, luego Preaprobación.
F🌐 Multi-proyecto
Por defecto carga proyecto de sesión. Se pueden filtrar otros proyectos del usuario.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Requisito previo
Sin preaprobación, el acta NO aparece en la pantalla de Aprobación final.
Reversión en orden inverso
Para deshacer: primero Aprobación, luego Preaprobación. No se puede saltar el orden.
Comentario opcional
Aprovechar el campo de observaciones — queda registrado en auditoría del acta.
Multi-proyecto
Se pueden preaprobar actas de varios proyectos aplicando filtros.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Preaprobación de actas de avance cliente.
2Aplicar filtros
Proyecto y Fecha Inicial. Check Solo por preaprobar activo por defecto.
3Buscar el acta
Barra superior: digitar número de acta o parte del nombre del proyecto.
4Visualizar el detalle
Clic en el número del acta — abre el detalle completo para revisión.
5Marcar Preaprobar
Activar casilla en columna Preaprobar. El sistema pide confirmación con comentario.
6Confirmar
Aceptar → símbolo de preaprobación activo. Estado Generada → Preaprobada.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
2da instancia (final) de control. Tras la preaprobación, el acta es validada definitivamente. Estado Preaprobada → Aprobada. Habilita incorporación contable.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
2da instancia (final) de control. Requiere preaprobación previa. Tras aprobar, habilita causación contable y facturación.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Aprobación de actas de avance cliente. Disponible en móvil.
C🔄 Estado resultante
Preaprobada → Aprobada. Habilita la causación contable del documento.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, acta previamente preaprobada y perfil autorizado.
E↩️ Reversar en orden inverso
Para deshacer: primero Aprobación, luego Preaprobación.
F⚡ Habilitación
Acta aprobada → se puede facturar. Genera impactos en Rentabilidad y Ejecutado por periodo.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Preaprobación obligatoria
Sin preaprobación previa, el acta no aparece en esta pantalla.
Orden inverso
Reversar: primero retirar Aprobación, luego Preaprobación.
Auditoría
Cada aprobación queda registrada: usuario, fecha/hora, comentarios.
Multi-proyecto
Disponible en móvil para aprobar actas de varios proyectos en un solo paso.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Aprobación de actas de avance cliente.
2Aplicar filtros
Proyecto y Fecha Inicial. Check Solo por aprobar activo por defecto.
3Verificar requisito previo
Solo se listan actas preaprobadas pendientes. Sin preaprobación previa no aparecen aquí.
4Visualizar el detalle
Clic en el número del acta para validación final.
5Marcar Aprobar
Activar casilla en columna Aprobar. Confirmación con comentario.
6Confirmar
Aceptar → símbolo de aprobación activo. Estado Preaprobada → Aprobada.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta consolidada de las actas de avance cliente (facturación) con cada una de las actividades del proyecto. Muestra códigos, cantidades, acumulados, valor unitario y subtotales.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Consulta de las actas de avance cliente (facturación) con cada una de las actividades del proyecto.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Informes / Informes ejecución → desde panel seleccionar Acta de avance cliente.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado sobre el cual consultar el informe.
D🔎 Filtros disponibles
Proyecto (obligatorio) y Capítulo (filtro por capítulo específico o consulta masiva).
E📤 Exportación
Se puede imprimir o exportar a Excel el informe generado.
📊 COLUMNAS DEL INFORME
A · 🏷️ Ítem + descripción + UM
El ítem presupuestal con su descripción y unidad de medida.
B · 🔑 Código de cada acta
Código identificador de cada acta de avance cliente generada sobre el ítem.
C · #️⃣ Cantidad del acta
Cantidad facturada en cada acta individual.
D · ➕ Cantidad acumulada
Sumatoria de todas las actas generadas sobre ese ítem.
E · 💲 Valor unitario
Valor configurado desde Especificaciones adicionales al presupuesto.
F · 💰 Subtotal acta
Cantidad de la última acta × valor unitario.
G · 📊 Subtotal acumulado ejecutado
Cantidad acumulada × valor unitario (total facturado a la fecha sobre el ítem).
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Base para rentabilidad
Este informe alimenta el Control de Rentabilidad del proyecto.
Excel
Exportar para conciliación con facturación y control financiero.
Valor unitario = Especif
El valor viene de Especificaciones adicionales. Sin eso, el informe sale sin valorización.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Ejecución / Informes / Informes ejecución.
2Seleccionar el tipo
En el panel de consulta elegir el tipo Acta de avance cliente.
3Aplicar filtros
Proyecto (obligatorio) y Capítulo (opcional para filtrar por capítulo específico).
4Consultar
Clic en botón Consultar — el sistema muestra los resultados.
5Imprimir
Ícono Imprimir para visualizar e imprimir el informe.
6Exportar Excel
Ícono Excel para exportar el informe a hoja de cálculo.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
8 tipos de informe para controlar costos y ejecución: Presupuestado vs Proyectado vs Consumido vs Asegurado vs Invertido.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Propósito
Centralizar el monitoreo del proyecto en los 5 conceptos de control: Proyectado, Consumido, Ejecutado, Asegurado e Invertido.
B🔒 Prerrequisito obligatorio
Ejecutar el botón Generar Control antes de consultar cualquier informe. Sin esto, los datos pueden salir vacíos o desactualizados.
C📂 Acceso por tipos de costo
Ruta:
ADPRO / Control / Control del proyecto. Consulta segmentable por Materiales, Equipo, Mano de Obra, Subcontrato, Transporte.D⚙️ Parámetros de consulta
Escala de visualización, fecha de corte, rango de fechas, tipos de costos, decimales, valores en miles. Configurables al generar cada consulta.
E📅 Fechas en Asegurado
El informe Asegurado usa rangos de fechas específicos para calcular lo contratado y comprado en ese periodo.
📐 LOS 5 CONCEPTOS DE CONTROL
A · 📐 Proyectado
Valor presupuestado originalmente en el contrato — línea base inmodificable del proyecto.
B · 🔧 Consumido
Cantidades utilizadas hasta el momento según entradas/salidas de almacén y actas.
C · 📊 Ejecutado
Lo facturado al cliente mediante actas de avance aprobadas.
D · 🛡️ Asegurado
Lo contratado y comprado (órdenes de compra firmes) que respalda la ejecución futura.
E · 💰 Invertido
Recursos financieros efectivamente desembolsados al proyecto.
📊 Los 8 tipos de informe
1Consumido
Capítulos · Capítulos Detallado · Ítems · Detallado por Insumos · Consumo por Insumos · Capítulos Insumos · Por Contratar · SubCapítulos Resumido · Categoría · Categoría Ítems · Mes a Mes · Categoría Árbol · Cantidades y pesos · Macroproyecto.
💡 Incluye alimentación desde Nómina y Contabilidad si hay configuración en cuentas control.
2Por Periodos
Consumo en rango de fechas. Fecha inicial = corte acumulado; periodo inicia al día siguiente. Opciones: Capítulos, Ítems, Detallado por Insumos, Consumo por Insumos, Capítulos Insumos, Categoría, Categoría Ítems, Consulta por Pantalla.
3Ejecutado
Avance real de obra (cantidades y valores) desde Actas de Avance Estándar. Opciones: Por Ítems, Por Capítulos, Costos Promedios Ítems, Inversión Estimada, Análisis, Por Periodo de Ítems.
💡 % ejecutado = cantidad ejecutada / cantidad presupuestada (o proyectada).
4Contratado y Comprado (Asegurado)
Por Capítulos · Por Ítems · Por Insumos · Total Insumos · Por Contratista · Pagos en Contratos · Categorías · Categorías Detallado.
5Consulta por Pantalla (Consumido)
Informe de capítulos con números en azul → clic para abrir detalle por ítem → clic para abrir detalle por insumo → llegar hasta la salida o corte origen del consumo.
6Consulta uso de insumos
Búsqueda por código o nombre de insumo (obligatoria). Lista ítems donde está el insumo en el APU y sus consumos: cantidad, valor, fecha, número de contrato/acta/salida origen.
7Inversión (Invertido)
Por Tipo · Por Tipo Detallado · Por Categoría · Por Insumos · Por Tercero · Por Tercero Detallado · Por Origen. Muestra saldos de anticipos contratos y terceros.
8Seguimiento
Comparación de Presupuestado vs Proyectado vs Consumido vs Asegurado vs Invertido. Aplica las 2 normas. Ayuda a decidir si se requieren proyecciones adicionales.
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📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar el proyecto
Desde
ADPRO / Presupuestos / Selección del proyecto. El usuario debe tener permisos del proyecto.2Entrar a Control
Ruta:
ADPRO / Control / Control del proyecto.3Generar Control
Clic en el botón inferior izquierdo. Espera que termine el proceso y aparezca el mensaje de éxito. Si necesitas datos de Nómina o Contabilidad, genera primero esos controles.
4Seleccionar tipo de informe
Elige uno de los 8 tipos disponibles según el análisis requerido.
5Configurar opciones
Escala de visualización, fecha de corte, rango de fechas (si aplica), tipos de costos, decimales, valores en miles.
6Aplicar filtros
Capítulo, subcapítulo, ítem, insumo, tipos. Al seleccionar un filtro es obligatorio escribir un dato en el campo Búsqueda.
7Exportar resultados
Botones en la parte superior: Imprimir (reporte escrito) y Excel (hoja de cálculo).
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta rubros invertidos asignados a ítems presupuestales. Compara Invertido vs Consumido vs Inventario a fecha de corte.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué consulta?
Detalle del Invertido en el proyecto: recursos desembolsados y su trazabilidad con anticipos y cortes del contrato.
B🧮 Fórmula Invertido
Invertido = Anticipos pagados + Cortes aprobados al contratista. Considera solo lo efectivamente girado.
C🔒 Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, control del proyecto generado, insumos con movimientos contables registrados.
D🔍 3 escalas de visualización
Por capítulos, subcapítulos o ítems. Permite consulta desde lo general hasta el detalle por actividad.
E📤 Exportación
Imprimir (reporte en PDF) y Excel (hoja de cálculo manipulable).
🔎 FILTROS DISPONIBLES
A · 📁 Proyectos
Multi-proyecto: se pueden seleccionar varios proyectos para consulta consolidada.
B · ⚙️ Opción
Selector del tipo de informe a generar.
C · 📅 Fecha corte
Define el punto temporal hasta donde se consideran los movimientos.
D · 🔧 Insumo
Filtro para segmentar por insumo específico.
E · 🗂️ Agrupaciones
Agrupar resultados por categorías para análisis jerárquico.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar el proyecto
Desde
Presupuestos → Selección del proyecto. Requiere permisos del proyecto.2Acceder al Control de inversión
Ruta:
ADPRO / Control / Control de inversión.3Generar Control previo
Ejecutar el Control del proyecto primero — es requisito para que los datos de Invertido aparezcan actualizados.
4Seleccionar escala de visualización
Por capítulos, subcapítulos o ítems, según el nivel de detalle requerido.
5Aplicar filtros
Proyecto, opción, fecha de corte, insumo, agrupaciones. Combinar según el análisis.
6Generar el informe
Clic en Consultar. El sistema calcula Invertido con base en los filtros aplicados.
7Exportar
Usar Imprimir o Excel para compartir o manipular los datos.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Trazabilidad por tercero: estado de inversión (generado, programado, aprobado, causado, con CE) y saldos de anticipos ADPRO vs Contabilidad.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 2 fines específicos
(1) Consultar saldos de anticipos por contratista y (2) validar movimientos contables por tercero en el proyecto.
B💰 Saldos de anticipos
Muestra anticipos girados, amortizados y saldo disponible por tercero — útil para programación de pagos.
C🧾 Validación contable
Confronta lo registrado en el módulo de Control vs los movimientos del módulo Contable para detectar inconsistencias.
D🚫 Casos NO operables
No aplica en contratistas sin contratos activos, ni cuando el proyecto no tiene Control generado.
E🔒 Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado, contratos del tercero con al menos una aprobación.
🔎 FILTROS DISPONIBLES
A · 📁 Proyecto
Selecciona el proyecto sobre el cual consultar la inversión por tercero.
B · 👤 Tercero
Filtra por contratista específico. Selector con buscador por código o nombre.
C · 📅 Fecha de corte
Punto temporal hasta donde se consideran los movimientos contables.
D · 🔄 Generar Control de Invertido
Permite regenerar el control si hay cambios contables recientes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar el proyecto
Desde
Presupuestos → Selección del proyecto.2Acceder a Inversión por tercero
Ruta:
ADPRO / Control / Inversión por tercero y estado.3Generar Control de Invertido
Clic en el botón. Prerrequisito para obtener datos actualizados de saldos y movimientos.
4Filtrar por tercero
Seleccionar el contratista del cual se quiere ver saldos y movimientos.
5Definir fecha de corte
Especifica el punto temporal de consulta.
6Consultar
El sistema entrega saldos de anticipos y validación contable por tercero.
7Exportar
Imprimir para reporte o Excel para análisis adicional.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Sistema de generación de reportes personalizables con plantillas jerárquicas, hitos de control y exportación a PDF y Excel.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
Herramienta para crear y gestionar plantillas personalizadas de informes de control. Permite estandarizar reportes recurrentes en el proyecto.
B🛠️ Qué permite hacer
Crear plantillas con columnas calculadas e hitos, aplicarlas a múltiples proyectos, versionar cambios y exportar en PDF o Excel.
C🔒 Prerrequisito
Control del proyecto generado. Usuario con permisos para crear/editar plantillas.
D👥 Niveles de acceso
Administrador (crear/editar plantillas y reportes). Consultor (solo generar reportes desde plantillas existentes).
📋 Gestión y creación de plantillas
1Visualizar plantillas
Al ingresar al Centro de informes → lista de plantillas disponibles. Filtros por nombre, creador, estado.
2Crear nueva plantilla
Definir nombre, descripción, alcance (privada/compartida) y estructura base.
3Estructura jerárquica
Definir filas del reporte organizadas jerárquicamente: por capítulos, subcapítulos, ítems, insumos, etc.
4Conceptos de control
Configurar columnas con los 5 conceptos: Presupuestado, Proyectado, Consumido, Asegurado, Invertido.
5Columnas calculadas
Fórmulas personalizadas: diferencias, porcentajes, rentabilidad, proyecciones.
6Hitos de control
Marcar filas como hitos con indicadores visuales (semáforos, alertas, % avance).
7Editar y versionar
Cualquier plantilla se puede editar, duplicar o eliminar. Versiones para histórico.
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📈 Generación y exportación
1Seleccionar plantilla
Desde la lista de plantillas → abrir la que corresponda.
2Aplicar filtros
Fecha de corte, proyecto, capítulos, tipos de costo, etc.
3Previsualizar
Ver el reporte en pantalla antes de exportar.
4Exportar PDF
Formato fijo para presentación a Gerencia, cliente o archivo.
5Exportar Excel
Para análisis externo, dashboards en Power BI, seguimiento por áreas.
6Instalación
El Centro de informes requiere configuración inicial por parte del administrador ADPRO (ver manual Sinco para proceso de instalación).
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta masiva en Excel de imputaciones presupuestales por insumo de los proyectos del macroproyecto en un periodo definido.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué hace?
Genera un reporte consolidado del proyecto en Excel con los conceptos de control — útil para análisis offline o integración con otros sistemas.
B📄 Salida: solo Excel
Este informe no se visualiza en pantalla. Solo exporta directamente a Excel para análisis.
C🔒 Prerrequisito crítico
Control del proyecto generado previamente. Sin este paso, el Excel sale vacío o con datos obsoletos.
D📋 Campos obligatorios
Proyecto, fecha de corte, tipos de costo. Sin estos el sistema no genera el archivo.
E🗂️ Separación de datos
El Excel separa Proyectado, Consumido, Asegurado e Invertido en columnas distintas para comparación directa.
📐 CONCEPTOS EXTRAÍDOS EN EL EXCEL
A · 📐 Proyectado
Línea base del contrato — valores iniciales inmodificables.
B · 🔧 Consumido
Cantidades utilizadas según entradas/salidas y actas.
C · 🛡️ Asegurado
Contratado y comprado que respalda la ejecución futura.
D · 💰 Invertido
Recursos efectivamente desembolsados.
E · 📊 Cantidad pedida
Cantidades en pedidos de almacén pendientes de surtir.
F · 📈 Presupuestado
Valor presupuestal original del ítem — equivalente a Proyectado.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar el proyecto
Desde
Presupuestos → Selección del proyecto. Usuario con permisos.2Generar Control del proyecto
Prerrequisito crítico. Sin este paso el Excel sale vacío o desactualizado.
3Acceder a Seguimiento macroproyecto
Ruta:
ADPRO / Control / Seguimiento macroproyecto (Excel).4Diligenciar campos obligatorios
Fecha de corte, tipos de costo (M/E/X/A/T según aplique al análisis).
5Ejecutar la generación
Clic en Generar Excel. El sistema procesa y descarga el archivo automáticamente.
6Revisar el Excel descargado
Verifica las columnas de Proyectado, Consumido, Asegurado, Invertido y Cantidad pedida por ítem.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Modificaciones al presupuesto preproyectado sujetas a aprobación. Afecta el control solo cuando el preajuste está aprobado. Control dual obligatorio.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Preajustes: cambios propuestos al proyecto que requieren aprobación antes de impactar valores reales.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Preajustes.
C🔀 Flujo
Crear preajuste → Someter a aprobación → Aplicar tras aprobación, o revisar en Auditoría si no.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado. Perfil con permiso para crear preajustes.
E⚠️ Diferencia con ajuste directo
Los preajustes NO modifican hasta aprobarse. Los ajustes directos afectan inmediatamente.
F🔍 Estados posibles
Generado → En aprobación → Aprobado (aplica) o Rechazado (queda en Auditoría).
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta, aprobación o rechazo de preajustes. Prerrequisito para nuevos movimientos de proyección sobre la misma relación ítem-insumo.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Segunda instancia del flujo de preajustes: revisar, aprobar o rechazar preajustes creados por el equipo de proyección.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Aprobación de preajustes.
C👤 Quién aprueba
Usuario con perfil autorizado para aprobaciones de proyección (típicamente gerencia de obra o control).
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, preajustes en estado En aprobación.
E🔄 Estado resultante
Aprobado → el preajuste se aplica automáticamente. Rechazado → queda registrado en Auditoría.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Aprobación de preajustes.
2Aplicar los filtros
Usa los filtros disponibles (proyecto, ítem, insumo, usuario, tipo, origen, causa, fechas) para ubicar los preajustes pendientes.
3Revisar el detalle
Clic sobre el preajuste para ver los cambios propuestos, justificación y valores afectados.
4Aprobar o rechazar
Confirma Aprobar (el preajuste se aplica automáticamente) o Rechazar (queda en auditoría).
5Incluir comentario
Obligatorio en rechazos, recomendable en aprobaciones para trazabilidad.
6Verificar estado final
El preajuste queda en Aprobado o Rechazado según la decisión.
7Generar Control
Recalcula el proyecto tras aprobaciones para consolidar el nuevo estado.
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🔎 FILTROS DE CONSULTA
A · 🏷️ Ítem
Ítem del presupuesto relacionado al preajuste. Solo aplica en preajustes puntuales. Por nombre, parte del nombre o código.
B · 📦 Insumo
Insumo específico. Solo aplica en preajustes puntuales. Por descripción o código.
C · 👤 Usuarios
Usuario que realizó el preajuste. Por código, nombre o parte del mismo.
D · 🔀 Tipo de ajuste
Puntual o masivo. Selecciona según la naturaleza del ajuste a aprobar.
E · 🗂️ Origen
Función desde la cual se generó el preajuste (lista desplegable).
F · 🏁 Causa
Categoría asociada al preajuste (lista desplegable).
G · 📅 Rango de fechas
Fecha inicial (por defecto 4 meses atrás) y Fecha final (por defecto día actual).
H · ✅ Solo por aprobar
Checkbox activo por defecto. Desactivar para ver preajustes ya aprobados.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Elimina preajustes en estado generado. Proceso individual, libera la relación ítem-insumo para nuevos ajustes sin afectar proyectado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Función central para eliminar preajustes pendientes o rechazados, limpiar el historial de proyección.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Eliminar preajustes.
C⚠️ Consideración
Solo elimina preajustes NO aplicados (en estado Generado, En aprobación o Rechazado). Los aprobados se gestionan por Ajustes.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado. Perfil con permiso para eliminación.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Eliminar preajustes.
2Aplicar los filtros
Selecciona por estado, tipo, fecha, usuario, origen o causa para ubicar los preajustes a eliminar.
3Revisar la selección
Verifica que los preajustes marcados son los correctos antes de proceder.
4Confirmar eliminación
El sistema pide confirmación antes de eliminar definitivamente.
5Incluir comentario
Documenta la razón de la eliminación para auditoría.
6Verificar auditoría
Los preajustes eliminados quedan registrados en el módulo Auditoría para trazabilidad.
7Generar Control
Recalcula el proyecto para reflejar los cambios.
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🔎 FILTROS DE CONSULTA
A · 🏷️ Ítem
Ítem del presupuesto. Solo aplica en preajustes puntuales.
B · 📦 Insumo
Insumo específico. Solo aplica en preajustes puntuales.
C · 👤 Usuarios
Usuario que creó el preajuste.
D · 🔀 Tipo de ajuste
Puntual o masivo.
E · 🗂️ Origen
Función desde donde se generó el preajuste.
F · 🏁 Causa
Categoría asociada al preajuste.
G · 📅 Rango de fechas
Fecha inicial (por defecto 4 meses atrás) y fecha final (por defecto día actual).
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Seguimiento completo de preajustes y ajustes directos. 6 estados agrupados con exportación a Excel para auditoría.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Auditoría. Requiere proyecto seleccionado y permiso de consulta de auditoría.
2Aplicar los filtros de consulta
Selecciona el tipo (puntual/masivo), estados, capítulo, ítem, insumo, usuario, causa, origen y rango de fechas según lo requerido.
3Revisar los resultados
El sistema lista el historial con: usuario, fecha, tipo (preajuste/ajuste), estado, valor anterior, valor nuevo y comentarios.
4Inspeccionar el detalle
Clic sobre un registro para ver la información completa de ese cambio — útil para trazabilidad detallada.
5Exportar cuando se requiera
Usa Imprimir o Excel para compartir el informe con stakeholders o conservarlo como evidencia.
📸 Imagen de referencia
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🔎 FILTROS DE CONSULTA
A · 🔀 Tipo ajustes-preajustes
Puntual o masivo.
B · 🏁 Estados (los 6)
Activar según lo requerido. Filtro central del informe.
C · 📚 Capítulo
Capítulo del presupuesto al que pertenecen los preajustes/ajustes.
D · 🏷️ Ítem
Ítem específico. Solo aplica a puntuales.
E · 📦 Insumo
Insumo específico. Solo aplica a puntuales.
F · 👤 Usuarios
Usuario que creó los preajustes/ajustes.
G · 🎯 Causa
Categoría asociada al preajuste/ajuste.
H · 🗂️ Origen
Función desde la cual se generó el registro.
I · 📅 Fecha de creación
Periodo de consulta (por defecto 4 meses atrás).
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta y creación de ajustes por ítem (adiciones o disminuciones), en cantidad y valor, para los insumos contenidos en las actividades del presupuesto.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Consulta y creación de ajustes por ítem (adiciones o disminuciones), en cantidad y valor, para los insumos contenidos en las actividades del presupuesto.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por ítems.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado. Generar Control antes de aplicar el ajuste para que los datos estén alineados.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por ítems.
2Aplicar los filtros
Selecciona los ítems específicos a ajustar con los filtros del panel.
3Definir valores y guardar
Ingresa las cantidades/valores del ajuste y confirma la operación.
4Generar Control
Recalcula el proyecto para consolidar el ajuste aplicado.
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta y creación de ajustes por insumo (adiciones o disminuciones), tanto en cantidad como en valor, para los diferentes insumos del proyecto.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajustes por insumo (no por ítem) sobre los insumos del presupuesto. Útil cuando el ajuste afecta transversalmente a múltiples actividades.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por insumos.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado y Control generado previamente. Insumo en el maestro del proyecto.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por insumos.
2Filtrar el insumo
Selecciona el insumo específico sobre el cual se aplicará el ajuste.
3Definir valores y guardar
Ingresa la adición o disminución y confirma la operación.
4Generar Control
Recalcula el proyecto para consolidar el impacto del ajuste.
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta y creación de ajustes (adición o disminución) en las cantidades a ejecutar a nivel de cada actividad presupuestal.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajuste sobre la cantidad de la actividad (no de insumo). Modifica lo contratado/presupuestado a nivel de ítem.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por cantidad de actividad.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado y Control generado. Actividades configuradas en el presupuesto.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por cantidad de actividad.
2Seleccionar actividades
Usa los filtros para ubicar las actividades a ajustar.
3Definir la nueva cantidad
Ingresa el valor y guarda el ajuste.
4Generar Control
Recalcula el proyecto para actualizar indicadores.
📸 Imagen de referencia
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajuste del presupuesto proyectado tomando como referencia cantidades y valores consumidos a nivel de insumo con diferencias vs proyectado. Solo opera sobre actividades con estado Terminado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajustar actividades terminadas para cerrar el proyectado remanente. Útil al finalizar capítulos o hitos.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por actividades terminadas.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado y actividades con estado Terminada.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por actividades terminadas.
2Identificar actividades terminadas
Usa el filtro de estado para listar solo las que aplican.
3Confirmar el cierre
Aplica el ajuste para cerrar el remanente proyectado.
4Generar Control
Recalcula para consolidar.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajuste general del presupuesto tomando como referencia registros con cantidades aseguradas. Asegurado = Comprado + Contratado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Cuadrar el proyectado con lo asegurado (contratado + comprado). Alinea cifras cuando la ejecución real supera o queda debajo del proyectado.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por asegurados.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado y datos de Asegurado disponibles.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por asegurados.
2Aplicar filtros de insumos
Selecciona los insumos cuyo asegurado se ajustará contra el proyectado.
3Definir el ajuste
Ingresa los valores y confirma el cuadre.
4Generar Control
Recalcula el proyecto para consolidar el ajuste.
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Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajuste del presupuesto tomando como referencia cantidades consumidas con diferencias vs proyectado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Cuadrar el proyectado con lo consumido (entradas/salidas + actas) para alinear indicadores de avance real.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por consumidos.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado y movimientos de almacén/actas registrados.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por consumidos.
2Filtrar insumos
Selecciona los insumos cuyo consumo requiere cuadre con lo proyectado.
3Aplicar el ajuste
Define valores y guarda la operación.
4Generar Control
Recalcula el proyecto para reflejar el cuadre.
📸 Imagen de referencia
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajuste de proyección cuando se cambian los rendimientos unitarios de insumos en actividades.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajustar la especificación técnica de APUs: insertar, cambiar o eliminar insumos por versión, manteniendo trazabilidad.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por especificación de unitarios.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado y APUs del proyecto configurados.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste por especificación de unitarios.
2Seleccionar APUs a ajustar
Usa filtros para ubicar los APUs afectados por el cambio técnico.
3Aplicar operaciones masivas
Insertar, cambiar o eliminar insumos en los APUs seleccionados.
4Generar Control
Recalcula para consolidar la nueva especificación.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajustes porcentuales masivos en valor con criterios: todo el presupuesto, pendiente por asegurar, consumir, invertir.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajustes porcentuales masivos en valor con criterios: todo el presupuesto, pendiente por asegurar, consumir o invertir.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste masivo de presupuesto.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado. Definir el criterio del ajuste masivo antes de aplicar.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste masivo de presupuesto.
2Seleccionar criterio masivo
Todo el presupuesto, pendiente por asegurar, consumir o invertir.
3Definir % de ajuste
Ingresa el porcentaje a aplicar sobre la selección.
4Aplicar y generar Control
Confirma el ajuste y recalcula el proyecto.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ajuste masivo del precio proyectado para insumos con cantidad pendiente por asegurar > 0.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Ajustes porcentuales masivos al precio unitario de insumos, según tipo o agrupación.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste masivo de precio por insumo.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, Control generado. Maestro de insumos con precios base.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Ajuste masivo de precio por insumo.
2Seleccionar tipo o agrupación
Define el universo de insumos a ajustar (M, E, X, A, T o por agrupación).
3Definir % de ajuste
Ingresa el porcentaje sobre los precios seleccionados.
4Aplicar y generar Control
Confirma y recalcula el proyecto.
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🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta y eliminación de ajustes directos y preajustes aprobados realizados en cada proyecto. Proceso individual.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A🎯 Qué es
Proceso central para eliminar ajustes aplicados y revertir el proyectado. Cada ajuste también tiene un botón Eliminar local.
B📍 Ruta
ADPRO / Proyección / Ajustes / Eliminar ajustes.
C⚠️ Consideración
Al eliminar un ajuste se revierten los valores. Recomendado revisar auditoría antes de eliminar.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Generar Control primero
Sin ejecutar Generar Control antes del ajuste, los datos pueden estar desalineados.
Ajuste vs preajuste
Los ajustes directos afectan inmediatamente. Los preajustes requieren aprobación previa.
Eliminar ajustes
Cada función tiene su botón Eliminar ajustes. También existe el proceso central de Eliminar ajustes.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Proyección / Ajustes / Eliminar ajustes.
2Filtrar ajustes aplicados
Selecciona los ajustes a eliminar por criterios (tipo, fecha, usuario).
3Confirmar eliminación
Revisa cuidadosamente la selección y confirma la operación.
4Generar Control
Recalcula para consolidar la reversión.
📸 Imagen de referencia
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🎯 QUÉ MUESTRA
Comparativo Presupuestado vs Proyectado vs Consumido/Invertido por proyecto, capítulo, ítem, APU e insumo. Es la base del control de costos.
📐 Medidas y fórmulas clave
Presupuesto (P)
ControlProyecto con ClaseOrigen 25 (Presupuestado): la línea base aprobada.
Proyectado (Y)
Ídem con ClaseOrigen 31: el presupuesto tras preajustes y ajustes.
Consumido (C) / Invertido (I)
Clases 'Consumido' e 'Invertido'. El Invertido incluye lo Asegurado.
Inventarios (V)
Derivado: V = Invertido − Consumido (no es una clase de origen).
Diferencias (D)
D = Proyectado − Presupuestado.
Indicadores de control
%C/P, %I/P, $(P−C), $(P−I) y análogos sobre Proyectado.
APU
Vr APU (Pres/Proy), Precio Directo, Utilidad APU $ y %, Rend APU.
Programación (PVC)
Programado = Valor Total × % Asignado; % (C+Provisión)/Programado.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| presupuesto.control_proyecto | 333.781 | Control por proyecto/ítem/insumo (P, Y, C, I) |
| presupuesto.apus | 215.878 | APU presupuestado y proyectado |
| presupuesto_item | 17.258 | Ítems con cantidades y valores |
| presupuesto_pvc | 35.147 | Precio de venta y control |
| presupuesto.programacion | 6.420 | Programación de obra (PVC) |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Ejecución de contratos por grupos y sus actas: valor de contrato, saldos por ejecutar, anticipos, retenciones y pólizas.
📐 Medidas y fórmulas clave
Ejecutado en actas
SUM(Valor Total) de actas por grupos + actas generales.
Valor de contrato
Ejecutado en actas generales + contratos de clase 'GRUPOS'.
Saldos por ejecutar
Valor de contrato − Ejecutado en actas.
Retenciones
Garantías / anticipos / FIC, deduplicadas por acta (MAX).
Anticipos
Valor de actas de anticipos; Saldo = Anticipos − Retención anticipos.
Descuentos en actas
SUM(Total Descuento) de los descuentos aplicados.
Vr unitario contratos
Ejecutado en actas / Cantidad de actas.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| contratos.contratos | 5.981 | Contratos y su resumen |
| contratos.actas | 116.362 | Actas por ítem (fila por ítem) |
| contratos.anticipos | 1.076 | Anticipos de contrato |
| contratos.descuentos_actas | 6.437 | Descuentos aplicados en actas |
| contratos.polizas | 21 | Pólizas (una por contrato) |
| contratos.detalle_insumo | 11.370 | Detalle de insumos del contrato |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Órdenes de compra, pedidos, cotizaciones y tiempos del ciclo de abastecimiento.
📐 Medidas y fórmulas clave
Valor / Cant OC
SUM(Valor Total) y Cantidad comprada por orden.
Pendiente por OC
Cant/Vr = OC − Entradas + Devoluciones, excluyendo OC 'Cerrada'.
Pendiente por pedido
Cant Pedida − Cant OC, excluyendo pedidos rechazados.
Cotizaciones
Vr Unitario+IVA; estado Vigente/Vencida según fecha de vigencia.
Tiempos
% pedidos comprados a tiempo; tiempo compra (pedido→OC) y entrega (OC→EA).
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| compras.ordenes_compra | 17.014 | Órdenes de compra |
| compras.pedidos | 14.330 | Pedidos de proyecto |
| compras.cotizaciones | 2.108 | Cotizaciones de proveedores |
| compras_resumen | 3.108 | Resumen de compras |
| precios.oc_historico | 8.384 | Histórico de precios por OC |
| pedidos_pendientes | 853 | Pedidos sin comprar |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Entradas, salidas, devoluciones, traslados e inventario físico del almacén.
📐 Medidas y fórmulas clave
Movimientos por tipo
EN, SA, DV, AP, AI, TS, TE = SUM(Cantidad) por tipo; RE usa tipo 'DO'.
Stock
STOCK = EN+SA+RE+DV+AI+TS+TE (cantidades con signo).
Unitario EA promedio
SUM(Total)/SUM(Cantidad) de las entradas (tipo EN).
Inventario (valor)
SUM(Total). Es el inventario FÍSICO del almacén, no V = I−C.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| almacen.entradas | 16.888 | Entradas de almacén |
| almacen.salidas | 53.525 | Salidas de almacén |
| almacen.inventario | 75.045 | Inventario físico |
| almacen.devoluciones | 262 | Devoluciones a proveedor |
| almacen.traslados | 993 | Traslados entre bodegas |
| almacen.trazabilidad | 22.320 | Trazabilidad de movimientos |
| inventario_resumen | 111 | Resumen de inventario |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Actas de avance cliente = ingreso de obra (ADPRO). Estados, facturación y avance por ítem.
📐 Medidas y fórmulas clave
Estados de acta
82 = Aprobada (Facturado, F) · 81 = Preaprobada (Sin facturar, SF) · 80 = Generada (A facturar, AF).
Ejecutado (E)
SUM(Valor Total) de las actas. Por facturar = E − F.
Retegarantía (R)
Valor Total × % reteg del capítulo, solo estado 82.
Provisión impuestos (P)
(Reteg + AF + SF) × % impuestos del proyecto (fallback 12,5%).
% Avance ítem
Cantidad ejecutada / Cantidad proyectada del ítem.
Vr unitario venta
Promedio del valor unitario de venta.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| ejecutado.actas_cliente | 13.766 | Actas de avance cliente |
| ejecutado_resumen | 401 | Resumen de ejecutado |
| avance_obra | 67 | Avance físico/financiero |
| rentabilidad | 67 | Rentabilidad por proyecto |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Utilidad por ítem, capítulo e insumo. Es el corazón del control de costos y donde se detectan los ítems a pérdida.
📐 Medidas y fórmulas clave
Utilidad sobre facturado
U% = (F−C)/F y U% = (F−I)/F.
Utilidad sobre ejecutado
U% = (E−C)/E · Util Actual = (E−C−P)/E · (E−I−P)/E. P = provisión de impuestos.
Ítems a pérdida
U% < 0. Los ítems sin ejecución muestran −∞ (menos infinito).
Inventarios (E/M)
Equipos = V con tipo insumo 'E'; Materiales = V − Equipos.
Rendimientos
Rend(C/E) = Cant.C / Cant Ejec; %Desviación APU = Rend(C/E)/Rend APU proy − 1.
Stock cantidad
Cant invertida − Cant consumida.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| informe | 54.477 | Matriz de utilidad por ítem/capítulo/insumo |
📸 Captura del tablero
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🎯 QUÉ MUESTRA
Estados financieros, estado de resultados, bancos, facturación y flujo de caja (área contable AYF).
📐 Medidas y fórmulas clave
Sin cierre (SC)
Excluye Tipo Documento 'CA' (cierre anual). Es el modo por defecto.
Estado de resultados
Crédito − Débito de cuentas con TIPO INFORME = 'Estado de resultados'.
Estados financieros
Activo/Pasivo/Patrimonio acumulado por clase de cuenta.
Bancos
Cuenta nivel 2 = 11 (bancos) y 12 (fiducias); Ingresos = Débito SC, Egresos = −Crédito SC.
Facturación
De Movimientos FV+NC: subtotal, IVA, retenciones, autorretención y rete anticipos.
Flujo de caja
Ingresos/egresos de cuenta nivel 2 = 11; saldo acumulado por fecha.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| contable.eeff | 62.689 | Estados financieros |
| contable.pyg | 139.089 | Pérdidas y ganancias |
| contable.movimientos | 402.000 | Movimientos contables |
| contable.bancos | 6.596 | Movimientos de bancos |
| contable.cxc / cxp | 2.522 / 9.498 | Cuentas por cobrar / pagar |
| cxc_aging / cxp_aging | 729 / 1.553 | Antigüedad de cartera |
| contable.flujo_caja | 521 | Flujo de caja |
📸 Captura del tablero
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Se agregará próximamente
🎯 QUÉ MUESTRA
Nómina y costos laborales (base SALOMON): salarios, prestaciones, seguridad social e indicadores de RRHH.
📐 Medidas y fórmulas clave
Valor desprendible
SUM(valor) con los filtros del modelo (origen ≠ 99, centros y tipos excluidos).
Composición salarial
Salario, horas extras, recargos, aux. de transporte e indemnizaciones por tipo de concepto.
Seguridad social
ARP 6,96% · Pensión 12% · Caja 4% (sobre Salario+HE+Recargos).
Prestaciones
Cesantías e intereses 8,33%/1% · Vacaciones 4,17% · Prima 8,33%.
Factor prestacional
%FP = Total general / Salario.
Indicadores RRHH
Conteo de empleados, edad, activos/retirados, % rotación, incapacidades y ausentismo.
🔌 Endpoints del DataMart (API)
| Endpoint | Filas | Contenido |
|---|---|---|
| nomina.desprendible | 91.310 | Desprendibles de nómina |
| nomina.hoja_vida | 1.987 | Hoja de vida del trabajador |
| nomina.afiliaciones | 1.987 | Afiliaciones (EPS/AFP/ARL...) |
| nomina.ausentismo | 3.746 | Ausentismos e incapacidades |
📸 Captura del tablero
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Contratos sin valor fijo: servicios públicos, caja menor, nómina, pagos únicos. NO afectan el aseguramiento del presupuesto.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué son?
Contratos que no tienen valor fijo. Se usan para pagos únicos (servicios públicos, nóminas, proveedores de servicios) y manejo de caja menor. Son bolsas de recursos — recomendados para pagos únicos.
B📍 Acceso
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos / Contratos generales. Requiere tener un proyecto seleccionado.
C✅ Prerrequisitos
Contratistas creados previamente. Consecutivos iniciales asignados en ADPRO / Mantenimiento/Proyecto/Consecutivos iniciales. Proyecto seleccionado.
D🔍 Filtros de consulta
Contrato N°, Contratista, Tipo Contrato, Estado (Abierto/Cerrado/Preaprob./Aprob.) y Descripción. Búsqueda parcial en Contratista y Descripción.
🎬 Demostración de referencia
📸 Contratos generales — pantalla general
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Bolsa de recursos
Contratos generales = bolsas. Sin restricción activa el sistema permite sobrepasar el valor (solo advierte).
Contratista no editable
Una vez guardado el contrato, el contratista NO se puede cambiar. Para cambiarlo: eliminar y volver a crear.
Cambio de fecha final
En contratos aprobados con actas, solo se permite cambiar la fecha final — el contrato queda desaprobado.
No aplica Otrosí
Los contratos generales NO permiten manejo de Otrosí por fecha — eso es exclusivo de grupos y todo costo.
Variable ConVrMaxGeneral
Cada empresa configura el valor máximo de creación desde el Maestro ADPRO de configuración.
Retefuente automática
Según el Tipo de Contrato, el sistema calcula automáticamente la retención en la fuente al contratista.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Clic en el ícono Nuevo
En la consulta de contratos, clic en 📄 Nuevo. Primero define el tercero (contratista) al que se imputará el contrato.
2Seleccionar el contratista
Busca y selecciona el contratista, luego Aceptar. Una vez creado el contrato, el contratista no se puede cambiar.
3Diligenciar campos obligatorios
Valor (numérico), Tipo Contrato (define retefuente), Descripción y Forma de Pago. El consecutivo se asigna solo al completarlos.
4Asignar las fechas
Fecha Inicio (hoy por defecto) y Fecha Final (cierre del contrato), ambas seleccionables desde el calendario.
5Configurar retenciones
Anticipo: % entre 1-100 para retener en cada acta. Garantías: % aplicado tras el IVA. El AIU no aplica en generales.
6Activar casillas especiales
Caja Menor: las actas exigirán NIT del tercero. No generar pago: omite pago contable (útil con ERP integrado).
7Guardar el consecutivo inicial
💾 Guardar es obligatorio solo para fijar el consecutivo inicial. Después, los cambios se guardan automáticamente.
8Completar campos opcionales
Contrato Ref. para migraciones, Observaciones hasta 4000 caracteres y Campos adicionales según configuración del proyecto.
🎬 Demostración de referencia
🎬 Crear contrato general — pantalla animada
🛠️ ACCIONES DISPONIBLES
⬅️ Regresar
Volver a la consulta anterior.
📄 Nuevo
Activa la creación de un nuevo contrato desde el panel central.
🖨️ Imprimir
Gestor de impresión con opciones: General · Adjuntos contrato.
📎 Adjuntos
Agregar o suprimir archivos adjuntos (extensiones permitidas en ADPRO).
🗑️ Eliminar
Solo si el contrato NO tiene pólizas, actas o aprobaciones en firme.
➕ Campos adicionales
Información personalizada por empresa (config: Campos adicionales).
🔄 Refrescar
Actualizar información del registro durante elaboración o edición.
🔍 Auditoría
Historial de cambios del contrato en su ciclo de ejecución.
👤 Información del contratista
Consulta los datos de contacto del tercero asignado.
🔽 Contraer / Expandir
Optimizar espacio de trabajo ocultando detalles.
🔒 Cerrar contrato
Iguala el valor del contrato al consumido efectivo en actas.
🔓 Abrir contrato
Reabre un contrato cerrado para nuevos cambios o actas.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Seleccionar el contratista
Abre el formulario de contrato general y elige el tercero responsable del fondo de caja menor. Puede ser un empleado autorizado o un proveedor.
2Diligenciar valor, tipo y fechas
Ingresa el valor del fondo, el tipo de contrato y las fechas de inicio y fin. Estos campos son obligatorios igual que en cualquier contrato general.
3Configurar retenciones estándar
Diligencia las retenciones aplicables (IVA, RTF, ICA, etc.) según el tercero y el tipo de operación. Estas retenciones se aplicarán a cada acta del contrato.
4Marcar la casilla Caja Menor
En el formulario, tildar la casilla Caja Menor ✓. Esto activa la obligación de diligenciar el NIT del tercero en cada acta y habilita la columna NIT en la tabla.
5Configurar la retención de anticipo al 100%
Para permitir el desembolso del fondo de caja menor, asignar 100% en el campo Retención de Anticipo. Sin este ajuste, el sistema no permite el giro del fondo.
🎬 Demostración de referencia
📸 Formulario con casilla 'Caja Menor' marcada
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · ❓ Qué es
Alternativa del Contrato General para manejar cajas menores. Cada detalle pagado debe justificarse con el NIT del tercero donde se realizó la compra.
B · 🧾 Actas por documento tributario
Al generar actas en caja menor es obligatorio diligenciar el NIT del tercero al que se le realizó la compra. El NIT va sin dígito de verificación.
C · 📋 Estructura del acta
Cada fila del acta genera pago a un ítem + insumo del presupuesto. En caja menor se adiciona la columna NIT al acta general.
D · 👥 Configuración del tercero
El NIT digitado debe corresponder a un tercero ya creado en la base de datos, configurado con su información tributaria.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Ingresar a la ruta de Contratos generales
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos generales. Requiere permisos asignados por el administrador del sistema SINCO.
2Consultar el contrato
Usa los filtros (consecutivo, tercero, tipo, fecha) para localizar el contrato general al que se le requiere cambiar el valor.
3Abrir el contrato
Seleccionar el contrato en el listado y abrir su detalle con doble clic o el botón Editar. El sistema carga el formulario con los campos disponibles.
4Editar el valor del contrato
Clic en el campo Valor: $, digitar el nuevo valor y presionar TAB para guardar el cambio. El campo se habilita sin importar el estado (Abierto, Preaprobado, Aprobado).
5Re-aprobar el contrato
Tras el cambio, el contrato queda en estado generado. Debe pasar nuevamente por el proceso de aprobación estándar de ADPRO. No se puede saltar la re-aprobación.
🎬 Demostración de referencia
📸 Panel con el campo Valor habilitado para edición
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · ❓ Propósito
Habilita el campo Valor para modificarlo sin importar el estado (Abierto, Preaprobado, Aprobado). Al cambiar, el contrato vuelve a estado generado.
B · ✅ Prerrequisitos
Configuración estándar de tope máximo activa. Nuevo valor ≥ valor ya consumido en actas y anticipos. Nuevo valor ≠ 0 (el sistema no guarda contratos con valor cero).
C · ⚠️ Validaciones del sistema
✅ 'Contrato desaprobado por cambio en el valor'. ❌ 'El valor del contrato no puede ser inferior al valor pagado en las actas'.
D · 🔍 Auditoría del cambio
Clic en ícono 🔍 Auditoría para ver el historial: Usuario, Fecha, Afectación, Valor Anterior, Valor Nuevo. Ideal para trazabilidad financiera.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Contratos con insumos agrupados por actividad presupuestal. Afectan los cortes de obra y el control del presupuesto proyectado.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
Grupo de contratación = serie de insumos asociados con una actividad del presupuesto. Un contrato puede contener múltiples grupos, cada uno con su propia descripción, cantidad y UM.
B⚖️ Vs. Contrato General
Contrato por grupos afecta cortes de obra + control de Presupuesto para cada actividad. Contrato General solo maneja bolsa de recursos.
C📍 Acceso
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos / Contratos por grupos. Proyecto seleccionado previamente.
D✅ Prerrequisitos
Contratistas creados, consecutivos iniciales asignados, proyecto seleccionado y presupuesto aprobado.
E🔍 Filtros de consulta
Contrato N°, Contratista, Tipo, Estado y Descripción. Búsqueda parcial en Contratista y Descripción.
🎬 Demostración de referencia
📸 Contratos por grupos — pantalla general
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Afecta control de presupuesto
Los contratos por grupos afectan el control de presupuesto en cada actividad a la cual se asignaron insumos.
Contratista no editable
Una vez guardado el contrato, el contratista NO se puede cambiar. Para cambiarlo: eliminar y recrear.
Migración: ítem = TEXTO
La columna Ítem del Excel de migración DEBE estar en formato texto. Formato numérico causa errores masivos.
Otrosí requiere re-aprobación
Cualquier otrosí (cantidad o fecha) desaprueba el contrato automáticamente — debe pasar por aprobaciones de nuevo.
AIU + IVA — régimen
El campo % IVA sobre Utilidad se activa según régimen del tercero (común/simplificado). Validar previamente.
Ninguna celda vacía
En la plantilla de migración, ninguna casilla puede quedar vacía — el sistema las marca como error.
Documentación contratista
Para M.O. y Suministro: RUT, Cámara de Comercio y Certificación Bancaria antes de crear el contrato.
Valor unitario contractual
El Vr. Unitario del detalle puede diferir del Maestro — puede ajustarse al precio pactado en el contrato específico.
Pólizas y otrosíes
Otrosíes (cantidad o fecha) cambian parámetros iniciales → revisar y actualizar pólizas relacionadas.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Hacer clic en Nuevo
En el panel central de la consulta, clic en 📄 Nuevo. El primer requisito es definir el tercero (contratista) sobre el cual se imputará el contrato.
2Seleccionar el contratista
Busca y selecciona el tercero → Aceptar. Ingresa al formulario de registro. Una vez guardado, el contratista no se puede cambiar.
3Capturar Contrato Ref. u Otro sí
Contrato Ref. se usa para migración de información existente. Otro sí informa el contrato de origen cuando se duplica el actual.
4Definir la Clase
Configurar el contrato como Contrato o Orden de trabajo, según corresponda al vínculo con el tercero.
5Activar No generar pago (si aplica)
Activar cuando el pago NO debe generar registro contable en ADPRO (útil para proyectos con ERP externo integrado).
6Configurar % Incumplimiento y Retenciones
% Incumplimiento: 0-100% a cobrar si hay incumplimiento. Ret. Garantías: % tras el IVA. Ret. Anticipo: 1-100% por cada acta.
7Ingresar el AIU
Administración, Imprevistos y Utilidad. Porcentajes destinados a gastos administrativos, imprevistos y utilidad declarada por el contratista.
8Ajustar % IVA sobre Utilidad
Porcentaje de IVA aplicado sobre la utilidad. Se activa o desactiva automáticamente según el régimen (común/simplificado) del contratista.
🎬 Demostración de referencia
📸 Formulario de contrato por grupo
🛠️ ACCIONES DISPONIBLES
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Volver a la consulta anterior.
📄 Nuevo
Activar la creación de un nuevo contrato por grupo.
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Gestor de impresión con: Contrato, Adjuntos, Otrosí.
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🔍 Auditoría
Historial de cambios del contrato en su ciclo.
👤 Info contratista
Datos de contacto del tercero.
🔽 Contraer / Expandir
Optimizar espacio de trabajo.
🔒 Cerrar contrato
Iguala valor del contrato al consumido en actas.
🔓 Abrir contrato
Reabrir para nuevos cambios o actas.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Ir a Detalles del grupo y buscar el ítem
En la pestaña Detalles, buscar el ítem del presupuesto (actividad) al que se asociará el detalle. Puedes escribir el código o seleccionarlo desde el desplegable.
2Seleccionar insumo y definir cantidad
Elegir el insumo relacionado a la actividad del contrato. Definir la cantidad del detalle — generalmente 1 (representa el servicio/producto a contratar).
3Definir el valor unitario de la actividad
Dos formas equivalentes:
(a) Ingresar el costo directo — el sistema calcula AIU + IVA automáticamente.
(b) Ingresar el valor unitario final (con AIU + IVA) — el sistema hace regresión y separa los componentes.
(a) Ingresar el costo directo — el sistema calcula AIU + IVA automáticamente.
(b) Ingresar el valor unitario final (con AIU + IVA) — el sistema hace regresión y separa los componentes.
4Ir a Grupos del contrato y validar
El sistema crea automáticamente un nombre de grupo provisional con la estructura presupuestal. Validar/modificar el nombre — es el que se usará en la plantilla de contrato enviada al contratista. Validar la UM y la cantidad a ejecutar. ⚠️ La cantidad no puede superar el saldo "por asegurar" (ver aclaración D).
🎬 Demostración de referencia
📸 Flujo completo: detalles → valor unitario → grupo
💡 ACLARACIONES Y CONCEPTOS
A · 📦 Qué es un grupo
Conjunto de detalles (insumos) que conforman una plantilla de contrato. Es la unidad que se envía al contratista. Un contrato puede tener varios grupos.
B · ✏️ Nombre del grupo
Por defecto el sistema lo genera desde la estructura presupuestal. Puede modificarse — este nombre es el que aparece en la plantilla que firma el contratista.
C · 💰 Valor unitario — 2 modos
Costo directo → sistema añade AIU + IVA. Valor final → sistema hace regresión y desglosa los componentes. Ambos modos llegan al mismo resultado.
D · 📊 Saldo "por asegurar"
Límite de cantidad del detalle:
Proyectado − Contratado − Comprado. El sistema no permite superar este saldo — protege el presupuesto del insumo.
Proyectado − Contratado − Comprado. El sistema no permite superar este saldo — protege el presupuesto del insumo.
🅰️ Método A — Otrosí por cambio de cantidades
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Validar cuándo aplica
Contrato debe estar en estado Abierto, Cerrado o Por Aprobación. Solo contratos por Grupos y Todo costo. Trae cambio de valor e inicio y afecta pólizas.
2Acceder desde Grupos Contratación
En la pestaña Grupos Contratación, columna Cantidad, clic en el ícono Adicionales 🔢.
3Modificar las cantidades
Ventana con detalles del contrato y celdas de cantidad marcadas. Cambiar la cantidad y confirmar el número del otrosí.
4Agregar detalles
Clic en ícono Agregar detalles → el sistema confirma el otrosí y desaprueba el contrato para permitir modificación.
5Revisar en el gestor de impresión
Desde el gestor → apartado Otrosí → evidencia de los otrosíes realizados sobre el contrato.
🎬 Demostración de referencia
📸 Método A — Cambio de cantidades
🅱️ Método B — Otrosí por cambio de fechas
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Validar cuándo aplica
Contrato en estado Abierto, Cerrado o Por Aprobación. Solo Grupos y Todo costo. Implica nueva vigencia — afecta pólizas.
2Cambiar la Fecha Final
En el formulario del contrato → campo Fecha Final → seleccionar la nueva fecha desde el calendario.
3Confirmar el otrosí
El sistema pide confirmación → ventana de edición → confirma la nueva fecha de finalización → clic en Guardar y cerrar.
4Revisar generación automática
El sistema genera una ventana de confirmación que cierra en 5 segundos. El contrato cambia de estado y modifica la vigencia.
🎬 Demostración de referencia
📸 Método B — Cambio de fechas
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la Migración masiva
Desde la ventana del contrato, clic en el ícono de migración ubicado en la barra superior de herramientas. Se abre el cuadro de diálogo de migración masiva.
2Elegir el modo de migración
Dos opciones excluyentes:
🅰️ Opción A · Cantidad Inicial — los grupos/detalles entran como cantidad inicial del contrato.
🅱️ Opción B · Otrosí — los grupos entran con Cantidad Inicial = 0 y la cantidad migrada queda como Cantidad adicional (otrosí = último + 1).
🅰️ Opción A · Cantidad Inicial — los grupos/detalles entran como cantidad inicial del contrato.
🅱️ Opción B · Otrosí — los grupos entran con Cantidad Inicial = 0 y la cantidad migrada queda como Cantidad adicional (otrosí = último + 1).
3Descargar la plantilla de ejemplo
Dentro del cuadro, clic en el botón para descargar la plantilla en Excel. Contiene las columnas y el formato esperados por el sistema.
4Diligenciar la plantilla respetando las instrucciones ℹ️
Abrir el ícono ℹ️ Instrucciones del cuadro y seguirlas al pie de la letra:
• Columna Ítem en formato TEXTO.
• Ninguna casilla vacía.
• Un detalle por fila (grupo, ítem, insumo, cantidad, valor unitario).
• Columna Ítem en formato TEXTO.
• Ninguna casilla vacía.
• Un detalle por fila (grupo, ítem, insumo, cantidad, valor unitario).
5Subir la plantilla y revisar resultados
Cargar el Excel diligenciado en el sistema. Valida automáticamente: detalles con errores se resaltan en rojo con descripción en la columna Errores. Puedes migrar solo los correctos o corregir y resubir. 💡 Usa el ícono 🔍 para consultar el historial de migraciones.
🎬 Demostración de referencia
📸 Migración como Otrosí — Cantidad inicial en 0
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · 🎯 Alcance
Aplica a contratos nuevos y con ejecución. No aplica en estado Cerrado.
B · ⚠️ Desaprobación automática
Contratos Por Aprobación y Abierto se desaprueban — inician el flujo de aprobaciones nuevamente.
C · ✅ Validaciones del sistema
Al cargar: valida bloqueos e inconsistencias. Detalles con errores se resaltan en rojo con descripción en la columna Errores.
D · 🔀 Errores parciales
Si hay detalles con y sin errores, el usuario decide si migrar solo los correctos. El sistema pide confirmación.
E · 🔍 Auditoría
Ícono 🔍 muestra el historial de migraciones realizadas. Permite descarga del informe en Excel.
4.1
Solicitud de contrato por grupos
La responsabilidad de crear el contrato por grupos es de Obra, porque son quienes conocen el presupuesto. Obra arma el contrato como borrador a nombre del consorcio, configurando los grupos y detalles desde la estructura presupuestal, y lo envía a Compras. Compras se encarga de asignar el contratista real, ajustar precios unitarios, definir condiciones comerciales y aprobar el contrato.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1
Identificar el tipo de contratación
Definir si se requiere una Orden de Servicio (para costos indirectos: alquileres, servicios administrativos) o un Contrato formal de M.O./Suministro (con firma de representantes legales).
2
Obra reúne la información del presupuesto
Obra identifica los ítems, insumos, cantidades y valores base del presupuesto que van a contratarse. Es el insumo clave para armar los grupos del contrato.
3
Obra crea el contrato como borrador a nombre del consorcio
En SINCO, Obra crea el contrato con el Consorcio como contratista placeholder. Aquí configura los grupos y detalles (ítem · insumo · cantidad · valor unitario) según el presupuesto. Esta tarea es responsabilidad de Obra porque son quienes conocen el presupuesto.
4
Validar grupos y cantidades
Obra verifica que cada grupo tenga los ítems/insumos correctos y que las cantidades estén dentro del saldo "por asegurar" (Proyectado − Contratado − Comprado) de cada insumo. Ver pestaña Grupos y detalles.
5
Obra envía el contrato borrador a Compras
Obra notifica a Compras que el contrato está listo para la gestión comercial. Compras recibe el borrador con estructura de grupos ya completa.
6
Compras asigna contratista y ajusta condiciones comerciales
Compras busca y registra al contratista real (si es nuevo, crea el tercero con RUT, Cámara y cert. bancaria). Ajusta los precios unitarios según cotización y define las condiciones comerciales (plazos, anticipos, retenciones, pólizas).
7
Compras cambia el contratista y aprueba el contrato
Compras reemplaza el consorcio por el contratista real en el contrato y lo aprueba para que quede disponible en el proyecto. Queda listo para generar actas de corte y afectar el control presupuestal.
⚙️ REGLAS ESPECÍFICAS
📋 Orden de Servicio
Solo aplica para costos indirectos del proyecto (alquiler de oficinas, portátiles, laboratorios). No requiere contrato formal firmado.
✍️ Contrato M.O. / Suministro
Requiere contrato formal firmado por representantes legales. Define alcance y condiciones en detalle (suministros, M.O. civil, alquiler maquinaria pesada).
📎 Documentación mínima
Sin RUT, Cámara de Comercio y Certificación Bancaria, Compras no crea el tercero. Son requisitos obligatorios antes de avanzar.
💰 Cotización firmada
Para M.O. y Suministro debe adjuntarse cotización con precios y condiciones pactadas. Sin firma del tercero no se inicia el contrato.
📊 Presupuesto conocido
Obra debe conocer los ítems e insumos del presupuesto aprobado para que el gasto genere correctamente en ejecución.
🤝 Responsabilidad compartida
Obra apoya a Compras en la construcción de los grupos y detalles — es un trabajo colaborativo, no delegación unilateral.
📤 SALIDA DE ESTE PASO
Contrato por grupo creado en SINCOConsecutivo asignadoTercero validado y registradoGrupos y detalles configuradosListo para aprobación
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta, edición y creación de pólizas de seguros asociadas a cada contrato (cumplimiento, garantía, anticipo, estabilidad, etc.).
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué son?
Pólizas de seguros que respaldan los contratos del proyecto. Permiten control unificado de vigencias, valores asegurados y tipos de póliza.
B📍 Acceso
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos / Pólizas de contratos. Proyecto seleccionado previamente.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado y tipos de pólizas configurados desde
ADPRO / Mantenimiento/Contratos/Tipos pólizas.D🔍 Filtros de consulta
Contratista (parcial), Contrato N° (numérico), Tipo de Póliza (lista). Sin filtros se visualizan todas.
E👁️ Acceso rápido al detalle
Clic sobre el número del contrato en la tabla para acceder al detalle de cada póliza y consultar/editar.
🎬 Demostración de referencia
📸 Pólizas de contratos — pantalla general
🔄 ESTADOS DEL FLUJO DE PÓLIZAS
① · 📝 Solicitada
Estado inicial al registrar la póliza. Permite incluirla en las minutas del contrato como referencia, antes de recibir la póliza física.
② · 📥 Paso a Radicada
Al recibir la póliza física con soportes. Requiere obligatoriamente: Póliza N°, Comprobante N° y Aseguradora.
③ · ✅ Radicada
Póliza físicamente recibida y registrada con todos los datos. Lista para validación de vigencia y control.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Hacer clic en Nuevo
Panel central → ícono 📄 Nuevo. Primer requisito: definir el contratista y el contrato al cual se vinculará la póliza.
2Cargar contrato y seleccionar tipo
El sistema carga automáticamente los datos del contrato (fechas, contratista). Luego selecciona el Tipo de Póliza — el sistema trae Vigencia y Valor Asegurado según el maestro de pólizas.
3Ajustar amparo y vigencia
Modifica fechas y porcentajes según lo pactado en la póliza real. Ajuste manual permitido dentro de los límites configurados.
4Guardar la póliza (estado Solicitada)
Clic en 💾 Guardar → la póliza ingresa al sistema con estado inicial Solicitada, a la espera de la póliza física.
5Cambiar a Radicada con datos obligatorios
Al recibir la póliza real: cambia el estado a Radicada. Obligatorio diligenciar: Póliza N°, Comprobante N° y Aseguradora antes de guardar.
🎬 Demostración de referencia
📸 Formulario principal de Pólizas
🛠️ ACCIONES DISPONIBLES
⬅️ Regresar
Volver a la consulta anterior.
📄 Nuevo
Activar la creación de una nueva póliza.
💾 Guardar póliza
Dejar en firme cambios. Alerta en rojo indica cambios pendientes.
➕ Adicionar póliza
Desde la edición, activar la creación de un nuevo registro sin salir.
🗑️ Eliminar
Suprimir una póliza existente desde el panel principal.
🔍 Auditoría
Gestor de auditoría con historial de cambios de la póliza.
📋 CAMPOS DEL FORMULARIO
1📝 Tipo de Póliza
Seleccionar el tipo de póliza que se procederá a crear para el contrato. Configurable desde el maestro de Tipos de pólizas.
2🏷️ Póliza N°
Número asignado a la identificación de la póliza.
3🧾 Comprobante N°
Número del comprobante de pago que soporta la expedición. Obligatorio si la póliza pasa a estado Radicada.
4📅 Vigencia Desde
Carga la fecha inicial del contrato como base. Modificable en formato dd/mm/aaaa.
5📅 Vigencia Hasta
Carga la fecha final del contrato como tope. Modificable según se requiera.
6🏢 Aseguradora
Nombre de la aseguradora que expide la póliza.
📸 Imagen de referencia
📸 Detalle del formulario — Vigencia, Valor Asegurado y Porcentaje
7📊 Porcentaje Contrato
Porcentaje entre 1 y 100 que calcula automáticamente el valor asegurado.
8💰 Valor Asegurado
Directamente relacionado con el porcentaje. Al ingresar un valor, se recalcula el porcentaje.
9✅ Certificado Pago
Activar cuando el contratista entrega el certificado de pago de la póliza.
10📜 Certificado Póliza
Activar cuando se recibe el documento físico del certificado de la póliza.
11💬 Descripción
Campo para comentarios y observaciones del proceso de registro.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
1era validación del contrato generado. Cambia el estado Generado → Pre-aprobado. Requiere revisión del detalle antes de marcar la casilla Pre-aprobar.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
1era instancia de control secuencial. Sin preaprobación previa, el acta no puede pasar a Aprobación final.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Preaprobación de actas de avance cliente. Ruta distinta de Aprobación.
C🔄 Estado resultante
Generada → Preaprobada. Lista para avanzar a la instancia de Aprobación.
📸 Imagen de referencia
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, permisos al proyecto, actas en estado Generada.
E↩️ Reversar en orden inverso
Si el acta está aprobada y preaprobada: primero retirar la Aprobación, luego la Preaprobación.
F🗂️ Multi-proyecto
Por defecto carga el proyecto de sesión. Se pueden filtrar otros proyectos del usuario.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos / Aprobación de contratos / Preaprobación contratos. Proyecto previamente seleccionado.
2Aplicar filtros de consulta
Proyecto, Contratista, Contrato N°, Fecha Inicial. El check Solo por preaprobar está activo por defecto. Deshabilitarlo para ver registros pre-aprobados.
3Usar la barra Filtrar detalle
Permite ubicar un registro escribiendo el número de contrato, parte del nombre del contratista o la descripción.
4Visualizar el detalle
Clic sobre el número del contrato → abre el detalle completo para revisión antes de pre-aprobar.
5Marcar casilla Pre-aprobar
Una vez confirmada la información, marcar la casilla de la columna Pre-aprobar correspondiente al contrato.
6Confirmar con comentario
El sistema arroja mensaje de confirmación → posibilidad de incluir comentario u observación del proceso.
🎬 Demostración de referencia
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Sin preaprobación NO hay aprobación
El contrato debe pasar primero por esta instancia. Si se omite, no aparece en la pantalla de Aprobación final.
Revisar detalle antes de marcar
Clic en el N° de contrato para abrir la ficha completa. La preaprobación queda auditada con fecha, hora, usuario y comentarios.
Aprovechar el comentario
El comentario queda guardado en la auditoría. Útil para justificar la decisión ante revisiones posteriores.
Multi-proyecto
Si el usuario tiene varios proyectos, puede preaprobar registros de varios proyectos en un solo paso.
Reversión posible
Se puede retirar la preaprobación → contrato vuelve a Generado. Solo si NO está aprobado todavía.
Perfil MENOR
Si hay doble configuración de perfil (individual + grupal), el sistema toma el rango MÁS restrictivo.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
2da validación (final) tras la pre-aprobación. Cambia el estado Pre-aprobado → Aprobado. Habilita la operación financiera completa del contrato.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
2da instancia (final) de control. Requiere preaprobación previa. Tras aprobar, habilita causación contable y facturación.
B📍 Ruta
ADPRO / Ejecución / Aprobaciones / Aprobación de actas de avance cliente. Distinta de Preaprobación. Disponible en móvil.
C🔄 Estado resultante
Preaprobada → Aprobada. Habilita la causación contable del documento.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, acta previamente preaprobada y perfil autorizado.
E↩️ Reversar en orden inverso
Para deshacer: primero retirar la Aprobación, luego la Preaprobación.
F⚡ Habilitación
Acta aprobada → se puede facturar. Genera impactos en Rentabilidad y Ejecutado por periodo.
📸 Imagen de referencia
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder a la función
Ruta: ADPRO / Contratos / Contratos / Aprobación de contratos / Aprobación contratos. Disponible también desde celulares y tablets.
2Aplicar filtros de consulta
Proyecto, Contratista, Contrato N°, Fecha Inicial. El check Solo por Aprobar está activo por defecto. Deshabilitarlo para ver aprobados.
3Verificar requisito previo
Solo se listan contratos pre-aprobados pendientes de aprobación final. Sin pre-aprobación previa no aparecen.
4Visualizar el detalle
Clic sobre el número del contrato → abre el detalle completo para validación final.
5Marcar casilla Aprobar
Una vez confirmada la información, marcar la casilla de la columna Aprobar correspondiente al contrato.
6Confirmar con comentario
El sistema arroja mensaje de confirmación → posibilidad de incluir comentario u observación.
🎬 Demostración de referencia
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Sin aprobación NO hay operación
Contratos sin el flujo completo no generan anticipos, actas ni pagos. El consumo está bloqueado.
Reversión en orden inverso
Para deshacer: primero retirar Aprobación, luego Preaprobación. No se puede saltear el orden.
Revisar antes de aprobar
Clic en el N° de contrato para abrir el detalle completo antes de marcar. La aprobación queda auditada.
Restricción perfil MENOR
Si hay doble configuración de perfil, el sistema toma el rango MÁS restrictivo para evitar conflictos.
Incluir comentarios
Aprovechar el campo de observaciones — queda registrado en la auditoría y ayuda a justificar la decisión.
Aprobación móvil
La aprobación final se puede hacer desde celulares y tablets — útil para responsables en terreno.
Multi-proyecto
Usuarios con múltiples proyectos pueden ver y aprobar registros de varios proyectos en un solo paso.
Auditoría completa
Toda acción queda registrada: usuario, fecha, hora, tipo de movimiento y comentarios.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Actas de consumo de contratos generales. Registra pagos a ítem + insumo del presupuesto.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es un acta general?
Registro de pago del proyecto vinculado a un contrato general. Cada acta genera pagos a un ítem + insumo del presupuesto. Para caja menor: obligatorio diligenciar NIT del tercero.
B📍 Acceso
Ruta: ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Actas generales.
C✅ Prerrequisitos
Contratistas creados, proyecto seleccionado, contrato general en estado Abierto, ítem habilitado para consumos.
D🎯 Punto de partida
Seleccionar Contratista + Contrato N° antes de iniciar. 3 métodos: selector, código o parte del nombre.
E🔒 Restricción de edición
El acta debe estar en estado Generada y el contrato contar con todas sus aprobaciones para ser editable.
🎬 Demostración de referencia
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Confirmar con Agregar detalle
Sin clic en Agregar detalle, la línea NO se guarda. Es el paso más olvidado al crear actas.
Contrato debe estar aprobado
El contrato general debe tener TODAS sus aprobaciones para poder editar actas sobre él.
NIT sin dígito de verificación
Para caja menor: diligenciar el NIT del tercero SIN el dígito de verificación.
Ítem debe estar habilitado
Si un ítem no aparece en la búsqueda, revisa Estado de ítems — puede estar bloqueado para consumos.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Hacer clic en Nuevo
Tras seleccionar contratista y contrato, clic en el ícono 📄 Nuevo. Se activa el formulario del acta.
2Buscar y seleccionar ítem
Campo Buscar ítem: ingresa número o parte de la descripción y selecciona. Si no aparece, verifica que esté habilitado para consumos en Estado de ítems.
3Seleccionar insumo (proyectado o nuevo)
Elige de la lista de insumos proyectados del ítem. Para insumos no proyectados: desactivar la casilla e ingresar el nuevo código o descripción.
4Diligenciar UM, Precio y Base IVA
Al seleccionar insumo se cargan UM, Precio y Base IVA. Son los campos editables para definir el consumo del acta.
5Agregar el detalle
Confirmar con el ícono ➕ Agregar detalle. Solo así el sistema deja en firme el detalle y habilita una nueva fila. ⚠️ Sin este paso el detalle NO se guarda.
6Ajustar retenciones y caja menor
Ret. Anticipo, Garantías y FIC traen del contrato y son editables. Si es Caja Menor: obligatorio diligenciar NIT del tercero (sin dígito de verificación).
🎬 Demostración de referencia
🎬 Proceso: Crear Acta — Actas Generales
🛠️ OPCIONES Y ACCIONES DEL ACTA
💬 Observación por ítem
Columna Obs. para observación específica de cada detalle.
📝 Observaciones generales
Ícono Observaciones → hasta 500 caracteres de comentarios del acta.
💰 Otros Descuentos
Gestor para aplicar descuentos al contratista sobre el acta.
📎 Adjuntos
Adjuntar archivos complementarios. Se visualizan en la edición.
🔍 Auditoría
Historial de creación y modificación por cada línea del acta.
📋 Copiar detalles
Copiar de otra acta del mismo contrato. Sistema valida proyección.
🔄 Cambiar Contratista
Activa nueva selección de contrato/contratista para otra acta.
🖨️ Imprimir
Genera impresión del acta con los detalles ingresados.
➕ Crear nueva acta
Nueva acta en el mismo proyecto/contrato.
🗑️ Eliminar
Suprimir un acta existente.
💰 ACTA GENERAL PARA CAJA MENOR — PASO A PASO
1Seleccionar contratista y contrato de caja menor
Selecciona el contratista y busca el contrato general cuya descripción corresponda a la caja menor (ej: "Caja menor para Director", "Caja menor para Administración"). El contrato debe estar Abierto y con todas sus aprobaciones.
2Crear acta y buscar ítem + insumo
Clic en 📄 Nuevo. En Buscar ítem ingresa número o descripción, selecciona el ítem y luego el insumo proyectado. Si no está proyectado, desactiva la casilla y busca por código.
3Diligenciar NIT del tercero (OBLIGATORIO)
En la columna adicional, ingresa el NIT sin dígito de verificación del tercero asociado a la factura. El NIT debe existir en SINCO — si no lo acepta, solicita el RUT al proveedor y envíalo al área contable de CIMELEC para que creen el tercero. Este trámite es solo una vez por tercero.
4Ajustar precio y agregar detalle
Verifica UM, Precio y Base IVA contra el recibo/factura original. Clic en ➕ Agregar detalle para confirmar. ⚠️ Sin este clic el detalle NO se guarda. Repite pasos 2–4 por cada factura de la caja menor.
5Observaciones por cada línea
En la columna Obs. de cada detalle registra:
• Fecha del recibo o factura
• No. Factura
• Concepto básico (ej: papelería, transporte)
Ejemplo: "15/04/2026 — Fact. 4521 — Papelería para obra"
• Fecha del recibo o factura
• No. Factura
• Concepto básico (ej: papelería, transporte)
Ejemplo: "15/04/2026 — Fact. 4521 — Papelería para obra"
6Adjuntar soportes en PDF
Ícono 📎 Adjuntos → sube un PDF con todas las facturas/recibos escaneados. Organiza el PDF en el mismo orden que las líneas del acta para facilitar la conciliación contable.
7Verificar, programar y aprobar el acta
El sistema guarda automáticamente. Antes de continuar verifica: ✅ NIT en cada línea · ✅ Observaciones con fecha, No. factura y concepto · ✅ PDF adjunto · ✅ Valores coinciden con soportes. Luego procede a programar y aprobar el acta según el flujo de aprobaciones del proyecto.
🎬 Demostración de referencia
📋 REQUISITOS PARA ACTA DE CAJA MENOR
No amortizar si no es necesario
No amortizar la caja menor contra el fondo de caja menor a menos que sea estrictamente necesario: solo cuando exista un anticipo extraordinario que deba devolverse, o cuando se requiera cerrar la caja y devolver el fondo a la empresa.
Adjuntar soportes en PDF
Escanear todas las facturas y recibos en un solo PDF y adjuntarlo al acta con el ícono 📎 Adjuntos. Organizar en el mismo orden que las líneas del acta.
Observaciones en cada línea
Registrar en Obs.: Fecha del recibo, No. Factura y concepto básico. Permite al área contable cruzar cada línea del acta con su soporte en el PDF.
Tercero no existe en SINCO
Si el NIT no es aceptado, el tercero no está creado. Solicita el RUT y envíalo al área contable para que lo creen. Solo se hace una vez por tercero.
Contrato con check de caja menor
Los contratos de caja menor tienen un check especial activado al crearse. Esto habilita el campo de NIT adicional. Si no aparece, verificar con el administrador.
Orden = agilidad
Líneas del acta en el mismo orden que los soportes en el PDF. Revisión contable directa, sin cruce manual.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Actas de consumo de contratos por grupos. Cortes de obra amarrados al contrato con cantidades y valores específicos.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es un acta por grupos?
Registro y edición de actas de consumo para contratos por grupos. Los cortes al contratista están amarrados al contrato. Desde el acta se hace retención en garantía y amortización del anticipo.
B📍 Acceso
Ruta: ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Actas por grupos.
C✅ Prerrequisitos
Contratistas creados, proyecto seleccionado, contrato por grupo en estado Abierto.
D🎯 Punto de partida
Seleccionar Contratista + Contrato N° antes de iniciar. 3 métodos: selector, código o parte del nombre.
E📋 Vista de grupos
Al abrir el acta, el sistema siempre presenta la totalidad de los grupos contractuales. Se imputan consumos discrecionalmente.
🎬 Demostración de referencia
📸 Actas por grupos — pantalla general
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Contrato debe estar aprobado
El contrato por grupo debe estar Abierto y con todas las aprobaciones antes de crear actas.
IVA calculado automático
Al ingresar la cantidad, el sistema calcula el IVA automáticamente (si aplica) según configuración del contrato.
Cantidades faltantes visibles
El sistema muestra las cantidades pendientes por consumir del contrato — útil para control de avance.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Hacer clic en Nuevo
Tras seleccionar contratista y contrato, clic en ícono 📄 Nuevo. El sistema muestra todos los grupos del contrato.
2Imputar cantidades y revisar cálculos
Ingresa la cantidad a pagar por cada grupo. El sistema calcula automáticamente IVA (si aplica), Total del acta y cantidades faltantes del contrato.
3Ajustar retenciones
Ret. Anticipo y Ret. Garantías heredan del contrato. Son editables en el acta según lo pactado.
4Agregar observación y descuentos
En la columna Obs. ingresa observación puntual del ítem/insumo. El ícono junto a Otros Descuentos abre el gestor para aplicar descuentos al contratista.
5Agregar observaciones
En la columna Obs. de cada línea registra observaciones puntuales del detalle. Para observaciones generales del acta, usa el ícono 💬 Observaciones en la barra superior (hasta 500 caracteres).
6Adjuntar soportes
Ícono 📎 Adjuntos → sube los soportes del acta en PDF. Documentos típicos:
• Cuenta de cobro (si es persona natural)
• Memorias de cálculo
• Seguridad social (planilla de aportes)
• Cualquier otro soporte requerido por el contrato
• Cuenta de cobro (si es persona natural)
• Memorias de cálculo
• Seguridad social (planilla de aportes)
• Cualquier otro soporte requerido por el contrato
🎬 Demostración de referencia
📸 Acta por grupos — cantidades, IVA, total, faltantes
🛠️ OPCIONES Y ACCIONES DEL ACTA
💬 Observaciones generales
Hasta 500 caracteres de comentarios del acta completa.
📝 Observación puntual
Cuadro en columna Obs. de cada línea del grupo — observaciones por detalle.
💰 Gestor de descuentos
Ícono en barra superior — abre ventana para ingresar descuentos sobre el acta.
📎 Adjuntos
Archivos complementarios visibles directamente en la edición del acta.
🔍 Auditoría
Gestor de consulta con detalles de creación y modificación por línea.
📋 Copiar detalles
Copiar de otra acta del mismo contrato. Sistema valida proyección.
🔄 Cambiar Contratista
Activa nueva selección de contrato/contratista para otra acta.
🖨️ Imprimir
Genera impresión del acta con los detalles ingresados.
➕ Crear nueva acta
Nueva acta en el mismo proyecto/contrato.
🗑️ Eliminar
Suprimir un acta existente.
ℹ️ Info contrato/contratista
Consultar datos del contrato o del contratista vinculado.
🔢 Desplazamiento
Navegar entre las actas del contrato con botones anterior/siguiente.
📑 Índice
Vista general del índice de actas del contrato seleccionado.
✏️ Editar acta
Requiere estado Generada y contrato con todas las aprobaciones. Navegar con botones de desplazamiento.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
1era instancia de control del acta. Registra la fecha estimada de pago. Cambia el estado Generada → Programada.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
Programación = 1era instancia de control sobre un acta de corte. Registra la fecha estimada de pago.
B📍 Ruta específica
ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Programación de actas. Distinta de Aprobación final.
C🔄 Estado resultante
Al programar: Generada → Programada. Queda con fecha estimada de pago, lista para aprobación.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, semanas de pago configuradas, rangos de programación y perfil autorizado.
E👤 Quién programa
Usuario con perfil autorizado (típicamente responsable de cortes o interventoría).
F🎯 Impacto
Sin programación + aprobación no se genera CxP en A&F. Programar fija la semana contable.
📸 Programación de actas — Generalidades
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Programación de actas.
2Propósito
Consultar y programar la fecha estimada de pago de las actas generadas a contratistas. Es el primer paso para remitir al módulo Administrativo y Financiero.
3Filtros
Proyecto · Contratista · Factura · Fecha Inicial. Check Solo por Programar activo por defecto.
4Detalle del acta
Clic sobre número de acta → revisar detalle antes de programar.
5Fecha sugerida automática
Sistema calcula automáticamente semana y fecha de pago basándose en: fecha de generación del acta + plazo configurado en forma de pago del tercero.
💡 Ejemplo: 30 días = 30 días después de generada.
💡 Ejemplo: 30 días = 30 días después de generada.
6Marcar Programar
Confirmar semana y fecha → marcar casilla Programar. Sistema pide confirmación con comentario opcional.
7Estado
Al aceptar: acta cambia de Generada → Programada. Se deja activo el símbolo de programación 🗓️.
📸 Programación de actas — Paso a paso
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Sin aprobación NO se paga
Acta sin aprobar NO permite generación de CxP en el módulo A&F. Mantener flujo completo.
Reversión en orden inverso
Para deshacer: primero retirar Aprobación, luego Programación. No se puede saltear el orden.
Configurar semanas de pago
Si Programar está deshabilitado → configurar Generación Semanas antes de usar la función.
Fecha de pago automática
El sistema sugiere fecha según forma de pago del tercero (anticipado, 30/60/90 días). Usuario puede ajustarla.
Revisar antes de aprobar
Clic en número de acta → revisar detalle completo antes de marcar las casillas.
Incluir comentarios
Queda registrado en auditoría — útil para justificar decisiones de programación o aprobación.
Restricción perfil MENOR
Si hay doble configuración de perfil, el sistema toma el rango MÁS restrictivo.
3 pantallas disponibles
Combinada · Solo Programación · Solo Aprobación. Elegir según el flujo de la empresa (segregación de funciones).
🔍 AUDITORÍA Y TRAZABILIDAD
1Icono de auditoría
Clic sobre el icono 🔍 junto al acta → ventana emergente con línea histórica completa de movimientos del registro.
2Datos registrados
Usuario responsable · Fecha y hora · Tipo de movimiento · Comentarios consignados.
💡 Misma estructura para programación y aprobación.
💡 Misma estructura para programación y aprobación.
3Trazabilidad completa
Permite reconstruir toda la historia: quién programó, quién aprobó, reversiones, comentarios justificatorios.
4Orden inverso OBLIGATORIO
Para deshacer: 1° retirar Aprobación · 2° retirar Programación.
⚠️ No se puede retirar programación si sigue aprobada.
⚠️ No se puede retirar programación si sigue aprobada.
5Desde pantalla combinada
Si se usó la pantalla combinada: se pueden quitar ambas instancias firmes desde ahí.
6Configuración de perfiles
Si un usuario tiene perfil individual + el mismo perfil configurado independiente → sistema toma la restricción MENOR para evitar conflictos.
7Programar deshabilitado
Si la casilla Programar aparece deshabilitada → faltan semanas de pago configuradas en ADPRO / Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas.
💡 Validar configuración de semanas antes de operar.
💡 Validar configuración de semanas antes de operar.
📸 Programación de actas — Auditoría
⚠️ REFERENCIAS RÁPIDAS
⚠️ Orden crítico de reversión
1° Retirar Aprobación (si está aprobada) → 2° Retirar Programación. No se puede retirar la programación si el acta sigue aprobada.
🧮 Cálculo de fecha de pago
Variables: Fecha de generación del acta + Forma de pago del tercero (anticipado / 30 / 60 / 90 días). Ejemplo: Forma de pago Anticipado + Acta 20/09/2022 → Pago sugerido 20/09/2022 (Semana 38). Forma de pago 30 días → Pago sugerido 21/10/2022 (Semana 42).
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
2da instancia (final) tras la programación. Cambia el estado Programada → Aprobada. Habilita la causación contable y la generación de CxP en A&F.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué es?
Aprobación = 2da instancia (final) de control sobre un acta programada. Autoriza la generación contable (CxP en A&F).
B📍 Ruta específica
ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Aprobación de actas. Requiere programación previa.
C🔄 Estado resultante
Al aprobar: Programada → Aprobada. Habilita la causación contable.
D✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, acta previamente programada, rangos de aprobación configurados y perfil autorizado.
E👤 Quién aprueba
Usuario con perfil autorizado (típicamente gerencia o líder de área). Distinto del programador.
F⚡ Habilitación
Acta aprobada → genera CxP en A&F para pago contable. Sin aprobación, el acta no avanza.
📸 Aprobación de actas — Generalidades
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Acceder
Ruta: ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Aprobación de actas.
2Propósito
Consultar actas programadas y aprobarlas para pago. Segunda instancia del flujo — autorización final para liberar pago.
3Filtros
Proyecto · Contratista · Factura · Fecha Inicial. Check Solo por Aprobar activo por defecto.
4Requisito previo
Solo se listan actas Programadas. Sin programación previa no aparecen aquí.
💡 Orden estricto: Generada → Programada → Aprobada.
💡 Orden estricto: Generada → Programada → Aprobada.
5Revisar detalle
Clic sobre número de acta → validar fecha de pago, detalle y montos.
6Marcar Aprobar
Confirmar semana y fecha estimada → marcar casilla Aprobar. Sistema pide confirmación con comentario.
7Estado final
Al aceptar: acta cambia de Programada → Aprobada. Se deja activo el símbolo de aprobación ✅.
8Habilitación contable
Acta aprobada = liberada para que el módulo Administrativo y Financiero genere la cuenta por pagar y ejecute el pago.
📸 Aprobación de actas — Paso a paso
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Sin aprobación NO se paga
Acta sin aprobar NO permite generación de CxP en el módulo A&F. Mantener flujo completo.
Reversión en orden inverso
Para deshacer: primero retirar Aprobación, luego Programación. No se puede saltear el orden.
Configurar semanas de pago
Si Programar está deshabilitado → configurar Generación Semanas antes de usar la función.
Fecha de pago automática
El sistema sugiere fecha según forma de pago del tercero (anticipado, 30/60/90 días). Usuario puede ajustarla.
Revisar antes de aprobar
Clic en número de acta → revisar detalle completo antes de marcar las casillas.
Incluir comentarios
Queda registrado en auditoría — útil para justificar decisiones de programación o aprobación.
Restricción perfil MENOR
Si hay doble configuración de perfil, el sistema toma el rango MÁS restrictivo.
3 pantallas disponibles
Combinada · Solo Programación · Solo Aprobación. Elegir según el flujo de la empresa (segregación de funciones).
🔍 AUDITORÍA Y TRAZABILIDAD
1Icono de auditoría
Clic sobre el icono 🔍 junto al acta → ventana emergente con línea histórica completa de movimientos del registro.
2Datos registrados
Usuario responsable · Fecha y hora · Tipo de movimiento · Comentarios consignados.
💡 Misma estructura para programación y aprobación.
💡 Misma estructura para programación y aprobación.
3Trazabilidad completa
Permite reconstruir toda la historia: quién programó, quién aprobó, reversiones, comentarios justificatorios.
4Orden inverso OBLIGATORIO
Para deshacer: 1° retirar Aprobación · 2° retirar Programación.
⚠️ No se puede retirar programación si sigue aprobada.
⚠️ No se puede retirar programación si sigue aprobada.
5Desde pantalla combinada
Si se usó la pantalla combinada: se pueden quitar ambas instancias firmes desde ahí.
6Configuración de perfiles
Si un usuario tiene perfil individual + el mismo perfil configurado independiente → sistema toma la restricción MENOR para evitar conflictos.
7Aprobar deshabilitado
Si la casilla Aprobar aparece deshabilitada → faltan semanas de pago configuradas o el acta no está programada.
💡 Validar configuración de semanas y estado del acta antes de operar.
💡 Validar configuración de semanas y estado del acta antes de operar.
📸 Aprobación de actas — Auditoría
⚠️ REFERENCIAS RÁPIDAS
⚠️ Orden crítico de reversión
1° Retirar Aprobación (si está aprobada) → 2° Retirar Programación. No se puede retirar la programación si el acta sigue aprobada.
🧮 Cálculo de fecha de pago
Variables: Fecha de generación del acta + Forma de pago del tercero (anticipado / 30 / 60 / 90 días). Ejemplo: Forma de pago Anticipado + Acta 20/09/2022 → Pago sugerido 20/09/2022 (Semana 38). Forma de pago 30 días → Pago sugerido 21/10/2022 (Semana 42).
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Registro y edición de anticipos para los diferentes contratos existentes en ADPRO. Los anticipos son independientes por proyecto. Requieren contrato previamente aprobado y abierto.
💡 GENERALIDADES Y MODOS DE USO
A❓ ¿Qué son?
Registro y edición de anticipos para los contratos existentes en ADPRO. Atados a un contrato específico y un proyecto.
B📍 Ruta
ADPRO / Contratos / Cortes de Proyecto / Anticipos. Independiente por proyecto. Por defecto carga proyecto de sesión.
C✅ Prerrequisitos
Proyecto seleccionado, contrato con todas sus aprobaciones, contrato en estado Abierto.
D🚫 Límites
No se puede anticipar más de lo configurado. El % máximo = Retención Anticipo del contrato.
E🔄 Control dual
Los anticipos generados se validan en Programación y luego en Aprobación — misma lógica que las actas.
F🏁 Estado inicial
Al crear queda en estado Generado. Solo en este estado permite ediciones y eliminaciones.
🔧 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Independencia por proyecto
Carga por defecto el proyecto de sesión. Para otro proyecto, aplicar el filtro respectivo.
Valor o porcentaje
Se puede ingresar el valor directo o el %. El sistema calcula el otro automáticamente.
Adjuntos y auditoría
Aprovechar el registro de observaciones, adjuntos y auditoría — quedan trazables para cualquier revisión posterior.
🎬 Demostración de referencia
➕ Crear y editar anticipos — paso a paso
1Seleccionar contratista
Campo Contratista: tres métodos — seleccionar del selector · ingresar código · escribir parte del nombre y elegir del menú.
2Seleccionar contrato
Contrato N°: ingresar el código del contrato O parte de la descripción y escoger de la lista filtrada por el contratista.
3Crear nuevo
Clic en el ícono Nuevo para activar el formulario del anticipo.
4Fecha
Al presionar Nuevo Anticipo aparece la fecha actual. Cambiar desde el ícono de calendario si se requiere otra fecha.
5Valor del anticipo
Casilla Anticipos: escribir el valor numérico. Alternativa: ingresar el porcentaje — el sistema calcula el valor automáticamente.
6Factura
Factura N°: número + fecha de factura. La fecha de vencimiento se estima según la configuración del tercero.
7Editar anticipo
Seleccionar contratista + contrato → aparecen los anticipos existentes. Navegar con los botones de desplazamiento. Editar solo si está en estado Generado y contrato Abierto.
💡 Si ya está programado o aprobado, primero reversarlo.
8Imprimir
Ícono Imprimir: genera el reporte del anticipo consultado con todos los detalles.
🎬 Demostración de referencia
1Cambiar contratista/contrato
Ícono para activar una nueva selección de contrato y contratista sin salir del formulario.
2Imprimir
Genera impresión del acta con los detalles ingresados.
3Crear nueva acta
Nuevo anticipo en el proyecto y contrato que se encuentre trabajando.
4Eliminar
Suprimir un anticipo. Solo disponible en estado Generado.
5Observaciones
Ventana para comentarios u observaciones del anticipo. Máximo 500 caracteres.
6Adjuntos
Adjuntar archivos complementarios al anticipo. Se visualizan en la edición de cada anticipo.
7Auditoría
Consulta de detalles de creación y modificación por cada detalle del anticipo — usuario, fecha/hora, tipo de movimiento.
8Info contrato
Ventana con información general del contrato: porcentajes de AIU, tipo de contrato, fechas inicio y fin.
9Info contratista
Información general de contacto del tercero seleccionado.
10Desplazamiento
Botones para navegar entre los diferentes registros de anticipos del contrato.
11Índice
Visualiza el tipo y la secuencia de las actas generadas en el contrato.
📸 Imagen de referencia
🖼️
Espacio reservado para imagen
Se agregará próximamente
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Migración masiva desde Excel de actas generales hacia el sistema. Permite cargar múltiples actas en un solo proceso, con validación previa de estructura y datos.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Descargar la plantilla Excel
Desde el ícono correspondiente descarga la plantilla ejemplo. Úsala como base para evitar errores de estructura.
2Diligenciar los campos obligatorios
Completa Proyecto, Contrato, Fecha, NIT, Ítem, Insumo, Cantidad, VrUnit, BaseIva, IVA y Comentarios. Todos son obligatorios.
3Subir el archivo al sistema
Clic en el ícono de carga y selecciona el Excel diligenciado. El sistema valida automáticamente contra la base de datos.
4Revisar las validaciones
Si hay errores, las celdas se marcan en rojo con descripción. Si todo está correcto, aparece pantalla de confirmación.
5Confirmar la migración
Confirma la carga desde el botón de migración. Puedes migrar solo los correctos o corregir todo el Excel y reintentar.
🎬 Demostración de referencia
📸 Plantilla Excel — columnas para migración
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · 📍 Ruta y acceso
ADPRO / Contratos / Cortes de proyecto / Migración de actas generales. La migración es única para toda la empresa.
B · 📋 Prerrequisitos del archivo
Solo .xls o .xlsx. Hoja debe llamarse ActasGenerales. Primera fila = títulos (no modificar).
C · 🗂️ Campos y formatos
Fechas en DD/MM/YYYY. Comentarios máx. 100 caracteres. NIT sin DV: caja menor = tercero, sin caja menor = contratista.
D · 📅 Generación de actas
Misma fecha + mismo contrato = 1 sola acta. Fechas diferentes = múltiples actas. Permite migrar a varios proyectos a la vez.
E · 🔒 Restricción de contrato
El contrato debe estar creado, aprobado y activo. NO aplica en cerrados, en aprobación o vencidos.
F · 🧮 Cálculos automáticos
Ret. garantía, Ret. FIC y amortización de anticipos se calculan automáticamente. Los descuentos los aplica el usuario después.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Migración masiva desde Excel de actas por grupos (cortes de obra amarrados al contrato con cantidades y valores) hacia el sistema.
📋 QUÉ HACER — PASO A PASO
1Descargar la plantilla Excel
Desde el ícono correspondiente descarga la plantilla ejemplo. Úsala como base para evitar errores de estructura.
2Diligenciar los campos obligatorios
Completa Proyecto, Contrato, Fecha_acta, Grupo, Ítem y Cantidad. Todos obligatorios. Formato de fechas DD/MM/YYYY.
3Subir el archivo al sistema
Clic en el ícono de carga y selecciona el Excel. El sistema valida estructura y contra la base de datos.
4Revisar las validaciones
Si hay errores, las celdas se marcan en rojo con descripción específica. Si todo está correcto, pasa a confirmación.
5Confirmar la migración
Confirma la carga. Opción de migrar solo los correctos o corregir todo el archivo y reintentar.
🎬 Demostración de referencia
📸 Plantilla Excel — actas por grupos
💡 ACLARACIONES Y USOS
A · 📍 Ruta y acceso
ADPRO / Contratos / Cortes de proyecto / Migración de actas por grupos. Proceso único para la empresa.
B · 📋 Prerrequisitos del archivo
Solo .xls o .xlsx. Hoja debe llamarse ContratosGrupos. Primera fila = títulos (no modificar).
C · ⚠️ Una acta por contrato
Por cada contrato se genera UNA SOLA acta — relaciona todos los grupos con la misma fecha. Varias fechas por contrato = error.
D · 🔒 Restricción de contrato
El contrato debe estar creado, aprobado y activo. NO aplica en cerrados, en aprobación o vencidos.
E · 🧮 Cálculos automáticos
Ret. garantía, Ret. FIC y amortización de anticipos se calculan automáticamente. Descuentos post-migración por el usuario.
F · 🌐 Multi-proyecto
La migración permite hacer a varios proyectos simultáneamente relacionando el código del proyecto en el Excel.
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Listado general de contratos del proyecto. Muestra N°, descripción, contratista, valor original, adicional y total.
📋 Listado contratos
1Qué muestra
Consulta de todos los contratos registrados por proyecto con: valor original, adicional (otrosíes) y total.
💡 Informe de alto nivel — ideal para vista gerencial.
2Ruta
ADPRO / Contratos/Informes/Informes contratos → Tipo de informe: Listado contratos.
3Filtros
Clase de Contrato: General, Por Grupo, Todo Costo. Estado Contrato: Abierto o Cerrado.
📊 Columnas del reporte
4Contrato N° · Descripción
Consecutivo automático + resumen del alcance de cada contrato.
5Contratista
Tercero responsable de la ejecución.
6Vr Original
Valor inicialmente contratado (excluye variaciones positivas o negativas).
7Vr Adicional
Totaliza las variaciones (+/-) registradas: otrosíes por cantidad, cambios.
💡 Suma algebraica de todos los otrosíes.
8Vr Contrato
Valor actual y total = Original + Adicional.
9Imágenes
Carga los archivos que fueron adjuntados en el contrato — visibles desde el informe.
10Exportación
Iconos 🖨️ Imprimir y 📊 Excel disponibles en la barra superior.
📸 Informe Listado contratos — columnas: N°, Descripción, Contratista, Vr Original, Adicional, Total
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Ficha detallada de cada contrato: actividades, insumos, terceros. Filtros por tercero, insumos y rango de fechas.
📑 Contratos detallado
1Qué muestra
Detalle de contratos generados (Generales, Por grupo y Todo costo) con el contratado de cada actividad.
💡 Ideal para auditoría detallada por ítem/insumo.
2Ruta
ADPRO / Contratos/Informes/Informes contratos → Tipo de informe: Contratos detallado.
🔍 Filtros disponibles
3Tercero
Ingresar código, NIT o parte del nombre → sistema lista los terceros coincidentes.
4Insumos
Ingresar código, descripción o parte de la misma → lista insumos coincidentes.
5Rango de fecha
Ingresar fecha inicial y final en que se realizaron los contratos y actas para establecer el intervalo de consulta.
📋 Contenido del reporte
6Ficha principal
Cada columna detalla los campos registrados desde la ficha principal de contratos + los adicionales.
💡 Incluye datos del contrato + detalles de actividad.
7Exportación
Iconos 🖨️ Imprimir y 📊 Excel para compartir con auditoría o contabilidad.
📸 Contratos detallado — campos de la ficha principal + actividades
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Informe de liquidación de contratos: valor sin adicional, adicionales, acumulado, anticipos, saldos y faltante.
💼 Informe Liquidación de contratos
1Qué muestra
Contratos generados discriminados por clase con los conceptos y valores más relevantes. Panorama consolidado por contrato y clase en el proyecto.
💡 Optimiza análisis durante ejecución y posterior liquidación/cierre en SINCO ADPRO.
2Ruta
ADPRO / Contratos/Informes/Informe liquidación de contratos.
3Filtros
Proyecto · Tipo de informe · Tercero · Contratos · Clase de contrato · Rango de fecha. Los filtros son combinables para consultas más precisas.
📊 Columnas del informe
4Contrato N° / Contratista / Descripción
Datos básicos del contrato y su responsable.
5Tipo y Estado
Tipo de contrato: condiciona impuestos y retenciones. Estado: Abierto, Por preaprobación, Por Aprobación, Cerrado.
6Valor sin adicional
Valor inicialmente contratado sin variaciones.
💡 Solo aplica en contratos por grupos y todo costo.
7Valor adicionales
Totaliza variaciones positivas y negativas.
💡 Solo aplica en contratos por grupos y todo costo.
8Valor contrato
Valor actual y total del contrato.
9Acumulado
Sumatoria de todas las actas de consumo: Neto + IVA. NO incluye actas de anticipo.
10Valor anticipo contratos
Valor total de los anticipos generados en el contrato.
11Total amortizado / Saldo anticipos
Total amortizado = suma de amortizaciones realizadas. Saldo = valor pendiente por amortizar.
12Saldo rete garantía
Valor acumulado de la retención en garantía a favor del tercero.
13Faltante
Valor del contrato − Acumulado. Indica cuánto falta por ejecutar.
📸 Panel de Informe Liquidación de contratos — filtros completos
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Consulta de saldos de anticipos por obra, contratista o masiva. Detalla valor anticipo, retenciones y saldo.
💰 Saldos de anticipos
1Qué muestra
Consulta para control y auditoría de la amortización de anticipos en contratos. Identifica el saldo pendiente por amortizar.
💡 Fundamental para control financiero del proyecto.
2Ruta
ADPRO / Contratos/Informes/Saldo de anticipos.
3Tipos de consulta
Por obra en rango de fecha · Por contratista · Masiva (identificar saldo en todas las obras).
🔍 Filtros disponibles
4Proyecto / Tercero / Contratos
Filtros básicos para segmentar la consulta.
5Estado de actas
Generado · Programado · Aprobado · CxP. Seleccionar el estado requerido.
6Clase de contrato
Generales, Por grupos, Todo costo.
7Rango de fecha
Fecha en que se realizaron los anticipos para establecer el intervalo.
📋 Detalles consultables
8Valor del anticipo
Monto total del anticipo generado en el contrato.
9Retenciones
Retenciones aplicadas al anticipo según el contrato.
10Saldo de anticipos
Valor del anticipo − Valor de retención anticipo. Saldo real pendiente de amortizar.
📸 Panel de Saldos de anticipos — filtros
📸 Vista del informe de Saldos de anticipos
🎯 OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Relación de pagos de actas aprobadas. Filtros por opción, macroproyecto, tercero, estado y rango de fechas.
💳 Relación de pagos
1Qué muestra
Manejo de relación de pagos en contratos + hipervínculos a documentos: actas, cuentas por pagar y comprobantes de egreso.
💡 La visualización de comprobantes de egreso se activa solo por solicitud expresa del cliente a SincoSoft.
2Ruta
ADPRO / Contratos/Informes/Relación de pagos.
🔍 Filtros disponibles
3Opción
Tipo de filtro: Pagos · Anticipos · Garantías.
4Macroproyecto
Filtra pagos por macroproyecto. Al activar, en proyecto solo se pueden seleccionar los asociados al macro.
5Tercero / Contratos
Filtros estándar para segmentar por contratista o contrato específico.
6Estado actas
Todas · Aprobadas · No aprobadas.
7Clase de contrato
Generales, Por grupos, Todo Costo.
8Agrupar por contratos
Resumen la consulta agrupando por contratos.
9Actas marcadas como no pago
Consulta únicamente actas marcadas para no generar pago.
10Rango de fechas
Por defecto fecha final = fecha de consulta. Solo aparecen actas con fecha ≤ a la establecida.
💡 Consulta consolidada multi-proyecto
114 pasos para ver todas las actas de un tercero
1) Dejar filtro de proyecto en blanco · 2) Filtrar por contratista · 3) Activar Agrupar por contratos · 4) Generar la consulta.
💡 Vista consolidada de todas las actas agrupadas por contrato, sin importar a qué proyecto pertenezcan.
📋 Columnas de Diferencia
12Diferencia en ADPRO
Neto + IVA + Anticipos − Rete Anticipo − Otros descuentos − Pago. Debe coincidir con retenciones aplicadas (garantías, etc).
💡 Si hay discrepancia: valor errado en algún movimiento del acta.
13Diferencias ADPRO / CxP
Valor Pago − Valor CxP. Permite auditar entre el módulo ADPRO y la contabilidad.
14Alternativas de valor CxP
SincoSoft configura por cliente:
• Valor del acta
• Sumatoria de débitos de la CxP
• Valor crédito de cuenta cruce por pagar (estándar)
• Valor del acta
• Sumatoria de débitos de la CxP
• Valor crédito de cuenta cruce por pagar (estándar)
📸 Panel completo de Relación de pagos con todos los filtros
📸 Vista del informe con hipervínculos a documentos
💡 CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
🔄
Generar Control antes
Todos los informes requieren Control generado (ADPRO / Control/Control del proyecto). Sin esto, datos desactualizados.
📊
Exportar a Excel
Todos los informes exportan a Excel — ideal para auditorías, análisis comparativos y reportes a Gerencia.
💼
Liquidación en cierre
Usar Informe Liquidación como base durante el cierre del proyecto — consolida valores, acumulados, anticipos y faltantes.
💰
Control de anticipos
Saldos de anticipos es clave para evitar sobre-amortización o amortización incompleta. Revisar regularmente.
💳
Hipervínculos en Relación
Desde Relación de pagos se puede acceder directamente a actas, CxP y comprobantes — ahorra tiempo de búsqueda.
🌐
Multi-proyecto con contratista
Para ver todas las actas de un contratista en la empresa: dejar proyecto en blanco + filtrar contratista + agrupar por contratos.
📋
Valor Original vs Adicional
En Listado: Original = contratado inicial · Adicional = otrosíes (+/-). El total real es Original + Adicional.
⚖️
Diferencia en ADPRO
Si hay diferencia distinta de retenciones, revisar: errores en registro de actas, pagos o descuentos.